如何製作和維護項目清單

項目清單是任何項目管理過程的起點。 它們是處理看似不可逾越的大量不同任務並組織它們的好方法。 項目列表可以像待辦事項列表或許多項目的畜欄一樣簡單。

使用項目列表非常重要，值得花點時間探索它是什麼、如何創建列表以及它如何適合使用項目管理軟件工具管理您的項目。

什麼是項目清單？

最直接的答案是項目列表是項目的待辦事項列表。 您可以像使用任何待辦事項列表一樣使用項目列表，創建您今天、本週或一個月內需要完成的任務列表。

但它也不僅僅是一個待辦事項清單。 您可以使用它來收集項目的各個階段、完成項目所需的團隊、承包商和供應商、設備、工具等。 項目列表可以幫助您構建項目工作的每個部分，使其更易於管理。

項目清單的多功能性怎麼強調都不為過。 如果您正在管理一個投資組合或項目群，並且有很多項目需要跟踪，那麼項目列表可以作為防止您的投資組合陷入混亂的結構。 它可以提醒您重要的日期和截止日期、共享資源和其他關鍵要素。

（值得指出的是，有時“項目列表”一詞也用於描述項目經理在求職時添加到簡歷中的附件。即他們從事過的所有項目的字面列表。類似於task-list 類型的項目列表，它通常遵循相同的大綱規則，儘管它描述了完整的項目。）

為什麼要製定項目清單？

項目列表可以用作清單，確保您記錄並訪問所有重要的項目信息。 你想要徹底。 項目太多總比項目太少好——你以後可以隨時編輯它。

徹底的另一個原因是項目列表讓你有條不紊。 尤其是在傳統項目中，每項活動都被分配了一個過程和緊急程度。 您可以使用項目列表詳細說明這些步驟，包括優先級、截止日期、分配人員、需要哪些資源等等。 一旦你有了這些信息，你就會想要減少脂肪。 您希望列表簡短但內容豐富。

項目列表是一個活的文檔：它應該始終對更新開放。 隨著您制定項目計劃和時間表，項目信息會發生變化。 即使一個項目正在執行，也可能有內部和外部的力量迫使你調整或刪除項目列表的某些部分。

如何製作項目清單？

既然您已準備好製作項目清單，那麼您應該從哪裡開始呢？ 大多數人從筆和紙或手機上的筆記應用程序開始，然後把事情記下來。 這種靜態方法沒有任何問題，但它不適合協作，而且您通常需要其他人參與才能全面了解情況。

僅列出清單的另一個問題是，您在那裡所做的所有工作都必須轉移到您用來管理項目的任何工具上。 一張紙非常適合在商店購物，但如果您在建造一座橋樑時管理建築師、工程師和承包商，那麼它就沒有那麼有用了。

使用項目管理工具構建項目列表

如果您從項目管理工具開始，那麼您已經領先於遊戲。 如果您在那裡收集了最初的想法，大多數將允許您導入電子表格，然後您可以分配、跟踪和報告進度，以確保您按時完成。

如果您在項目列表中使用在線項目管理工具，那就更好了。 這意味著您將能夠與您的團隊協作進行規劃，讓利益相關者參與其中，並隨時隨地訪問您的計劃。

如何維護和確定項目列表的優先級

使用項目管理軟件來構建您的項目列表為您提供了在每個項目階段進行維護的工具。 首先，您可以收集清單上的項目。 如果它們是任務，請添加持續時間和描述，以便您的團隊知道該做什麼。

標籤優先級

標記項目列表中每個項目的優先級是組織工作的另一個步驟。 它可以幫助您了解哪些活動必須首先進行，哪些對項目不那麼重要，哪些可以在時間或金錢變得稀缺時跳過。

使用時間線視圖

將項目列表移動到時間線中，您可以在時間圖表上的一個位置查看所有項目。 這為您提供了一個概覽，並可以幫助您了解在哪些方面可以收緊或需要在您的列表中添加更多活動。

使用甘特圖功能

如果您使用的是甘特圖，它既是電子表格又是時間線，那麼您可以更好地控制您的項目列表。 有些項目可能要依賴於其他項目才能開始或完成，然後才能開始或完成。 鏈接這些依賴項可以避免您以後遇到瓶頸。

跟踪資源

執行項目列表後，還有其他項目管理工具可以幫助您保持進度。 例如，擁有資源管理功能可以幫助您了解團隊的可用性並平衡他們的工作量，以提高他們的工作效率。

如何在 ProjectManager 中製作項目列表

ProjectManager 是一個基於雲的項目管理工具，可幫助您組織項目和團隊，因此每個人都可以就計劃和任務進行協作。 將您的項目計劃移至其交互式甘特圖有助於您更好地安排、鏈接依賴關係、設置里程碑和基線，以便在您執行後衡量項目差異。

免費試用該軟件 30 天，然後看看它可以讓您更好地控制您的項目列表等等。 一旦你進入，這裡是如何開始的。

建立你的項目清單

將任務添加到甘特圖以開始。 您還可以導入任務列表或使用我們的行業特定模板之一來幫助您入門。

添加持續時間

為項目列表中的每個任務設置開始日期和截止日期。 這稱為持續時間，並將填充時間線，其中持續時間欄連接兩個日期。

設置優先級和標籤

標記項目列表中每個項目的優先級，以確定執行它們的順序。 您還可以添加可自定義的標籤，以便更輕鬆地查找特定任務。 這在列表視圖中可能比在甘特視圖中更容易做到。

鏈接依賴

將一個任務拖放到時間軸上的下一個任務，它們通過虛線連接，以提醒您這些任務相互依賴。

獎勵步驟：在一個地方查看您的所有項目

使用概覽項目頁面查看項目主列表中的所有項目。 在此頁面中，您可以獲得有關進度等的高級指標。

ProjectManager 是一個屢獲殊榮的項目管理工具，用於構建、組織和跟踪項目列表中的進度。 但這只是基礎。 您的項目列表已集成到一整套功能中，可幫助您計劃、管理資源、跟踪進度和報告績效，無論您是在處理一個項目還是一個項目組合。 單擊此處開始您的 30 天免費試用！