如何為項目製作 RACI 圖表（附示例）

團隊成員越了解他們的角色和職責，項目就會運行得越好。 因此，在項目早期就角色區別進行溝通是至關重要的。 但是，項目經理如何才能使這些定義對團隊來說清晰明了呢？

為此，項目經理使用責任分配矩陣。 這個項目管理工具有幾個名字，例如 RACI 圖表、RACI 矩陣或 RACI 模板。 這是確保每個人都在同一頁面上並了解他們必須做什麼的有效方法。 當你執行一個項目時，你最不想看到的就是混亂。

但在我們深入了解 RACI 矩陣是什麼以及如何創建它之前，讓我們先看看 RACI 首字母縮寫詞的含義。

RACI 代表什麼？

RACI 代表負責任、負責、諮詢和知情。 每個字母都是一個類別，在 RACI 矩陣中用於定義團隊成員在項目中的角色。

什麼是 RACI 圖表？

如上所述，RACI 圖表是一種項目管理圖表，用於將不同級別的責任和角色分配給處理單個任務並參與在項目中創建可交付成果的團隊成員。

RACI 矩陣是一個簡單的可視化工具，它處理項目中的每項任務並分配與其相關的角色和職責。 這清楚地表明了誰在項目中做什麼，並避免了任何混亂，這會減慢生產速度並消耗成本。

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讓我們仔細看看 RACI 代表責任分配矩陣中每個類別的重要性。

負責任的

每項任務必須至少有一名負責的團隊成員負責完成任務。 但是，在 RACI 矩陣中可以分配多個責任方。

負責任的

該團隊成員負責委派工作，並且是在交付物被視為完成之前批准交付物的人。 有時，負責的團隊成員也是 RACI 圖表上的負責人。 但是每項任務都必須有一個負責的人，而且並不總是項目經理。

諮詢過

該團隊成員將審查可交付成果，並提供反饋，將可交付成果置於整個項目的上下文中或僅在其自己的期望範圍內。

知情的

這些團隊成員必須知道任務執行過程中發生了什麼，但他們並沒有像上面列出的那樣承擔同樣的責任。 可以向他們提供有關進展的一般報告，而不必與他們一起深入雜草。

帶有報告工具的項目管理軟件可以很容易地讓利益相關者了解情況。 例如，ProjectManager 有一個實時儀表板，可讓您從高級別的角度查看項目和任務進度。 它非常適合快速、準確的報告。 今天免費試用。

RACI 圖表示例

既然我們已經了解了負責、負責、諮詢和知情的角色及其職責，讓我們看一個 RACI 矩陣示例。

下面的 RACI 模板是為家庭裝修建設項目創建的。 它在左列顯示項目任務，而團隊成員顯示在頂行。 我們可以看到 RACI 模型允許為每個人為每個任務分配不同的角色。

讓我們關注房主的角色和責任。 我們可以看到他負責審查計劃並進行最終審查，負責估算預算，並了解許可證、場地準備以及外部和內部工作。

現在我們準備學習如何創建 RACI 矩陣。

如何創建 RACI 圖表

所有項目都可以從使用 RACI 圖表提供的明確期望中受益。 但在管理多個資源或具有任務依賴關係時，它確實很有幫助。

為了完全充實製作 RACI 圖表的過程，讓我們創建一個項目。 我們將使用我們用於 RACI 矩陣示例的相同項目場景。 假設您正在為您的家建造一個附加物，這三個步驟將概述您如何創建一個 RACI 矩陣。

第一步：確定角色

在您的 RACI 圖表模板的頂部列出參與該項目的所有人員。 這將包括正在完成施工的客戶或房主。 然後是負責制定計劃的建築師。 項目經理從頭到尾監督整個項目。 有一個承包商，他和他們的團隊一起負責實際的建造。 可能會有更多的分包商，例如電工、屋頂工等，但我們將保持我們的 RACI 模型簡單。

第二步：列出任務和里程碑

接下來，您希望獲得所有任務的完整列表，包括里程碑以及需要在最左側列中列出的任何決策過程。 這包括審查建築師的計劃、估算預算、獲得許可、準備場地以及進行任何可能需要的挖掘等任務。 您可能需要打地基、添加底座樑和樓板、磚石、地板或屋頂、門窗、電氣和管道、固定裝置等。

第三步：為每個任務分配角色和責任

在項目團隊的每個人下添加 R（負責）、A（負責）、C（諮詢）或 I（知情），具體取決於他們與左欄中任務的關係。 例如，架構師將是負責交付已完成項目計劃的團隊成員，而項目經理將負責確保該計劃符合任何監管問題。 將諮詢客戶或房主，以確保計劃符合他們的規格，但對於大部分實際建造，只會被告知進度。

RACI 矩陣模板

現在您了解了 RACI 圖表的工作原理以及製作過程，您可以使用我們的 RACI 圖表模板來幫助您入門。

何時使用 RACI 矩陣

您可以為項目團隊提供的結構、方向和明確定義越多，他們就越適合按時完成工作，而不會浪費寶貴的資源。 RACI 圖表設定了期望，因此每個人都知道他們和團隊其他成員在做什麼。

責任分配矩陣避免了冗餘或讓團隊成員相互對抗。 任務、角色和職責明確，因此不會對誰在做什麼產生誤解。 這也將使您的團隊對他們的工作充滿責任感，並知道何時這是他們的工作或何時需要尋求他人的指導。

一個額外的好處是，這些定義消除了許多阻礙生產力的人格問題和辦公室政治。 您已經為您的團隊提供了一個 RACI 框架，因此他們知道他們的立場以及其他團隊成員的立場。 團隊通過這種方式更快樂，並且簡化了溝通。 團隊成員可以在項目期間隨時回顧 RACI 圖表並知道誰負責什麼，而不必讓每個人都遠離他們正在做的事情。

ProjectManager 如何幫助問責制

基本上，RACI 圖表是定義項目團隊責任的工具。 這是項目管理的關鍵步驟。 但是一旦確定了角色和職責，您就希望有一種方法可以在項目的整個生命週期中促進這些角色和職責。

ProjectManager 是您需要讓團隊成員負責的項目管理工具。 一方面，我們可以輕鬆上傳您的任務列表和創建項目。 從那裡，項目經理可以將 RACI 圖表模板上的每個任務分配給團隊成員。 每個任務都有一個註釋框，可以在其中添加方向。 ProjectManager 具有無限的文件存儲空間，因此可以根據需要添加盡可能多的相關文檔和圖像。

團隊成員還可以使用該任務與分配給該任務的其他人或@項目經理進行交流和協作，然後他們會通過電子郵件收到通知並參與對話。

超越 RACI 圖表

使用 ProjectManager，您可以獲得的不僅僅是使用 RACI 圖表和其他靜態文檔。 團隊中的每個人都可以在“我的工作”部分跟踪自己的任務。 他們的任務已列出，並且可以在已完成時勾選。 還列出了項目和截止日期。 只需單擊單個任務即可獲得更多詳細信息。 團隊成員可以將自己的待辦事項列表添加到任務中，以管理他們的工作並讓他們保持正軌。

項目經理可以通過實時儀表板了解團隊的進度，該儀表板遵循六個項目指標，當團隊成員更新他們的工作時，這些指標會立即更新。 對於更深入的分析，ProjectManager 具有一鍵式報告，可提供有關任務進度、成本和工作量等的詳細數據。

有一個工作負載頁面允許項目經理確保沒有一個團隊成員分配不足或過度分配。 ProjectManager 超越了責任分配矩陣，可幫助您更好地管理團隊、做出數據驅動的決策並實時優化項目資源。

ProjectManager 是一個基於雲的項目管理軟件，它承擔您的 RACI 圖表上定義的角色和職責，並將它們變成一個動態工具來管理團隊和工作量。 項目經理可以透明地了解項目，以監控進度並重新分配資源，以防止團隊成員受阻。 立即參加 30 天免費試用，了解 ProjectManager 如何讓您的團隊成員保持責任感和生產力。