如何對項目中的活動進行排序

每個人都會在日常生活中下意識地創造序列活動。 我們計劃每週去商店，打掃和整理我們的家，我們跑腿——這樣的例子還在繼續。 這樣，我們都熟悉了基本的項目管理技能。

當我們能夠識別日常生活中的連續活動時，在復雜項目的上下文中發現它們就容易多了。 因此，讓我們根據我們都做的事情來定義順序活動，並了解我們如何將其與項目管理聯繫起來。

什麼是順序活動？

順序活動是必須按順序完成或至少開始的任務或職責。 例如，如果你在做意大利面，你必須先把鍋裝滿水，然後把水燒開，然後再加入意大利面。 這三項活動是直接相關的，它們必須以這個確切的順序發生才能產生煮熟的意大利面。

測序活動的目的是什麼？

無論您是製作假想的意大利面晚餐還是計劃建造新建築，您都需要完成活動才能達到目標。

問題是：如果最終結果相同，這些活動發生的順序真的很重要嗎？ 答案是肯定的！ 即使可以同時啟動兩個活動，一個序列也比另一個序列更合乎邏輯和更有效。

活動序列示例

回到意大利麵條的比喻。 在這種情況下，你應該先把水燒開，然後再開始切大蒜。 當然，在開水之前切大蒜不會破壞這頓飯，但這樣你就可以充分利用你的時間和精力。

讓我們把這個比喻進一步應用到廚師如何經營廚房。 在這種情況下，每道菜都是由活動組成的任務。 當有人點某道菜時，必須執行活動才能完成任務。

棘手的部分是，有多個不同的任務同時完成，這意味著更多的活動同時發生。 如果您不小心，一項任務的必要活動可能會妨礙另一項任務的活動。

當您將此概念應用於具有更多資源和約束的大型項目時，活動排序從有利變為絕對關鍵。 那麼，您究竟是如何進行排序活動的呢？

如何對項目的活動進行排序

為了對活動進行排序，您必須定義這些活動之間的關係。 有很多不同的方法可以做到這一點，但今天我們將介紹優先圖表方法：

優先圖法使用一種網絡圖來顯示必須完成的活動、它們如何連接以及工作必須遵循的順序。 該方法通過用框（或節點）表示活動和用箭頭連接它們的依賴關係來說明這些事情。

活動測序步驟

順序圖法乍一看似乎很複雜，但實際上它可以分解為幾個簡單的步驟。 假設您已經有一個活動列表並從那裡開始。

1. 1. 定義活動屬性：對活動進行排序時，您必須了解每個活動的所有詳細信息。 您必須保持井井有條並跟踪這些詳細信息。 定義活動屬性包括命名每個活動、為其分配一個編號、編寫簡短描述等。每個活動必須具有定義和記錄的所有相同屬性，以便準確地對它們進行排序。 這種跑腿使一切變得不同。
   2. 確定約束：任何任務都會有約束——限制它的東西。 這些東西可以是金錢、人力、時間和許多其他的東西。 與定義活動屬性一樣，知識就是力量，確定每一個可能的約束條件是以不違反這些約束的方式對活動進行排序的唯一方法。
   3. 識別依賴關係：為了準確地對活動進行排序，正確識別依賴關係可能是流程中最重要的部分。 如果不確切知道任務是如何相關的，就無法對它們進行適當的排序。 事實上，如果不了解任務依賴關係，很容易錯誤地安排任務並將整個項目設置為失敗。

這些關係也可以稱為依賴關係，其中有四種不同的類型。

1. 1. 1. • Finish-to-Start (FS)：在 Finish-to-Start 依賴關係中，任務 A 必須在任務 B 開始之前完成。
         • Finish-to-Finish (FF)：在 Finish-to-Finish 依賴關係中，必須先完成任務 A，然後才能完成任務 B。
         • Start-to-Finish (SF)：在 Start-to-Finish 依賴項中，Task B 無法在 Task A 開始之前完成。
         • Start-to-Start (SS)：在 Start-to-Start 依賴項中，任務 B 在任務 B 開始之前無法啟動。

對活動進行排序時的最佳實踐

儘管創建活動序列看起來相當直觀，但仍應遵循某些最佳實踐：

在對活動進行排序之前創建完整的任務列表

當你在做一個項目時，新的、意想不到的任務會自然而然地出現。 但是，開始對活動進行排序的最佳方式是使用您當時擁有的所有信息。 即使您知道某項任務可能會在未來產生更多任務，也不要猶豫將其納入您的任務列表。 測序活動從最好的粗略開始，並在此過程中進行清理。

考慮團隊的工作量

在對活動進行排序時，您必須識別約束。 一個經常被忽視的限制是團隊成員的個人工作量和時間。 一天只有這麼多小時，一個人一次只能吃這麼多。 忽視這一點可能會導致挫折、倦怠和活動花費比預期更長的時間。

了解強制約束與自由約束之間的區別

為了準確地對活動進行排序，您必須記住不止一種。 強制約束和任意約束是非常不同的，兩者都必須被識別。 強制性約束是具體的，無法解決。 另一方面，自由裁量約束是靈活的，團隊成員可以在安排項目時決定它們。

不要忽視任務約束

可以想像，忽略任務限制是您在對活動進行排序時可能犯的最有害的錯誤之一。 但是，考慮項目管理三角同樣重要。 這個三角形由三個最具影響力的約束條件組成：範圍、時間和成本。

排序活動是一個非常複雜的過程，不難忘記整個項目的更廣泛的約束。 將這些事情放在首位可以使項目成功與項目失敗之間產生重大影響。

ProjectManager 如何幫助處理活動序列

為了確保您的所有任務都以適當的依賴關係正確排序，我們建議您使用項目管理軟件。 ProjectManager 是一款屢獲殊榮的項目管理軟件，可讓您創建、詳細說明和排序活動，並以最適合您項目的方式查看這些活動。

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