如何最大限度地提高公司的軟件用戶採用率

軟件是幫助您解決問題的工具，而不是解決方案本身。 因此，當您最終購買了新的軟件工具時，您實際上才剛剛開始您的軟件之旅。
當您處於決策制定階段時，弄清楚該使用哪種工具可能是這個旅程中最關鍵的部分。 當然，獲得正確的產品很重要，但如果您不能在員工中推動廣泛的用戶採用，那麼您購買的軟件是否完美匹配並不重要。
一次又一次地，你會聽到人們對軟件決定感到後悔的故事，因為它並沒有真正做到他們希望它做的事情。 有時情況確實如此，但通常情況下，當人們對他們的軟件決策不滿意時，這是因為他們沒有正確實施該工具，結果導致員工的用戶採用率低。
當員工不採用新購買的軟件時，軟件生命週期如下所示：

1. 購買新軟件
2. 不正確地實施新軟件
3. 看不到結果或過程中的變化
4. 看表數秒，直到合約到期
5. 重複

如果您在銷售合同到期時沒有擺脫新工具，您通常最終會保留該工具，謹慎使用它，並告訴自己它可以完成工作，同時不惜一切代價避免任何計算您的回報的嘗試關於投資。

什麼是用戶採用？

當我們談論用戶對軟件的採用時，我們的意思是將該工具實施到您的業務流程中，以便所有有理由使用它的員工都在使用它。
用戶採用率通常稱為比率或百分比。 你不可能總是得到 100% 的用戶採用率，但如果你的產品只有 30% 的用戶採用率，那你就有問題了。
該比率僅適用於有理由使用該工具的員工。 人力資源部門的人可能沒有理由使用您的銷售分析工具，因此他們不使用它的事實不應影響您的用戶採用率。

為什麼用戶採用如此重要？

重申這一點：大多數情況下，新軟件失敗是由於缺乏用戶採用，而不是工具的功能。
很有可能，當您選擇產品時，您演示了幾個產品，了解了您需要的功能，並與不同的銷售人員討論瞭如何將他們的工具應用到您的業務中。 您最終使用的產品可能能夠完成您需要完成的事情。
因此，如果工具不是問題，那麼它的實現可能就是問題。 用戶採用對工具的成功如此重要的原因在於，它通常是一個全有或全無的命題。
如果您的一半團隊正在正確使用該工具，但另一半沒有使用它或使用不當，那麼您可能會遇到災難。
幾年前，我在一家製作動畫視頻的公司的內容部門工作。 我會為視頻編寫腳本，每個腳本都會經歷多次迭代，這對我們來說很重要，因為我們要跟踪腳本的每個版本，這樣我們才能確保動畫師的工作是正確的。
一段時間後，我們決定投資一個數字資產管理系統 (DAM)，將所有腳本保存在一個地方。 因為有時同一個腳本有十個版本，所以我們必須對所有腳本進行一致的分類，這樣我們才能輕鬆找到最新的版本。
購買 DAM 後，我們的內容負責人發送了一封電子郵件，概述了該軟件附帶的新流程。 這封電子郵件很詳細，包含正確使用 DAM 所需的所有信息。
但是有一個問題。 該電子郵件要求組織中的每個人從頭到尾閱讀一封長電子郵件。 你猜怎麼了？ 那沒有發生。
很快，DAM 就充滿了具有三種不同命名約定的腳本。 這引起了相當多的混亂，尤其是因為編寫腳本第三版的人可能無法使用第四版。 因此，當新人開始使用版本 4 時，他們可能會將版本 2 識別為最新版本，因為命名約定不一致。
最終，這導致了多次重複工作，一些憤怒的客戶不知道我們為什麼要向他們發送他們已經看過的東西的草稿。
我們只用了幾個月就廢棄了那個工具並轉向了一個新的。 並不是因為該工具無法完成我們希望它完成的工作，而是因為我們沒有一致的用戶採用率——所以所有有用的功能都變得毫無用處。

如何避免低用戶採用率

“好吧，很高興知道，低用戶採用率很糟糕，但我能做些什麼呢？” 你說。 我有好消息要告訴你。 你來對地方了。
雖然沒有什麼靈丹妙藥可以確保無縫的軟件實施，但您當然可以做一些事情來增加事情順利進行的機率。

1. 了解你的組織

沒有一刀切的工具。 哪種產品適合您，這取決於將要使用該軟件的員工的需求和能力。
例如，如果您的員工正在為 Gmail 之類的東西苦苦掙扎，那麼您將需要一個非常易於使用且具有直觀用戶界面的解決方案。 相反，如果您擁有精通技術的員工隊伍，您將在選擇軟件時擁有更多自由。
當然，技術能力並不是您需要了解的有關員工的唯一信息。 勞動力是否採用工具的一個主要因素是紀律。 無論您多麼精通技術，學習新軟件都不是一蹴而就的事情。
一些團體可能可以被信任學習和採用一種新工具，而無需過多的監督。 但是，如果您的組織有半心半意的軟件實施歷史，則可能需要嚴格的實施時間表和計劃。

2. 不止於功能

人們傾向於在軟件旅程的研究和購買階段關注功能。 這也是有道理的。 畢竟，這些功能是您的團隊將要使用的。
抵制那種認為功能是您唯一需要關注的事情的直覺。
對您感興趣的產品提供的客戶支持質量進行一些研究。 幾乎可以保證您將需要它，並且您希望確保在那個時候到來時您得到妥善處理。
為了說明為什麼客戶支持如此重要，讓我告訴你一個關於我在上一家工作的公司使用的商業智能工具的簡短故事。
我們是一家數據公司。 我們有很多，這就是使我們對客戶有價值的原因。 事實上，我們擁有的東西太多了，以至於我們都在努力利用它們。 最終，我們決定需要一種工具來幫助我們充分利用數據。
在進行研究之後，我們使用的工具似乎非常有意義。 它完成了我們需要它做的所有事情，它將使我們能夠以以前無法做到的方式使用我們的數據。
實施並不快，但這是意料之中的。 幾個月後，我們的數據工程師向我們的研究人員展示了該工具，起初，它很有希望。
但是，我們使用它的次數越多，我們的問題和要求就越多。 這些通常需要通過數據工程師傳遞給軟件提供商。 我們希望該工具能夠在提供者的幫助下完成它似乎可以做的事情。
這是事情走下坡路的地方。 我們的數據工程師一直很沮喪，因為軟件提供商既不響應也不樂於助人。 我們需要從工具中獲得最大（或實際上任何東西）的東西沒有完成。
我們研究小組的人逐漸停止使用這個工具，購買後的 8 個月，這東西或多或少地變成了遺物。 聽說我們沒有與該工具續簽合同並很快投資了另一個工具，您可能不會感到驚訝。
這不是勞動力冷漠或對業務問題缺乏了解的例子。 這只是沒有考慮有助於成功實施的所有因素。
用戶採用是一件很難實現的事情，如果您希望實現它，那麼在考慮產品時，您將不得不考慮的不僅僅是功能。

3. 制定培訓計劃

通常，當您購買新軟件時，組織中的大多數人以前不會使用該產品。 因此，為了提高用戶採用率，您需要一個培訓計劃，讓團隊中的每個人都有機會學習如何使用該工具。
為確保您的產品培訓得到優化，讓一個人領導培訓是個好主意。 這可能是產品的主要管理員，也是在購買過程中花費最多時間與軟件提供商交談的少數人之一。 由於此人全程參與，他們已經擁有更好的產品知識，理想情況下，與供應商建立良好的關係。
一旦培訓課程開始，問責制是關鍵。 沒有人願意花一個小時學習如何使用產品。 他們都有需要完成的工作，新產品的價值可能不會立即明確。
沒關係。 如果您想要高用戶採用率，您將需要每個人都參與進來。 使這種培訓成為一種要求，而不是一種選擇。

實施是一個永無止境的循環

您購買了產品，培訓了員工，現在您的整個團隊都在使用該工具。 工作做得很好……嗯，有點。 大部分工作已經完成，但實施新工具的某些部分永遠不會結束。
您的業務在不斷發展，因此您的軟件使用需要隨之發展。 當內部流程發生變化時，您對特定軟件工具的使用也會發生變化。 繼續評估您的團隊對工具的使用，以及它是否仍然有效和必要。
如果您能夠成功完成上述所有操作，那麼您的軟件堆棧中的用戶採用率將會很高，並且可能會獲得不錯的投資回報。