如何使用 Slack 讓您的遠程團隊保持高效和參與

已發表: 2021-03-18

試圖弄清楚如何使用 Slack？

好的。這是完全值得的。

擁有10+ 百萬日活躍用戶，Slack 的受歡迎程度不言而喻。事實上，隨著越來越多的團隊將 Slack 作為他們的一體化通信中心，該平台現在已成為遠程工作的主要內容。

雖然 Slack 表面上看起來只是一個聊天應用程序，但該平台擁有一系列節省時間的功能，可以讓團隊保持生產力和參與度。

在本指南中，我們將分解如何將 Slack 用於業務。

到底什麼是 Slack？

讓我們從基礎開始。

Slack 是一個團隊協作和項目管理工具。該平台可以在瀏覽器中使用，也可以在桌面和移動設備上作為其自己的本機應用程序使用。

用戶通過特定主題標籤表示的渠道進行交流。例如，營銷團隊可能為#content-writers、#SEO 和#design 提供單獨的渠道。

在每個頻道中，用戶可以根據他們的@handles 相互標記。然後樂趣就開始了。

在如何使用 Slack 進行交流方面，您的選擇幾乎是無限的。例如，Slack 是電子郵件或項目工單的絕佳替代品。讓此類消息面向前方會產生一種責任感和透明度，因為團隊可以跟踪他們從 A 點到 B 點的通信，直到問題得到解決。

Slack 也可用於非正式交流。慶祝新合同或生日？想要刪除一些模因或 .GIF？去吧。

用戶可以在一天中更改他們的可用性狀態，以便在他們閒暇時向同事發出信號，或者在他們進行深入工作時向他們發出信號。

簡而言之，Slack 是一個讓同事永遠“在線”的地方。這為僅通過電子郵件進行交流提供了更及時的替代方案，同時還重新創建了老式辦公室飲水機。

但是，為什麼 Slack 在遠程團隊中如此受歡迎？

乍一看，Slack 似乎並不特別。

畢竟，有很多聊天應用程序（想想：Teams、Google Meet）服務於類似目的。

Slack 的受歡迎程度可以歸結為它在初創公司中的廣泛使用以及在 COVID-19 期間湧入的數百萬新用戶。在大流行初期，企業默認使用少數應用程序來適應新發現的遠程工作“常態”。

對於團隊聊天，Slack 是贏家。在 COVID-19 期間，該應用程序的新用戶激增，許多人此後決定長期堅持使用該平台。

也許 Slack 最大的賣點是它的第三方集成。如果有您依賴的業務應用程序或工具，那麼它很有可能具有 Slack 集成。

特雷羅。谷歌云端硬盤。外表。你的名字，Slack 與它集成。

Slack 與其他聊天應用程序的另一個關鍵區別是該平台的各種機器人，其中許多專注於生產力和改善公司文化。例如，流行的 Donut 機器人旨在優化新員工入職並幫助員工在遠程環境中建立關係。

使用像 Slack 這樣的平台的一個總體目標是徹底取代電子郵件（或至少減少團隊對電子郵件的依賴）。

不過，為什麼要使用 Slack 而不是電子郵件呢？時間。

有據可查的是，許多工人每天在收件箱中浪費數小時。該平台減少了不必要的來回，將電子郵件通知整合到團隊聊天旁邊的實時收件箱中。例如，您可以直接在 Slack 中安排和共享 Zoom 會議 ID，而無需在收件箱鏈接和邀請之間跳轉。

大多數遠程公司如何使用 Slack？

沒有兩個團隊使用相同的 Slack，但最終目標是相同的：為團隊提供一個保持聯繫的地方，而不會在收件箱中浪費時間或處理一堆應用程序。

以下是試圖弄清楚如何使用 Slack 的遠程公司的三個具體目標：

簡化任務並記錄員工之間的內部溝通
鼓勵及時、開放的溝通和協作的公司文化
通過應用程序和集成讓員工保持高效

該平台是團隊集思廣益並隨時了解任何給定項目狀態的主要場所。例如，有創意的遠程團隊可能會要求反饋或最終確定一段內容。這是一個如何使用 Slack 進行項目管理（使用 Trello）的示例：

同時，提高員工敬業度是管理遠程團隊的最大挑戰之一。 Slack 可以在該部門提供幫助，這要歸功於其各種參與機器人和調查工具來挑選員工的大腦。

這是一個使用 Polly 的示例，它為員工提供了一個匿名的地方來提供反饋和回答經理的問題。

同樣，Slack 的目標是確保員工保持高效。這是遠程團隊的又一個挑戰，在這些團隊中，工作人員是獨立的，並且跟踪單個任務可能很麻煩。

下面是一個示例，說明 Timebot.chat 等時間跟踪工具如何讓員工在某個地方跟踪他們的日常任務、阻止時間並突出他們一直在做的事情。

這只是如何將 Slack 用作遠程團隊的快照。您首選的應用程序和工作流程可能會有所不同，但您可以使用相同的平台。

如何使用 Slack：提示和最佳實踐

儘管 Slack 本身非常直觀，但充分利用該平台意味著了解其最佳實踐。以下是一些快速提示，可確保您的團隊以有意義的方式使用 Slack。

挑選你的頻道

貴公司的 Slack 不應該是所有隨機渠道的免費渠道。相反，討論應僅限於基於貴公司平台目標的渠道。

例如，每個團隊是否都有來回的地方？有什麼地方可以表達全公司的擔憂嗎？您想將模因和有趣的業務限制在一個渠道中嗎？

沒有“正確”的方式來設置您的 Slack 頻道。當然，這種自由可能有點令人生畏。首先，以下是 Slack 本身突出顯示的推薦頻道的一些示例。

#公告
＃隨機的
#AMA（問我任何事情）
#企業文化
＃建議箱

概述預期

與社交媒體不同的是，一些批評者認為 Slack 是員工潛在的浪費時間，實際上會導致生產力下降。

此外，平台上咄咄逼人的用戶帶來的“鬆弛疲勞”現象和壓力也會導致工作場所倦怠。

重要的是要突出對如何在團隊中使用 Slack 的期望。這可以避免浪費時間，同樣可以確保討論是有意義和富有成效的。

簡而言之，團隊不應僅將其視為聊天的地方。我們推薦 Slack 自己的公司入職指南，以確保您的團隊從“開始”一詞開始就走在正確的軌道上。

充分利用集成

如果您將Slack 用於業務，那麼在您可以使用的集成方面，您會被各種選擇寵壞。這包括：

項目管理工具（Trello、Asana、Jira）
視頻會議工具（Zoom、RingCentral）
日曆應用程序（谷歌日曆、Outlook）
協作軟件（Google Drive、Box）
員工敬業度工具（OfficeVibe、TINYpulse）

例如，查看 Slack G-Suite for Slack。通過單一集成，您可以管理您的會議……

…並上傳文件以與團隊的其他成員共享。

Slack 中的 Google Drive 集成示例

但同樣：Slack 的目標是節省時間。將盡可能多的應用程序和集成塞入平台可能很誘人，但請先嘗試使用最常用的應用程序。

促進積極性

這可能聽起來很老套，但絕對值得一提。

您的同事不應該害怕打開任何給定的 Slack 頻道。無論是反饋還是請求，都要強調保持積極和建設性溝通的重要性。

毫無疑問，全天候與您的團隊保持聯繫可能會帶來壓力。為了解決這個問題，鼓勵你的團隊成員注意他們的語氣，同樣不要害怕讓他們的個性閃耀。 Slack 是一個出色的團隊建設和協作工具，讓團隊了解如何使用它。

至此，我們總結瞭如何使用 Slack 的指南！

準備好開始使用 Slack 了嗎？

雖然學習任何新平台的概念可能會讓人頭疼，但開始使用 Slack 比您想像的要容易。

無論您經營何種業務，Slack 都可以讓您的團隊更緊密地聯繫在一起，同時也支持您實現更大的業務目標。我們向幾乎所有希望完成更多工作的人推薦它，尤其是社交營銷人員。

就像弄清楚如何有效地使用 Slack 讓您的團隊更有效率一樣，請記住，Sprout Social 可以幫助您做到這一點。