如何讓收集活動反饋不那麼痛苦

“你能幫我看看這封郵件嗎？ 送你一個快速測試！”

“嘿，你能看看我前幾天給你發的郵件嗎？ 謝謝！”

“等等，湯姆的評論在哪裡？”

如果您在過去一個月中使用過這些短語中的任何一個，那麼您可能對電子郵件評論感到憂鬱。 症狀包括分散的反饋、相互矛盾的評論、評論和編輯之間的數小時跳動以及頭痛的增加。

不幸的是，我們的社區正在經歷越來越多的趨勢。 在過去幾年中，我們的電子郵件工作流程狀態報告發現，認為電子郵件審核流程恰到好處的營銷人員比例正在下降。

對於某些人來說，電子郵件審批流程過於繁瑣。 平均而言，營銷人員花費 4.2 小時來收集對一封電子郵件的評論和批准，這通常比編寫代碼所需的時間更長。 其他人可能正在為過於鬆散的電子郵件審查工作流程而苦苦掙扎，從而導致錯誤從裂縫中溜走。

真的必須這樣嗎？ 讓我們探索一下。

什麼會破壞電子郵件審查和批准

從理論上講，您應該能夠張開雙臂歡迎電子郵件審查過程。 任何曾經讓團隊成員指出一個你完全忽略的明顯缺陷的人都明白，對你的工作重新審視是多麼好。

那麼，造成這種可怕的審查流行的原因是什麼？ 罪魁禍首有三個。

問題 1：分散的反饋

想像一下，你想為自己做一個三明治當午餐，但麵包在浴室裡，蔬菜在車庫裡，奶酪在你的衣櫥裡。 四處走動以收集食材並在廚房見面既費時又煩人。

這聽起來像是一個荒謬的場景，但這正是電子郵件營銷人員在需要從不同股東那裡獲得反饋時必須處理的問題。 我們詢問了我們的社區他們如何接收電子郵件反饋，許多營銷人員表示他們使用多種渠道來收集對一封電子郵件的反饋。

接收反饋的最常見方式是通過電子郵件，75% 的人表示他們使用這種方法。 哦，太好了。 您的收件箱中有更多內容！ 可以理解，這感覺就像是發送評論作為對測試電子郵件的回复的自然場所，但重要信息可能會在線程中丟失。 25% 使用 Slack 進行反饋的人可能會面臨類似的問題，即通過對話尋找特定評論。

另一種收集電子郵件評論的流行方法是口頭，28% 的人通過這種方式管理評論。 雖然與某人面對面交談可以最大限度地減少您誤解意圖的機會，但它也不會留下“書面記錄”。 有了你的盤子裡的所有其他東西，你很容易忘記對話的細節。

21% 的營銷人員通過 Google Docs 或其他共享文檔進行協作。 好消息是這種方法比電子郵件中的對話線程更好地整合筆記。 不過，還有一個額外的步驟是將一個文檔的評論翻譯成另一個程序中的實際電子郵件。

用於收集電子郵件批准的方法列表不勝枚舉。 不過，問題不在於您使用哪個頻道。 當不同的團隊成員通過各種方法發送評論時，真正令人頭疼的事情開始出現。 然後讓項目負責人協調所有信息並將其轉換為實際編輯。

問題 2：沒有既定的工作流程

導致電子郵件審核拖延的另一個問題是缺乏既定的工作流程。 簡單地說，如果沒有期望，就沒有人能夠滿足它們。 制定詳細信息會很有幫助，例如：

• 人們期望多快分享評論？
• 您在尋找什麼類型的反饋？
• 誰對個人決定有最終決定權？
• 你如何處理相互矛盾的意見？

如果沒有標準的操作程序，您每次都在重新設計電子郵件審批流程。

問題 #3：意見太多

最後，如果廚房裡的廚師太多，電子郵件評論就會變得勢不可擋。 如果有太多人參與進來，即使是單一的反饋渠道也會讓人感到不知所措。認為更多的反饋等於電子郵件完美可能很誘人，但更多評論的有用程度是有限的。

讓大量團隊成員參與電子郵件審查不僅對電子郵件營銷人員不利。 你帶來的每個額外的部門或經理都必須從他們的一天中抽出時間來添加評論。 雖然其中一些反饋很重要，但其他反饋可能會通過將他們的才能留在其他地方更好地為公司服務。

如何創建您夢想中的電子郵件審查工作流程

電子郵件評論是許多電子郵件團隊的瓶頸，這僅意味著它是需要改進的主要領域。 您可以使用兩個槓桿來徹底檢查您的電子郵件批准工作流程：誰和如何。

將電子郵件審閱者的數量限制為 2 或 3 名團隊成員

改善您的電子郵件審核流程首先要仔細查看您的工作流程中涉及的人員。

協作的最佳點是讓 2-3 人參與電子郵件評論。 這樣你就可以得到一些意見，而不必迎合每個人的喜好。 這少數人可能在您的電子郵件團隊內，也可能延伸到法律等部門。 如果您不確定要從日常電子郵件審查中排除誰，請從頂部開始。 也就是執行團隊。

27% 的營銷人員從執行或運營團隊獲得反饋——這些團隊更有可能認為他們的審批流程過於繁重。 如果這對您來說仍然是一個有價值的審核過程，那麼請務必保留它。 然而，對於大多數組織而言，與單一電子郵件相比，高管領導更適合就高層戰略進行諮詢。

就審查過程的時間表和結構達成一致

在您決定誰在您的審核過程中必不可少之後，請考慮應該如何組織。 收集和實施反饋的現實時間框架是什麼？ 是要求每個人同時審查一封電子郵件，還是通過不同的“過濾器”審查級別？ 溝通對於確保每個人都懷有相同的期望大有幫助。

選擇一種工具來集中所有反饋

在整理好您的電子郵件審核團隊和時間表後，是時候整理您的工具了。 電子郵件審查過程“如何”中最重要的部分是每個人都使用單一方法來共享評論。 即使是一個很長的電子郵件線程也比一封電子郵件、一條 Slack、一條 Google Drive 評論和一封來自老闆的便利貼好。

使用 Litmus Proof 將電子郵件審核時間縮短一半

如果您想讓您的生活更輕鬆，請考慮使用Litmus Proof 。 此協作功能將每個人的反饋與您的電子郵件代碼和測試整合在一起。 您可以邀請您的核心團隊進行審核，他們可以在電子郵件中的特定位置發表評論。

您將不再需要追踪評論，您的團隊將能夠看到其他人的筆記，避免重複。 除了在您的 Litmus 帳戶中共享校樣外，您還可以通過公共鏈接共享指向電子郵件校樣的鏈接以附加到項目管理工具。

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