如何跟踪客戶信息（不增加壓力）

這些聽起來很熟悉嗎？

• 感覺就像你總是離最後期限只有幾英寸遠
• 回复客戶電子郵件並記住跟進客戶有時會從裂縫中溜走
• 客戶信息太多了——Excel？ 谷歌表格？ 實際紙張？！ - 找到你需要的東西需要很長時間
• 聘請虛擬助理來組織事物是您負擔不起的奢侈品
• 很難跟踪您使用的每個溝通渠道（電子郵件、電話和大量面對面的會議）

如果您回答“所有這些”，那麼您並不孤單。 它們都歸結為一個整體挑戰——組織起來。

根據研究公司 IDC 的數據，效率低下使公司每年損失其收入的 20% 到 30%。 許多這些低效率可能來自於您的客戶信息的混亂。

當您解決跟踪客戶信息的挑戰時，您可以：

• 避免過於頻繁地聯繫客戶（但仍按計劃跟進）
• 將客戶信息的錯誤餘量最小化在一個地方
• 快速識別優秀客戶（您喜歡與之合作的客戶）和不良客戶（您應該避免與之合作的客戶）
• 保持頭腦清醒

你需要組織。 但是您如何組織客戶信息？ 答案在於問題。 考慮需要解決的痛點，以發現跟踪客戶信息所需的修復。

1. 如何跟踪客戶信息
2. 如何從客戶那裡獲得您需要的信息
3. 知道何時以及如何跟進
4. 如何向客戶開具發票（並讓他們向您付款）

這篇文章將討論如何通過解決最常見的挑戰來跟踪客戶的信息。

1.如何跟踪客戶信息

您有 X 個客戶。 他們每個人都有基本信息，例如……

• 姓名
• 電子郵件
• 電話號碼
• 地址
• 標題

Annndd 然後還有其他一切。 他們的所有財務信息，或者他們迄今為止與您的業務的進展情況如何？

保持井井有條的最大挑戰是將所有客戶信息存儲在一個地方。 誰有時間在腦海中或在紙上跟踪不斷增長的客戶群？ 紙質記錄只是另一個丟失更多客戶信息的地方。

而這個挑戰是通過......解決的。 *擊鼓*

客戶關係管理！

它是什麼？

客戶關係管理工具（CRM 工具）跟踪您的所有潛在客戶（新的、熱的、熱的和冷的）以及當前客戶。 這是跟踪聯繫人的最佳方式。

創建個人聯繫人後，可定制的 CRM 允許您創建顯示客戶進度的管道：

• 第一次接觸
• 後續行動
• 演示調度
• 結束銷售和持續進展

需要證明嗎？ 看看這個。

您正在查看的內容：多個客戶交易、您與他們的溝通以及他們在您的業務中的進展……所有這些都在一個儀表板視圖中。

此管道顯示以下類型的漏斗階段（以及其中的內容），在您與他們交互時保持客戶信息井井有條：

*注意 - 階段可以命名為最符合您的銷售策略的任何內容。

1. 最初的聯繫——是電話還是電子郵件（接下來應該是什麼）？
2. 提案- 發送您對什麼最適合他們的業務的第一個想法
3. 跟進- 在初次聯繫後保持定期聯繫以回答問題並提供更多想法
4. 財務信息- 交易價值和說明他們必須成為客戶的預算
5. 筆記- 跟踪您所有的通信歷史以供將來參考（如果您有多個團隊成員幫助您，這將特別有用。說到……）
6. 協作– 讓團隊中的其他人可以查看潛在客戶的進度

這種跟踪客戶的流程可以幫助您防止他們“從裂縫中溜走”。

ActiveCampaign CRM 的實際 5 星評價。

現在你只需要做幾件事：

• 確定您的客戶群是否值得為其購買 CRM
• 對不同的 CRM 選項進行研究
• 如何在您的企業中啟動並運行 CRM

小企業主可能還想看看迎合小企業模式的 CRM 提供商（如 ActiveCampaign）。 某些 CRM 提供的功能可能比您在業務中使用的更多。 因此，在選擇 CRM 時，您應該同時考慮預算和預期需求。

從以下資源中獲取有關為您的企業選擇正確 CRM 的更深入信息：

• 您如何知道您已準備好使用 CRM？
• 3 種類型的 CRM 軟件：哪種適合您的業務？
• 如何接近 CRM 實施流程：成功推出 CRM 的 5 個步驟

2. 如何從客戶那裡得到你需要的信息

如果您需要先從客戶那裡獲取信息，然後才能開始為他們工作，該怎麼辦？

您的客戶擁有入門所需的信息。 但有時會遇到以下障礙：

1. 讓人們完全回复你
2. 讓人們相信你的信息

信任對客戶來說是巨大的。 無論他們是當前客戶還是新的潛在客戶，人們總是需要保證他們可以信任企業，相信他們的信息。

根據 Label Insight 進行的一項調查，在 2,000 名接受調查的消費者中，有 94% 的人表示，他們會更忠誠於對他們完全透明的公司。

從客戶那裡獲得所需信息的最佳方式是對您如何關心他們的個人信息保持透明。 你怎麼做到這一點？ 幾種方法：

• 準確地寫下你將如何處理他們的信息（不要留下任何假設）
• 使用自定義交易字段、電話和入職電子郵件等工具來傳達信任並獲取有用信息

數字不會說謊，客戶也不會。

什麼是自定義交易字段？

自定義交易字段是可自定義的類別字段，可幫助您將與交易相關的所有信息保存在一個位置，以便輕鬆訪問。 這使您和其他銷售團隊成員能夠輕鬆查看所有交易（AKA 客戶）信息、做出決策並採取行動。

您可以使用它們來收集幫助您跟進的客戶信息，例如：

• 交易的地理位置
• 銷售支持信息，例如客戶現在使用什麼來解決他們的問題
• 收入預測數據，例如預測的結束日期，或隨著時間的推移交易的預期收入
• 他們有哪些問題沒有得到解決
• 他們有哪些問題正在解決，但可以更有效地解決
• 他們對當前的服務提供商做了什麼和不喜歡什麼（這可以讓您了解他們沒有想到的提供的東西）
• 他們最初是如何找到你的

ActiveCampaign 中的此聯繫人視圖顯示所有詳細信息，例如地理位置、他們來自哪里以及預計的結束日期。

如果您需要來自客戶的背景信息，但他們對發送它感到厭煩怎麼辦？ 如果他們需要填寫您發送的合同或表格怎麼辦？

Sara Stein 是 ActiveCampaign 的客戶，也是簿記業務 Miss Efficiency 的所有者，她使用她的自動入職電子郵件序列從客戶那裡獲取業務和稅務信息

Sara Stein，Miss Efficiency 的老闆。

Sara 與小企業及其會計師合作。 如果沒有正確的稅務文件和商業信息，莎拉的工作會變得非常困難。

您可以閱讀她的完整客戶故事，但以下是關於她的入職電子郵件序列如何幫助她跟踪客戶的要點。

她完整的入職電子郵件序列 - 包括從第一封歡迎電子郵件一直到實體郵件和後續反饋請求電子郵件的所有內容 - 完成了兩件主要事情：

• 告訴客戶他們需要從她那裡知道什麼
• 詢問客戶她需要什麼（包括清單，以確保沒有遺漏任何東西）

Sara Stein 的完整自動化入職電子郵件序列。

讓客戶盡可能輕鬆地為您提供所需的信息。 準確地告訴他們要發送什麼（如果有必要，在他們的系統中找到它的位置）。 自動化流程。

3. 知道何時以及如何跟進

一旦你有了客戶，你如何與他們保持聯繫？ 您如何了解項目的最新情況？

舉手，誰聽過其中之一

• 只是檢查一下這個項目在哪裡
• 你覺得你什麼時候才能給我這個？
• 我怎麼從來沒有收到你的回音？
• 根據我上一封電子郵件...

“最好的跟進方法是什麼？ 我如何跟踪後續情況？”

太多的接觸，你會擺脫垃圾郵件和粘人。 還不夠，你可能會失去它們。 您需要儘早設定期望，以便客戶知道他們與您的關係是什麼樣的。

這需要計劃。 規劃需要組織。

缺乏組織意味著不一致的後續程序。 在那之後，你會看到客戶開始陷入困境。

（來源：GIPHY）

您需要做的最後一件事是忘記打後續電話、發送登記入住電子郵件，或者錯過預約並失去客戶。

當您與客戶保持聯繫時，您希望與他們建立真正的聯繫。 這意味著您需要在人們會接聽電話的時候發送電子郵件並安排通話時間。

要確定您的時間安排，請考慮：

• 在一個人給你貼上“高維護”標籤之前，他們願意多久收到一次你的來信
• 哪些工具（如預測發送）可以幫助您成功溝通

那麼你需要什麼？ 調度系統和自動化 CRM。

您可以使用自動化 CRM 來跟踪項目所處的階段，然後使用該信息相應地跟進客戶。

演示或其他階段完成後，您可以進行相應的跟進。

現在你需要一些東西來幫助實際的調度。 您需要一個系統來告訴您何時跟進，這樣您就不會忘記需要跟進的所有潛在客戶和客戶。

就像您可以將自動化集成到 CRM 中發送電子郵件一樣，您可以使用具有自動化功能的 CRM 通過為自己和客戶設置提醒來管理後續電話和約會的數量和時間。

BookedIn，一個在線調度和提醒平台，監測了他們 3 個月的流量來分析他們的在線預訂，並學到了一些東西：

1. 通過他們的服務在線預訂了 350,290 次預約
2. 在這些約會中，近一半（或 47%）是由其用戶的客戶在線預訂的

在線調度和提醒系統是客戶管理流程的重要組成部分。

那麼如何為您的業務選擇合適的工具呢？

1. 與您的客戶成功團隊討論他們當前的通話和預約工作量
2. 了解他們在當前流程中遇到的困難
3. 列出要解決的問題和他們想要的有用功能
4. 選擇適合您需求的日程安排應用程序（並且可以與您現有的工具集成）

考慮使用 Calendly、Acuity Scheduling 等調度工具，並為您的客戶經理使用帶有自動提醒功能的 CRM。 f您可以將這些日曆約會中的客戶分配給提醒您和客戶您即將到來的後續電話或發送自動後續電子郵件的自動化。

此外，您可以使用自動化設置向您發送有關安排跟進的提醒電子郵件的時間，以及向您的客戶發送有關已安排的電話和約會的提醒。

4. 如何向客戶開具發票（並讓他們向您付款）

通過 GIPHY

好吧，也許不要在與您的客戶談論付款時尖叫“給我錢”，但讓人們向您付款是為您的客戶開具發票的最大挑戰之一。

除了個人信息之外，金錢和財務信息是您需要與客戶保持聯繫的一些最重要的事情。 以下是使跟踪客戶財務信息具有挑戰性的一些事情：

1. 讓人們付錢給你。 有時人們只是懶惰。 或者健忘。 或者他們對他們收取費用的事情提出異議。 突然，你寄出的那張發票感覺像是遙遠的記憶。
2. 收到付款所需的時間。 有時付款步驟太多。 客戶不僅不願意為您做很多工作，而且更多的步驟也意味著您需要做更多的工作。
3. 準確的發票信息。 阻礙成功計費周期的部分原因是信息不准確。 我們明白了——數學很難。 但是，如果發票上的數字不正確，它可能會將您送回第一方。

除非您想回​​到 Flintstones 時代的鑿石時代，否則您需要一個可以手動和自動保持同步的系統。

答案？ 讓他們想付錢。

（來源：Giphy）

換句話說，想想什麼樣的客戶激勵措施可以激勵他們更快地付款。 這裡有一些關於如何讓客戶不可能拖延付款的建議。

1. 為良好、及時的付款提供激勵。 為快速付款提供獎勵並獎勵良好行為將使客戶很容易付錢給你（甚至可能提前付錢！）。 如果他們知道立即付款會給他們帶來額外的好處，那麼他們會想要更快。 激勵措施可能是提供附加功能的訪問權限，或免費提供一周的服務。
2. 保持溝通暢通並定期發送提醒。 如果人們沒有註冊自動付款，那麼付款可能會從記憶裂縫中溜走。 在付款到期前有充足的時間發送發票和定期付款提醒，並在付款到期前定期致電和電子郵件簽到以解決任何問題。
3. 考慮使用滯納金。 這可能會讓人覺得不公平，但有時這種激勵並不有趣——只是一種必要的激勵。 如果客戶不對延遲付款或未付款負責，則該行為只會繼續。 滯納金可以阻止滯納金。 人們寧願按時付款也不願支付滯納金。
4. 預先要求一個百分比。 稱之為“誠信資金”、首付或保險。 在工作開始之前要求您支付一部分欠款將為您提供他們已經支付但以後仍欠的記錄。 而且，如果延遲完成付款，您也不會完全空手而歸。
5. 讓您輕鬆付款。 沒有人喜歡付款。 當很難做到時，他們甚至更不喜歡它。 減少步驟並使用您的付款進行數字化將使每個人都更快樂（包括您 - 減少文書工作）。 考慮為每月已建立的約定使用信用卡自動付款。

為了更輕鬆地向您付款，請使用在線計費和發票系統。 當您的所有客戶財務信息都保存在一個計費系統中時，您可以：

1. 要求付款
2. 跟踪定期付款
3. 請求所有必要的財務信息（就像效率小姐一樣！）
4. 通過提醒和計費周期按時完成

這是您如何開始的。

列出您需要跟踪的所有財務信息，例如賬單、賬單歷史記錄和費用報告。 然後找出您已經保存此信息的所有渠道，並將其全部整合到一個系統中。

我們的 ActiveCampaign 客戶通常會使用 Zapier 連接將發票工具與平台集成。 流行的工具包括：

• 施樂
• 速成書
• 熊貓文檔
• 報價輥

你猜怎麼著？ 甚至這部分也可以自動化。

您可以構建自動化以...

• 定期向客戶發送付款提醒
• 向自己發送提醒以跟進那些被遺忘的發票
• 發送提醒以辦理入住手續並回答任何財務問題
• 如果延遲持續，發送提醒以設置時間討論計費

不要因為雜亂無章而使數學變得比需要的更難。 通過正面解決這四個挑戰，讓跟踪客戶變得更容易。

結論：如何跟踪客戶信息

客戶需要大量的關注和維護，如果沒有組織，您將始終處於領先地位，確保一切都被覆蓋。

小企業主必須扮演多個角色並有效地平衡多項任務。 如果您的系統組織不當……

• 任務和壓力堆積如山
• 客戶可能會在洗牌中迷失方向
• 你浪費了寶貴的時間

擁有良好的組織系統來幫助您跟踪客戶的信息會讓您鬆一口氣。