如何策劃活動：活動策劃步驟、提示和清單

已發表: 2022-08-23

需要知道如何策劃活動？如果您計劃舉辦大型活動，例如會議，我們可以幫助您成功創建、組織和佈置您的活動計劃。本博客將介紹您在策劃活動時需要考慮的所有內容，包括活動策劃步驟、提示和易於使用的清單。

什麼是活動計劃？

事件計劃定義了事件將如何執行。它涉及活動的所有組成部分，例如開始和結束日期、預算、場地、營銷、與會者等。

活動計劃的範圍和復雜性可能因活動的規模而異，但基本挑戰保持不變。我們中的大多數人都有一些計劃活動的經驗，無論是在家中、工作中還是在他們的社區中。對於本文，讓我們關注大型事件。

策劃活動

我們中的大多數人都有一些計劃活動的經驗，無論是在家中、工作中還是在他們的社區中。對於本文，讓我們關注大型事件。

會議是一種常見的大型活動類型，所以為了我們的活動管理目的，讓我們談談我們參與的 TEDx 會議，以說明如何計劃活動。這個例子是一個很好的場景，可以解釋規劃大型活動的結構和挑戰，以及使用軟件規劃活動的好處。

ProjectManager 甘特圖上的活動計劃 — 使用 ProjectManager 計劃您的活動、分配資源和跟踪預算。 **學到更多**

活動策劃的關鍵要素

計劃活動時首先要考慮的是日期。那是一個無法改變的錨。您還需要估計參加者的數量。這將是兩個關鍵要素，有助於為您的活動策劃的其他方面提供信息。

讓我們分解其他組件來設置事件。它們總結如下：

活動：首先，您當然必須有某種活動要計劃。該事件將需要一系列責任，圍繞其運營、法律和會計職責。
預算：估算所有活動費用並製定預算。您的可用預算將影響許多活動管理決策，例如您的場地、營銷和廣告方法等。
地點：活動必須在某個地方舉行，這涉及物流管理、食品和飲料以及裝飾。
營銷：一旦你選擇了一個場地，你需要開始通過一個營銷計劃來吸引人們去那裡，包括一個網站、社交活動、電子郵件和印刷工作。
廣告：與營銷密切相關的是廣告。這可以包括廣播、電視、報紙和雜誌廣告。
志願者：一場大型活動需要一大群人才能將其啟動並順利進行。這意味著志願者，這意味著編寫合同、定義他們的角色、安排會議和確定時間表。
演講者：您必須有一個主題演講者或一組演講者才能吸引觀眾。這將涉及合同、策展人選擇人才、節目、簡歷和排練。
贊助商：所有這些都需要花錢，大型活動的預算由贊助商提供。這將再次涉及合同、營銷和物流。
製作：製作將涉及創建合同，因為您致力於製作過程的視聽記錄，以及活動期間的聲音和視頻廣播。
舞台：活動在特定場地舉行，並且在該場地是一個舞台，活動將在該舞台上進行。這通常包括投影儀、屏幕、麥克風、互聯網連接、電池、電纜等。
參加者：不要忘記參加活動的人！您將需要通信來告知他們活動信息、收取費用的付款流程、保持聯繫的電子郵件、方向、徽章和訪問點。

相關：免費活動計劃模板

活動策劃步驟

好吧，我們剛剛經歷了很多活動策劃，所以讓我們將這些技巧分解為具體步驟。這些活動策劃步驟將引導您走向成功。讓我們繼續我們的會議示例。

第 1 步。確定您的活動目標和目的
步驟 2.組建你的團隊
步驟 3.制定活動預算
步驟 4.選擇日期和地點
步驟 5.選擇揚聲器
第 6 步。活動營銷和廣告
第 7 步：執行您的活動

當您將活動計劃分解為可管理的步驟時，整個過程似乎就不那麼令人生畏了。但是，在製定活動計劃時，還有一些事情需要牢記。

ProjectManager 的列表視圖 — 在線任務列表使活動計劃和組織變得更加容易。 **免費嘗試**

活動策劃技巧

不幸的是，總會有一些您無法控制的變量，例如天氣、交貨延遲、技術困難和其他潛在的混淆。如前所述，您無法更改活動日期，因此您需要盡可能為活動當天可能出現的任何風險或問題做好準備。

活動策劃清單

計劃活動時有很多事情需要管理，因此列出您需要包含在活動管理計劃中的所有內容非常重要。以下是幫助您入門的一般活動策劃清單。您提出的問題越多，您的活動清單就越好。隨意添加您自己獨特的職責和任務。

目標和目的

您的活動存在的原因是什麼？
本次活動預計實現的目標是什麼？
收入目標是什麼？
你的目標受眾是什麼？
有多少人會參加？
是否有與票務相關的費用？費用是多少？
活動在哪裡舉行？
創建活動時間表。

活動預算

弄清楚成本是多少。
如果您舉辦過類似活動，請使用和調整舊預算作為基準。
將使用哪些票務和註冊軟件？
最終確定贊助商的捐款。
設定票價。

日期和地點

活動何時舉行？
有一個備份日期，以防出現問題。
是否有舉辦活動的最佳地點？
場地是否適合您預期的參加人數？
確定所需的基礎設施：wifi、容量、浴室、附近的購物和餐館等。
聘請餐飲服務商。
確保您需要的設備。
您的安全需求是什麼？
您需要許可證、執照或保險嗎？
為與會者創建活動標牌和溝通計劃。

揚聲器

研究潛在的演講者。
創建相關發言人列表。
為揚聲器創建音高。
音高揚聲器。
完成演講者選擇，獲取簡歷和頭像，安排旅行和住宿。

贊助商

制定贊助商名單以及您可以為他們提供的服務。
看看是否有與類似活動合作過的讚助商。
聯繫潛在的讚助商。

網站

設計簽收。
更新站點或建立一個獨特的站點。
確保網站可以處理預期的流量。
有一個適合移動設備的網站。

活動營銷與廣告

你的消息是什麼？
與數字工具和社交平台協調。
將事件添加到在線日曆。
包含博客文章和其他促銷活動（如視頻和在線廣告）的市場活動。
在活動日期前一兩個月向所有各方發送提醒。

完成，最後的步驟

日程
餐飲業者
演講者和腳本
場地
設備
裝飾
合同

專業提示：要協調和計劃很多，這就是為什麼真正需要具有正確事件管理功能的項目管理軟件的原因。它提供了一個通用門戶，您可以在其中使用自動警報跟踪成本和任務。它還提供了一個通信和協作平台，可減少對不必要電子郵件的需求。軟件將您的所有文件收集在一個地方，並通過提高效率和減輕壓力來簡化團隊報告。

ProjectManager 如何幫助活動策劃

ProjectManager 是一款基於雲的軟件，非常適合活動策劃。我們有工具來組織您的活動的所有部分，從管理供應商到促銷活動。

我們的計劃軟件可幫助您跟踪構成活動計劃的所有元素。我們已經向您展示了我們的在線甘特圖，但我們還提供任務列表和看板以執行您的活動計劃。當您與團隊協作時，將任務從一個列移到另一個列。很容易發現瓶頸並及時完成事件。

此外，時間表可讓您輕鬆為所有活動開具發票。可以通過按鍵提交和批准它們。我們的軟件還提供各種視圖，從列表到日曆，甚至是看板，可幫助您可視化工作流程以繼續執行任務。

試用 ProjectManager 的 30 天免費試用版，看看它如何將您的活動的所有元素串成一個漂亮的蝴蝶結。

轉錄：

今天，我們討論的是如何策劃一場活動。好吧，我們大多數人都以某種方式參與了活動的策劃，無論是在家中、工作中還是在社區中。

但今天，我想專注於更大的事件。所以想想會議。所以我今天要分享的例子是我參與過的最有趣的例子之一，一個TEDx會議。

所以我想談談結構和佈局。我想談談您可能會在活動中發現的一些常見挑戰，我們為解決這些問題所做的一些事情，以及軟件如何真正幫助我們。

所以首先在佈置一個事件時，有多個事件組件。因此，我將在高水平上採取這一措施。所以在高層次上，我們有這個事件。所以這是關於談論節目的內容，任何類型的運營，法律和會計。

然後我們談談場地。所以我們必須計劃好關於地點、地點的物流、食物和飲料以及那裡的裝飾品的一切。

然後我們談談營銷。所以我們有一個網站，我們有社交媒體、電子郵件營銷、任何類型的印刷品。然後我們也有廣告。我們利用廣播、電視、報紙和雜誌。

然後我們必須計劃志願者，這也是很多工作。所以我們有合同，我們必須明確角色和責任，我們必須計劃我們的會議，安排工作和任何類型的聯繫信息。

然後我們邀請了 TEDx 活動的演講者。所以我們必須為此簽訂合同。我們必須通過策劃和尋找演講者，審查他們並與他們一起制定他們的計劃，獲取他們的簡歷，並進行練習。

然後我們有了贊助商。因此，我們再次與他們簽訂了合同，他們需要我們提供的任何類型的營銷材料，我們需要他們提供的任何類型的材料，他們需要的任何類型的材料，計劃物流以便他們到達和設置。

然後我們進行了生產。再次，更多的合同。對音頻和視頻進行思考和規劃，其中有多個組成部分。

然後我們必須搭建舞台。所以在 TEDx 上，你知道舞台非常重要，並且有各種各樣的要求。所以我們必鬚根據要求搭建舞台，包括他們的投影儀、屏幕、麥克風和互聯網，任何類型的電池和備用電源，以及各種電纜。

然後是與會者。因此，與與會者進行交流，獲得他們的付款，向他們發送電子郵件，為他們提供方向、徽章和任何形式的訪問權限。

所以還有更多，但這只是一種高級範圍。所以你可以看到它隨著事件而變得複雜。所有不同的人，志願者、演講者、贊助商、與會者、利益相關者和供應商，你可以想像這會變得多麼複雜。

因此，我們遇到了一些挑戰，例如活動日期不變。因此，如果有任何事情發生、脫軌或出錯，那個日期就不能改變。在大多數情況下，所以如果你在開一個會議，那個日期真的不能改變。所以這也帶來了一定程度的壓力。

只是你正在處理的人數。即使您正在處理較小的事件，由於人數眾多，仍然存在挑戰。還有一些變量是你無法控制的。所以想想天氣，不同類型的惡劣天氣，無論是下雪還是下雨或任何可能影響該事件的事情。

然後可能會運送不同的設備或食物或飲料。如果不能按時出現，那麻煩就大了。你必須考慮各種計劃。然後訂購混淆。因此，考慮訂購不同的營銷材料或訂購食物或不同的東西，它就會出現錯誤。

然後是各種交流。再次，考慮與所有不同類型的人交流，這只是很多挑戰。

所以我們所做的是我們奠定了一個結構和一個基礎，一個流程，然後我們還實施了項目管理軟件，這是一個巨大的幫助，因為它的好處是它有助於為每個參與的人提供一個通用的門戶。

他們去那裡實時了解正在發生的事情。它還允許跟踪任務和成本。然後，您可以在任務完成或遲到時設置警報，然後在某些事情需要支付或遲到時設置警報。

因此，進行溝通和協作也非常有價值。因此，沒有什麼比不得不通過這麼多電子郵件來挖掘和查找信息更糟糕的了。因此，如果有人通過電子郵件向您發送了一些東西、一個文件或類似的東西，它只會有助於通過這個公共門戶進行協作和交流。

然後它還為您的文件提供了一個中央存儲庫。它可能是營銷文件。可能是合同。可能是發票。所以他們都在那裡。

然後它還允許團隊報告。因此，無論是您的志願者還是您的一些供應商合作夥伴，它都允許人們實時報告。這也只是提高了整個活動和參與其中的每個人的效率，並且大大減輕了壓力。

因此，您可以從結構中看到，這個項目管理工具如何提供幫助。

如果您需要一個可以幫助您計劃活動的工具，那麼現在就在 ProjectManager.com 上註冊我們的軟件。

（這篇文章更新於 2019 年 12 月）