如何管理利益相關者的期望
已發表: 2023-08-16利益相關者是在項目中擁有既得利益的人。 他們想知道項目進展如何，以及項目是否按計劃按時交付並在預算範圍內。 項目經理需要管理利益相關者的期望。
利益相關者的期望是什麼？
利益相關者的期望是利益相關者認為項目成功的標準。 這些通常是一系列事情的組合，從交付最終產品或服務滿足利益相關者設定的質量期望，到在預算範圍內按時完成項目。
利益相關者希望定期更新，項目經理可以使用這些利益相關者的演示來管理他們的期望。 ProjectManager 是一款屢獲殊榮的項目管理軟件，具有可自定義的報告功能，可以輕鬆地以各種格式共享，以便讓利益相關者了解最新情況。 可以輕鬆生成狀態和組合報告以及差異報告，這些報告可以經過過濾以僅顯示利益相關者感興趣的數據。 立即免費開始使用 ProjectManager。
為什麼管理利益相關者的期望很重要？
項目經理最不想看到的就是利益相關者因進度和支出問題而打斷項目管理的日常運營。 這些都是合理的問題，但如果項目經理不負責這種對話，就會使他們遠離重要的項目工作，甚至可能危及項目計劃。
當然，並非所有利益相關者都是客戶。 任何對項目有既得利益的人都是利益相關者。 團隊成員是利益相關者。 管理他們的期望將建立信任並與團隊發展更牢固的關係。 這提高了士氣和生產力。 管理利益相關者的期望非常重要，因為它可以使項目順利運行。
如何通過 6 個步驟管理利益相關者的期望
管理利益相關者的期望可能是一個挑戰，但它是項目管理的重要組成部分。 您可以採取以下一些步驟來控制該過程。
1. 確定你的利益相關者
在管理利益相關者的期望之前，您必須知道他們是誰。 確定所有項目利益相關者及其對項目的興趣，以便您了解他們與項目的關係。
2. 規劃你的利益相關者
確定利益相關者後，使用地圖可視化他們與項目的關係。 利益相關者地圖有四個像限：保持滿意、密切管理、監控和隨時了解情況。 您將把每個利益相關者放在適當的象限中，以便更好地了解如何與他們打交道。
3.收集利益相關者的期望
通過採訪他們並了解他們的觀點來了解他們的期望，例如他們認為項目成功的標準是什麼。 此信息將幫助您管理他們在項目生命週期中的期望。
4. 創建項目範圍文件並由利益相關者批准
範圍文件解釋了項目的邊界。 它將確定團隊的職責，並製定如何驗證和批准已完成工作的程序。 讓您的利益相關者在實施之前查看並批准該文件，以便他們了解項目將如何推進。
5.制定利益相關者管理計劃
利益相關者管理計劃用於定義和記錄增加利益相關者支持並減少他們可能對項目產生的任何負面影響的方法和行動。 這涉及識別利益相關者並定義他們對項目的權力和影響力水平。
6. 在項目執行過程中與利益相關者進行溝通
一旦制定了計劃，您需要讓利益相關者了解情況。 了解每個利益相關者希望如何獲得更新以及這些更新的頻率。 然後，您將能夠根據需要向每個利益相關者進行演示，以讓他們了解最新情況，無論是親自還是通過電子郵件等。
視頻：管理利益相關者期望的技巧
項目經理有時必須滿足多個利益相關者的不同期望。 在這段由我們自己的 PMP Jennifer Bridges 主持的視頻中，您將了解如何管理利益相關者的期望並確保它們與您的項目保持一致。
以下是任何項目經理在管理利益相關者期望時都應遵循的一些技巧。
- 記錄利益相關者：並非每個人都是利益相關者。很多時候，當一個項目啟動時，組織內有不同的人、客戶成員、團隊成員和供應商合作夥伴，他們試圖產生影響和反饋，並要求對項目計劃進行更改，我們需要記住，他們不一定是這樣的。利益相關者。 通常，受項目影響的所有組織都有參與項目的利益相關者和變更控制委員會的成員。 但他們有一個代表，他們要向組織負責，所以並不是每個人都是利益相關者。
- 執行流程：作為項目經理，保持流程一致非常重要，因此當組織中的其他人（可能是項目經理或您的團隊成員）讓他們知道有一個流程，一個變更管理流程。因此，如果需要通過項目提供反饋或需要做出決策，則需要經過正式的變更管理流程。 再次強調，即使你強制執行一個流程，有時你也必須調整你的流程，因此要保持最新狀態，並使項目內和項目外的每個人都走上正軌。
- 提供頻繁且定期的狀態報告：利益相關者通常有多個項目正在進行，因此他們要參加一百萬次會議，他們負責一百萬項任務，並且他們會查看大量項目報告來嘗試做出決策。因此，他們依靠您（項目經理）來記錄、管理和交付事情。 這就是為什麼經常、定期、最新並以適合利益相關者的格式提供狀態報告非常重要。 請記住，高管需要的地位級別與團隊成員不同。 團隊成員可能需要有關其任務的更多詳細信息，管理人員可能需要有關項目整體狀態和項目健康狀況的更多詳細信息。
- 提出問題：然後定期聯繫基礎並向利益相關者提出問題。再次聯繫他們，保持不斷的聯繫和聯繫，然後說：“進展如何，你對這個項目有什麼看法？” “符合你的期望嗎？” 因此，通過提出問題，您可以了解他們有什麼顧慮，而不是參加高管會議，而您是最後一個知道您將受到團隊錯過的事情或您作為項目經理錯過的事情的打擊。
- 消除神話：因為利益相關者確實有多個項目，發生了很多事情，所以他們很難跟踪，項目內、項目外都有不同的人提供信息，這就是神話產生的地方。人們會對事物做出假設和錯誤陳述，因此不斷消除這些神話並讓人們說出項目中實際發生的事情的真相非常重要。
因此，我們認為，這一盎司的預防將為您節省大量的治療費用，讓您的利益相關者的期望保持一致併步入正軌。 遵循這個簡單的建議，您就可以滿足利益相關者的期望。 更好的是，您可以將這些期望固定在與您的項目相一致的時間表上。 感謝您的觀看！
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