如何管理項目環境從啟動到關閉

管理一個項目是困難的。 你有一個截止日期和預算來保持。 在這條狹窄的道路上，您必須提供優質的產品或服務。

這只是項目！ 那麼所有可能影響項目的事情呢？ 有一些你無法控制的力量會影響你的工作。 您的團隊或利益相關者甚至可能會出現一些問題。

所有這些構成了項目環境。 正如您生活在一個影響您生活的環境中一樣，您的項目也是如此。 您需要了解項目環境，並為它在整個項目管理生命週期中對項目的影響做好準備。

什麼是項目環境？

項目環境是施加在項目管理上的所有內部和外部力量。 這些來自項目內部和外部的事情會影響您的日程安排、預算、團隊士氣等等。

項目經理必須了解項目環境並主動計劃管理可能影響項目的因素。 這有點像以這種方式管理風險。

將項目環境視為項目所在的上下文。有一句老話說：“上下文就是一切。” 任何認為他們不需要更多數據的項目經理都是將要接受嚴厲教訓的項目經理。

為什麼項目環境很重要？

在管理項目時，定義其目標、範圍、預算和進度是第二天性——但您經常忽略項目管理環境。 這樣做後果自負。 您必須識別和管理一些因素，以確保成功交付項目。

例如，項目在哪裡進行，該空間是否存在潛在風險？ 可能會發生地震、颶風或什至像基礎設施薄弱這樣簡單的事情，這使得您很難將資源運到工作現場。

另一個因素是社會環境。 當地社區對該項目有何看法？ 他們會不高興並有可能阻礙你的進步嗎？ 它也可能不那麼引人注目，例如可能以某種方式影響項目管理計劃的地區人口統計。

項目環境至關重要。 收集這些信息是項目管理軟件可以提供幫助的地方。 ProjectManager 是一個基於雲的工具，允許您將無限的文檔和圖像上傳到該工具。 在我們的列表視圖中組織它們，無論您是在現場、辦公室還是在家中，它們始終觸手可及。 立即免費試用 ProjectManager！

項目環境的關鍵要素

項目環境的兩個主要元素是內部和外部因素：

組織結構和組織文化

組織結構會影響您管理項目的方式。 這些是概述如何完成流程以實現組織目標的各種系統，進而概述項目的運作。 此外，組織文化也會影響您執行項目的方式。

物理環境

另一個關鍵因素是物理環境。 這包括當地生態到自然地理——天氣、場地訪問限制、公用事業、當地服務可用性以及人力和物質資源的可用性。 這些是外部因素，因為它們不在您的組織的控制範圍內。

政治環境

項目發生的政治環境會影響項目團隊與利益相關者的互動方式。 可能存在非法活動，例如腐敗、地方和國家政策的差異、政治權力或影響力的變化等等。

還有文化和宗教問題需要考慮。 由於工作設施中的人員住宿、假期、可接受的工作時間和安全考慮，這些可能會導致您的項目計劃發生變化。

其他內部項目環境因素

其他內部因素包括團隊的工具、技能和經驗。 他們的可用性如何？ 他們需要培訓嗎？ 你有你需要的工具嗎？ 這會影響項目的速度和效率，以及範圍和標準。

外部力量還包括不斷變化的市場條件。 根據經濟環境，您可能沒有能力為項目融資。 可能缺乏人力和物力資源。

不要忘記項目的利益相關者。 了解它們可能是管理項目環境的最重要方面之一。 了解他們的經驗、他們來自的文化、他們的工作結構、他們對風險的偏好、優先事項等。

項目環境和項目管理生命週期

管理項目環境的最佳方法之一是遵循項目階段。 一個項目有五個階段：啟動、計劃、執行、監控和結束。 在每個項目管理階段，您都需要考慮項目環境。

• 項目啟動：此階段是您確定項目是否可行的階段。 您的項目環境的考慮因素包括確定客戶的需求、執行可行性研究以及使項目規劃與組織目標保持一致。
• 項目規劃：項目規劃涉及您創建預算、時間表和分析風險（這是任何項目環境的主要組成部分）。 這是您決定內部項目團隊將做什麼，以及將什麼外包出去。
• 項目執行：當您執行項目時，項目環境包括完成任務所需的資源和設備。 該團隊將密切關注任何風險，並在出現問題時識別它們。 也將進行任何性能測試和驗證。
• 監控：這兩項活動與項目執行同時進行。 此時，項目環境擴展為包括跟踪進度和績效的流程和工具。 將報告與項目管理計劃的任何差異，並進行調整以保持項目正常進行。
• 項目關閉：一旦最終交付完成，就會關閉。 現在鬆散的末端需要被捆綁起來。 此時的項目環境包括管理審查和驗收流程、結算所有未結賬戶和關閉合同。 隨後對項目進行審查，記錄所有經驗教訓並關閉所有項目記錄。

項目環境示例

讓我們花點時間考慮一下高速公路擴建的項目環境。

1. 首先，項目是在外面執行的。 您需要考慮物理環境並確定執行該項目的最佳季節——最好是在冬天地面沒有被雨水浸濕或結冰的時候。
2. 然後，還有要考慮的政治環境。 州或縣是否參與了該項目，他們是否有足夠的資金來執行該項目？ 是否有任何可能影響項目的政策或法規？ 是否有政治意願來完成它？
3. 項目對環境的影響如何，是否得到社區的支持？ 如果項目背後沒有當地人，可能會陷入僵局。 該地點也可能存在安全問題，或者可能建議高速公路穿過以某種方式受到保護的土地。
4. 內部項目環境可能包括設計的複雜性以及執行該計劃的可用人力資源。 這會影響您工作的速度和效率。 需要考慮的外部環境是市場條件是否支持該項目。 這可以改變項目範圍。

項目環境涉及項目的各個方面。 最明顯和最重要的問題往往是最難看到的。 這就是為什麼決不能認為管理項目環境是理所當然的。

ProjectManager 如何幫助您管理項目環境

ProjectManager 可以通過項目的所有五個階段監控和管理項目環境。 它可以收集項目文件並作為所有項目記錄的中心樞紐，在其協作平台上連接團隊，幫助他們規劃、跟踪和報告項目環境，以堅持到底。

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項目計劃必須考慮項目環境。 ProjectManager 的甘特圖足夠強大，可以組織您項目中的所有活動，鏈接可能會延遲您的進度的依賴關係，甚至在您創建項目進度表後設置基線。 使用基線，您可以快速實時查看項目差異，因為我們的軟件會在提交項目狀態時立即更新。

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一鍵式報表快速提供數據

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