如何召開團隊會議：提示和最佳實踐

已發表: 2023-08-16

什麼是團隊會議？

團隊會議是一項預定的活動，參與項目的人員將聚在一起討論與該工作相關的主題。會議有多種形式，但更有效的會議有一個由團隊領導創建的議程，概述了要討論的內容。秘書記錄會議紀要，這是討論的摘要。還可以有行動項目，這些任務應該在下次會議之前完成。

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非正式團隊會議

非正式團隊會議只是團隊成員可以交流想法的非正式聚會。雖然仍然應該有一個議程來避免偏離軌道，但該議程比較稀疏，而且可能沒有需要更多準備的演示或其他項目。

正式團隊會議

另一方面是正式會議。再次強調，所有會議都建議制定議程，但在正式會議中，議程是經過更多研究和組合的結構。項目會議等正式會議通常會有演講，甚至會有演講者在小組中發表講話。他們還可以對誰可以發言以及何時發言有更嚴格的指導方針，而不是在禮儀方面較為寬鬆的非正式會議。

為什麼團隊會議很重要？

召開團隊會議的原因有很多。雖然他們可能會被濫用，並且因浪費時間而名聲不佳，但當他們按照議程運行並專注於傳遞信息或生成反饋時，他們可能會非常有幫助。

團隊會議首先是向一大群人傳播行動計劃等信息的溝通渠道。它往往比備忘錄更有效，人們可能不會閱讀或瀏覽備忘錄，並且它提供了一個提問論壇，以確保每個人都清楚正在討論的內容。

它們是通過破冰問題和活動將團隊凝聚在一起的好方法，幫助每個人相互了解並建立促進協作和生產力的紐帶。團隊會議還有助於定義每個團隊成員的角色和職責，以便他們知道自己應該做什麼以及向誰報告或詢問他們是否有任何問題。

召開團隊會議的技巧

正如上面已經提到的，會議可能會出現問題。他們讓人們遠離工作，讓團隊感覺好像他們在浪費時間，而這些時間本來可以更好地用來完成他們的任務，而且，通常，人們只是喜歡聽自己說話。但團隊會議太重要了，不能僅僅因為會議可能出軌就忽視它。遵循這些提示，您將召開快速、富有成效的團隊會議，每個人都會從中受益。

定義團隊會議的目的

在見面之前，一定要明確見面的原因。如果你不能用一兩句話概括會議的目的，那麼可能就沒有召開會議的理由。最有可能的是，召開會議是有原因的，作為團隊領導者，你的工作就是明確定義這一點。

創建會議議程

一旦確定了會議的目的，就可以開始製定議程。議程是會議期間要討論的項目列表。應該不會太長。當會議集中於一個或最多幾個相關點時，會議是最成功的。

使用破冰活動

為了使會議取得成功，每個人都應該參與。使用破冰活動從一開始就讓人們參與一些有趣的問題或活動，當您進入會議的核心時，將會得到回報，而且這是促進更好的團隊合作的好方法。

撰寫會議紀要

如上所述，秘書的任務是保存會議記錄。這可以是指定的職位或輪流的職責，但它是會議成功的關鍵部分。會議紀要記錄了會議期間討論的內容，但僅記錄了關鍵信息。會議紀要並不冗長，只是一兩句話。

在團隊會議後定義行動項目

會議紀要應以行動項目結束，正如前面所討論的，這些行動項目是團隊在收集下一次會議之前被分配完成的任務。在會議結束之前，所有人都應該清楚地了解這些行動項目。

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會議紀要模板

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行動計劃模板

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任務跟踪模板

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項目在項目生命週期的每個步驟都需要召開會議。在這段由我們的主持人、PMP 詹妮弗·布里奇斯 (Jennifer Bridges) 主持的視頻中，您將學到改善項目團隊會議的四個重要技巧。

視頻：團隊會議最佳實踐

我們希望您喜歡聽到這些關於提高項目團隊會議效率的建議。感謝您的觀看！

舉辦精彩團隊會議的 4 個步驟

對於那些喜歡方法論的人，請考慮使用 PCFW 召開會議的方法。這代表什麼？準備、溝通、促進，並且無論如何，總結。讓我們逐一討論四個關鍵要素。第一，準備是有目的的，並為會議的目的而準備。為什麼開這個會議，誰需要參加，他們為什麼需要參加，他們需要提前準備什麼，作為項目經理需要提前準備什麼？

1. 準備

目的。再次，知道誰應該在那裡，他們為什麼在那裡，他們是否是決策者，他們是否在那裡提供意見，以及為什麼你需要他們在那裡。然後是道具。您將如何促進和舉辦您的會議？你需要道具，你需要筆記本電腦，你需要液晶投影儀，你需要活動掛圖，你需要黑板，記號筆，你需要筆和紙嗎？您需要什麼來供人們使用以及您來促進會議？您是否曾經出現在某個地點，但沒有找到您需要的或您認為應該在那裡的材料？作為項目經理，您可以做好準備。

2. 溝通

第二個關鍵要素是溝通，是事先與人們溝通。邀請他們參加會議、議程，讓他們知道他們應該什麼時候到場、為什麼他們應該到場，並提前五分鐘。讓人們提前知道，以便他們知道並可以按自己的日程安排進行準備，請注意其他人也有日程安排，因此讓人們提前知道，以便他們可以提前做好準備，收集他們需要出現的內容，並可能詢問任何問題。也許之前聯繫過您或團隊中的其他成員。

所以讓他們知道議程上有什麼。我們要談論什麼？他們可能還想邀請其他一些人，並給你一個機會說：“是的，那很好，但我們真的不希望他們參加這次會議。”

3. 促進

為會議提供便利。我們都見過這樣的情況：事情失控了，原本應該是 20 或 30 分鐘的狀態會議、簡短的電話會議或站立會議，卻變成了一場長達兩個小時的爭吵。我們不希望這樣。我們希望確保一切都按時、切題。

準時：確保您的團隊遵守會議的時間表。如果您的議程上有不同的項目，那麼知道您將在該項目上花費多長時間，並且作為項目經理，您實際上會促進您在該時間內停留。這樣人們就會與您保持聯繫，您不會失去信譽，並且人們會知道何時離開會議。那個項目。
切入主題：在召開團隊會議時，切入主題非常重要。還有其他人有其他議程，他們會為了自己的目的而試圖接管和劫持你的會議，所以你必須促進這一點並保持主題。如果有人提出的主題不在您的議程上，則該主題可能很重要，但可能不屬於該會議的目的。重要的是把它放在停車場上，最後讓人們知道要做什麼。

4. 總結

最後但並非最不重要的一點是，總結一下。我們都參加過那些時間太長的會議，所以每個人都急於離開那裡，所以他們離開時不知道到底要做什麼或下一步是什麼。此步驟中的重要項目是總結行動項目和後續步驟。哪些項目需要在最後完成，誰應該做，以及什麼時候完成？然後，然後知道接下來的步驟。讓人們知道你們何時再次見面或必須做出哪些決定。

這些是 PCFW 方法的四個關鍵要素，以及如何更有效地召開會議，這樣您和您的團隊成員就不會頭痛地離開。

我希望您發現這些很有價值，如果您在召開會議時需要任何其他提示、工具或技術，請訪問我們的 ProjectManager。