如何製作 CRM 報告（您可以使用的 7 個 CRM 報告）
已發表: 2021-03-15以下是 7 種類型的 CRM 報告：
- CRM 管道報告
- 盈利能力報告
- 銷售週期報告
- 銷售業績報告
- 銷售預測報告
- 銷售轉化報告
- 目標進度報告
CRM 報告有很多名稱，您可以將多種報告類型用於您的業務。 就一件事…
你知道如何製作CRM報告嗎？
在這篇文章的最後，你會的。 而且只需要3個步驟。
CRM 報告旨在幫助您……
- 更聰明地銷售
- 跟踪目標的進度
- 快速查明問題
報告還可以幫助您跟踪活動績效並衡量投資回報率——這比您想像的要難。
這篇文章將向您展示如何通過 3 個步驟製作 CRM 報告。
CRM 報告如何幫助您的業務？
CRM 報告可以幫助您的業務，因為它可以讓您：
- 跟踪交易流程和銷售代表的表現
- 查找可能影響業務結果的數據差距
- 了解您理想的客戶資料，以及哪些潛在客戶更有可能轉化
總體而言，CRM 報告可幫助您發現業務中實際發生的情況。
很多時候，您可能會認為潛在客戶會流向正確的銷售代表，或者您的銷售代表正在打電話和處理潛在客戶，直到他們成為客戶……
…但隨後 CRM 報告顯示您的銷售代表沒有聯繫，或者潛在客戶流沒有到達正確的代表。 而且你沒有得到你認為的銷售額。
不要讓這種事發生在你身上。 建立 CRM 報告。
如何通過 3 個步驟製作 CRM 報告
“罐頭”報告與自定義報告——這是什麼意思，什麼時候應該使用它們？
“預製”報告是預先製作的報告，您無需設置或花時間調整。 節省時間很有用，但這些報告有時僅限於通用的行業標準分析（如銷售預測和收入）。 他們可能不會為您提供所需的所有信息。
如需更細緻入微的報告，您可以使用自定義報告。 當您有需要為您的業務回答的特定問題時，自定義報告非常有用，而行業標準報告無法完成工作。
以下是有效的 CRM 報告的 3 個步驟：
- 通過審計清除不准確的客戶信息
- 選擇您需要的 CRM 報告類型
- 選擇要衡量的 CRM 指標
第 1 步：通過審核清除不准確的客戶信息
即使是較小的企業主也會掌握大量客戶信息。 所以經歷這一切的想法可能聽起來像驢子的痛苦。
這可能是真的。 但是信息審核非常值得您花時間 - 因為不准確的客戶信息會損害您的業務。
你知道嗎…
- 銷售部門每年因潛在客戶數據不佳而損失大約 550 小時和每位代表 32,000 美元？
- 40% 的電子郵件用戶至少每兩年更改一次電子郵件地址？
Experian 對全球 1,000 名員工進行了一項研究，這些員工可以了解他們的雇主如何管理數據。 該研究發現，平均約有 30% 的客戶公司數據不准確。 
有多少客戶數據不准確？
客戶信息如此不准確的最大原因是什麼？
36% 的研究參與者表示，普通的人為錯誤——緊隨其後的是公司部門之間缺乏內部溝通。
是的，人為錯誤沒有完美的解決辦法。 但是您可以牢記數據並採取措施盡可能避免錯誤。
是的，這可能需要一些時間，但它並不完全是珠穆朗瑪峰。 首先，只要確保你……
與擁有客戶信息訪問權限的每個人交談
無論您的企業是 5 人還是 50 人，您都需要了解有關訪問客戶個人信息的一些信息。
您當前的信息收集和更新流程：監控信息收集和進行信息更新的時間表是什麼？ 在您可以更改您的客戶信息服務流程之前，您需要完全了解它們是什麼。 
客戶信息的來源：當信息添加到您的系統時，會發生許多客戶信息質量問題。 這可能是因為……
- 不正確的標記或自定義字段錯誤
- 改變錯誤事物的自動化
- 雙重提交的表格
誰處理您的客戶信息：限制對少數人的訪問可以更輕鬆地控制您的數據發生的情況。 但是您的業務規模和需求可能無法讓您將訪問次數降至最低。
如果您公司內的多人需要訪問客戶數據，請確保：
- 他們接受了有關您的安全流程的培訓
- 他們知道如何創建安全密碼
- 您有一個負責人可以監督他們的訪問
- 了解如何通過電子郵件或電話處理網絡釣魚嘗試
您是否知道去年有 76% 的企業報告成為網絡釣魚攻擊的受害者？
考慮對客戶個人信息的不太明顯的風險。
只需一個失誤，就會危及您客戶的信息——以及您作為企業的聲譽。 確保擁有數據訪問權限的每個人都知道他們在做什麼。
了解您擁有的信息（以及所有信息在哪裡）
CRM 非常適合組織所有客戶信息，但這並不意味著沒有其他信息漂浮在它之外。 將所有內容集中在一個地方。
您以前使用什麼來組織客戶信息？ 許多公司使用 Excel 或 Google 表格之類的東西，甚至是經典的文件櫃中的硬拷貝。
另一個隱藏的地方？ 您的電子郵件收件箱。 確保您的電子郵件檔案中沒有雜散的信息。
你應該檢查的最後一個地方？
技巧問題 - 它實際上是placeS 。 因為您使用的每個應用程序中可能都有客戶信息（並與您的 CRM 集成）。 像你的應用程序…
- 支付處理器
- 表格工具
- 項目管理工具
- 支持工具
所有這些集成都保留了客戶信息——例如信用卡號碼、電子郵件地址、付款歷史記錄、支持票以及他們與您的業務進行的每一次互動。
為您現有的所有客戶信息分配一個值
哪些信息值得保留？ 哪些信息會影響您開展業務的方式？
回顧一下您在過去一年中所做的一切，以及您用來定位和銷售給人們的信息。 這可以幫助您預測哪些信息將在未來產生最有意義的影響。
要問的問題：“這些信息會影響我應該如何與這個人交談嗎？ ”
您的客戶顯示的操作將告訴您要保留哪些信息。
- 如果他們以前從您那裡購買過商品，那麼該購買歷史記錄會影響您接下來向他們提供的商品
- 如果他們在您的網站上填寫了特定表格，那麼您知道這些信息是相關的
- 如果他們打開了某些類型的電子郵件而不是其他人，您可以使用它來細分與他們的通信
- 如果他們提到了他們想要解決的問題，您可以使用該信息來定位有助於解決問題的電子郵件、內容和產品
您是否使用地理位置信息來定位最終購買的人？ 抓住那個信息。 過去登記入住電話中的一條關於該地點天氣的便條？ 可能對您的轉化率並不重要。
確保剩下的內容是準確的
還記得那個人為錯誤問題嗎？ 即使您的目標是組織您的客戶信息，審計過程中仍然會發生一些事情。 如果這些信息不准確，這些信息在報告中都不會對您有任何幫助。
CRM 既聰明又有用，但只有您才能提供實際進入其中的數據。 就像我們在小學學到的一樣，仔細檢查你的工作。
Winterberry Group 對北美營銷人員和技術開發人員進行了調查。 大約一半的人表示，集中客戶信息的所有權將是他們的組織為了從客戶信息中獲得價值而可以做出的最重要的改變之一。
CRM 可以提供幫助。
第 2 步：選擇您需要的 CRM 報告類型
您的數據乾淨準確，您將繼續收集更多數據。 現在你需要報告來告訴你這意味著什麼。
您聽過多少次“做出數據驅動的決策”這句話？
可能很多。 雖然它有點過度使用，但它是有效的。 數據可幫助您為您的業務做出更明智的決策，而分析報告就是您獲取數據的方式。
CRM 報告類別分為三個類別：
- 銷售報告
- 活動報告
- 客戶報告
您可以在這些存儲桶中使用您需要的任何報告，但這裡有 8 種類型的 CRM 報告，您將在 CRM 平台中遇到。
成功所需的所有信息都在 CRM 中。
銷售預測報告：沒有人能預測未來，但你可以做出有根據的猜測！ 使用潛在客戶數據和銷售趨勢，銷售預測報告可幫助您根據當前的交易預測未來收入。
ActiveCampaign 通過我們的獲勝概率 CRM 功能提供了這一點——您可以看到一個百分比測量值，該測量值根據單個交易預測交易獲勝或失敗的概率。
銷售轉化報告：銷售轉化報告告訴您在指定日期範圍內有多少潛在客戶轉化為贏得的交易。
此報告通常按潛在客戶來源細分，並可以向您顯示以下信息：
- 上個月有 17% 的電子郵件潛在客戶轉化，而付費廣告只有 3%
- 來自推薦來源的潛在客戶轉換速度比來自其他來源的潛在客戶快 30%
- 有機潛在客戶佔潛在客戶的 60%，但平均交易規模低 15%
CRM 管道報告： CRM 管道報告顯示您的潛在客戶在決策過程中的進度。 它還顯示即將進入管道的任何未決機會。 這有助於銷售人員優先考慮交易並根據需要採取後續步驟。
潛在客戶報告：您的潛在客戶來自哪裡？ 該報告組織了這些數據。 您可以使用它來決定哪些頻道可能需要更多關注或調整。
交易失敗報告：您贏了一些，也輸了一些。 它會發生，但當它發生時，會有一份報告供您查看哪些交易丟失以及原因。 當您推進其他正在籌備中的交易時，該情報將幫助您調整流程。
銷售週期報告：很多小事情都會影響交易從開始到結束需要多長時間。 您是否知道過去五年平均銷售週期增加了 22%？ 它有助於了解如何計劃。 該報告告訴您不同潛在客戶來源的平均完整週期持續時間。 
盈利能力報告：盈利能力報告具體向您顯示哪些客戶帶來了資金。 根據與您的交易歷史記錄（例如購買歷史記錄），該信息可以告訴您哪些客戶最忠誠，哪些客戶對您的收入貢獻最大，哪些客戶會繼續向您購買。
銷售活動報告：活動報告跟踪前一周完成的活動（如電話和約會），以及為下一周安排的活動。 這有助於銷售代表管理他們的時間。
在 ActiveCampaign 交易 CRM 中，這稱為交易所有者報告。 您可以查看銷售團隊在一段時間內的表現。 它顯示您和您的交易所有者創建的所有交易、標記為贏的和標記為丟失的交易。
第 3 步：選擇要衡量的 CRM 指標
“被衡量的東西得到管理”
這是彼得·德魯克（Peter Drucker）的名言，它說明了衡量事物的重要性——當你有一個讓人們負責的數字時，事情就會完成。
無論您將 CRM 用於新的潛在客戶管理還是跟踪現有客戶，您都需要指標。 您不是為了好玩而提取所有這些報告，因此您需要確定哪些指標對您來說最重要。
做好準備——銷售、營銷和支持 CRM 指標的列表轉儲即將出現。 保持冷靜，只需一分鐘，您不必閱讀整篇文章。
準備好？ 注意：不要全部使用它們。
- 潛在客戶數量
- 新客戶數量
- 留存客戶數
- 成交率
- 續訂率
- 撥打銷售電話的次數
- 每個機會的銷售電話數量
- 新增收入金額
- 開放機會的數量
- 銷售階段持續時間
- 銷售週期持續時間
- 給出的提案數量
- 廣告系列數量
- 活動響應數
- 活動購買數量
- 活動產生的收入
- 通過活動獲得的新客戶數量
- 客戶推薦數量
- 網頁瀏覽次數
- 網絡用戶目標完成率
- 每次網站訪問時間
- 客戶終身價值
- 交叉銷售比率
- 追加銷售比率
- 電子郵件列表增長率
- 處理案件數
- 當天結案數量
- 平均解決時間
- 平均每天服務呼叫次數
- 投訴解決時間
- 客戶回電次數
- 每次服務交互的平均服務成本
- 遵守 SLA 的百分比
- 未接聽電話就丟失了
- 平均呼叫處理時間
安德呼吸。
比爾·班德（Bill Band）——一位作家、著名的 CRM 思想領袖，以及 Forrester Research 的前副總裁兼首席分析師——將所有這些不同的指標分為三個類別：
- 業務績效指標
- 用戶採用指標
- 客戶感知指標
以下是 Bill Band 建議您選擇對您的業務有幫助的指標的方法。
“當您查看持續的運營指標時，我們會在公司中看到很多指標，但問題是它們是否與整體戰略相關。 通常這是一個缺失的聯繫。 在呼叫中心，你可能有很多運營指標，或者在營銷中，有傳統營銷，比如活動管理和關閉率等，但我認為缺乏將指標與策略聯繫起來。” – Bill Band ，作者，著名的 CRM 思想領袖，Forrester Research 的前副總裁兼首席分析師。
定義和量化業務目標
確定您的 CRM 目標並相應地匹配必要的指標。 問你自己：
“哪些銷售、營銷和服務成果將對我的業務產生最積極的影響？”
想像一下，您的目標之一是更好地為持續的業務開支預算時間和金錢。 如果您想降低獲取和管理客戶的成本以幫助實現該目標，請查看以下指標：
- 新客戶的數量——每個新客戶的成本是多少？
- 保留客戶的數量——這將幫助您了解獲得新客戶和保留現有客戶之間的成本差異，以及您需要在哪裡投入更多資源。
- 銷售週期持續時間——這將回答諸如“每個客戶目前預算多少時間？ 你需要更多嗎？ 較少的？”
這些指標將幫助您了解現有費用需要多少時間和金錢，並預測您還需要多少才能繼續擴展。
創建 CRM 流程和策略
定義實現目標所需的流程和策略。
您將如何建立與您的目標一致的客戶溝通？ 假設您正在創建一個用於培養新的合格潛在客戶的基本管道。 這是一個可能是什麼樣子的想法。
顯示客戶溝通過程的 ActiveCampaign CRM 管道。
將客戶信息投入 CRM 並期望這足以實現您的目標是行不通的。 您必須設置一些參數並進行一些自我組織。
根據您的目標建立適當的 CRM 措施
您將需要不同的指標來衡量銷售、營銷和客戶支持的目標。
如果您想縮短銷售週期時間線的長度怎麼辦？ 您應該查看的一些銷售指標是：
- 銷售週期持續時間——您當前的銷售週期是什麼樣的，哪些特定部分佔用了時間？
- 每個機會的銷售電話數量 - 是否有任何不必要的電話正在減慢流程？
- 新客戶數量——在當前的銷售週期中，您每季度獲得多少新客戶？
假設您想更多地增加您的電子郵件列表。 需要考慮的幾個營銷指標可能是：
- 活動數量 – 您發送的數量是太多還是太少？
- 活動獲得的新客戶數量——您從不同的活動中收到了多少封電子郵件？ 哪些表現更好或更差（以及如何改進）？
- 電子郵件列表增長率——您的列表在過去 X 天內增長了多少？ 這與您發送的廣告系列數量（以及它們是哪些）有什麼關係？
想像一下，您想建立一個更好的客戶跟進流程。 要監控的客戶服務指標可能包括：
- 每個座席每天處理的呼叫數量 - 您可以了解每個座席必須響應的帶寬
- 當天結案的案件數量——了解您當前後續流程的平均壽命，並找出服務中的差距。
- 客戶回電的數量——過去需要多少次跟進？
定期監控這些指標，如果您發現自己做得不夠，請採取補救措施。