如何編寫商業案例（包括模板）
已發表: 2022-08-23什麼是商業案例？
商業案例是一個項目管理文檔，它解釋了項目的收益如何超過其成本以及為什麼應該執行它。 商業案例是在項目啟動階段準備的，其目的是包括所有項目的目標、成本和收益，以使利益相關者相信其價值。
商業案例是一個重要的項目文件，可以向您的客戶、客戶或利益相關者證明您所推銷的項目是一項合理的投資。 下面，我們將說明編寫一個會影響他們的步驟。
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商業案例的需要在於它將財務評估、建議、戰略和營銷計劃收集在一個文件中，並全面了解項目將如何使組織受益。 一旦您的業務案例得到項目利益相關者的批准，您就可以開始項目規劃階段。
如何撰寫商業案例
項目在沒有可靠的商業案例基礎的情況下失敗，因為該文件是啟動項目所必需的，它是項目章程和項目計劃的基礎。 但是，如果項目業務案例沒有立足於現實，並且沒有解決與組織的更大業務目標相一致的需求，那麼它就無關緊要了。
創建強大的業務案例所需的研究是項目的原因、內容、方式和對象。 這必須清楚地傳達。 您的商業案例的要素將更詳細地說明原因。 將業務案例視為在項目啟動階段創建的文檔，但將在整個項目生命週期中用作參考。
無論您是開始一個新項目還是中途，花時間編寫一個業務案例，通過確定您的項目將提供的業務收益以及您的利益相關者最有興趣從工作中收穫來證明項目支出的合理性。 以下四個步驟將向您展示如何編寫業務案例：
第 1 步：識別業務問題
項目不是為了項目而創建的。 他們有一個目標。 通常，他們是為了解決特定的業務問題或創造商機而啟動的。
你應該“以需求為導向”。 你的首要工作是弄清楚問題或機會是什麼，描述它，找出它的來源，然後確定處理它所需的時間框架。
這可以是一個簡單的陳述，但最好通過對經濟環境和競爭格局的一些研究來證明項目的時間安排是合理的。
第 2 步：確定替代解決方案
您如何知道您正在進行的項目是否是上述問題的最佳解決方案？ 自然，選擇正確的解決方案是困難的，通往成功的道路並非由毫無根據的假設鋪就。
縮小重點以明確正確解決方案的一種方法是遵循以下六個步驟（當然，在相關研究之後）：
- 請注意替代解決方案。
- 對於每個解決方案，量化它的好處。
- 此外，預測每個解決方案所涉及的成本。
- 然後弄清楚它的可行性。
- 辨別與每個解決方案相關的風險和問題。
- 最後，在您的業務案例中記錄所有這些。
第 3 步：推薦首選解決方案
接下來您需要對解決方案進行排名，但在此之前最好設置標準，也許有一個評分機制來幫助您確定解決方案的優先級以最好地選擇正確的解決方案。
您可以應用的一些方法包括：
- 根據解決方案的成本和收益，給它打 1-10 分。
- 根據對您來說重要的事情來打分。
- 為您的排名增加更多複雜性以涵蓋所有基礎。
無論您採用哪種方法，一旦您將數字相加，您的問題的最佳解決方案就會變得顯而易見。 同樣，您還希望在您的業務案例中記錄此過程。
第 4 步：描述實施方法
因此，您已經確定了您的業務問題或機會以及如何實現它，現在您必須讓您的利益相關者相信您是正確的，並且擁有實施流程以實現您的目標的最佳方法。 這就是文檔如此重要的原因。 它提供了解決您發現的核心問題的實用途徑。
現在，這不僅僅是為了安撫高層領導。 誰知道您在探索潛在問題和確定替代解決方案的研究中可能會發現什麼？ 您可能會使用比最初建議的替代解決方案為組織節省數百萬美元。 當您投入到一個強有力的商業案例中時，您可以讓您的讚助商或組織領導與您合作，並對如何確保交付他們期望的商業利益有一個清晰的願景。
商業案例模板
我們的 Word 商業案例模板是開始編寫商業案例的完美工具。 它有 9 個關鍵業務案例領域，您可以根據需要進行自定義。 免費下載模板並按照以下步驟為您的所有項目創建出色的商業案例。
商業案例的關鍵要素
啟動業務案例的關鍵步驟之一是製定業務案例清單。 以下是開發業務案例時要遵循的詳細大綱。 您可以選擇其中哪些元素與您的項目利益相關者最相關，並將它們添加到我們的業務案例模板中。 然後，一旦您的業務案例獲得批准，就可以開始使用強大的項目管理軟件（例如 ProjectManager）來管理您的項目。
1。執行摘要
執行摘要是業務案例每個部分的簡短版本。 它用於讓利益相關者快速了解您的項目。
2. 項目定義
本部分旨在提供有關您的項目的一般信息，例如將要實現的業務目標和項目計劃大綱。
3. 願景、目標和目的
首先，您必須弄清楚您要做什麼以及要解決的問題是什麼。 您需要定義您的項目願景、目標和目的。 這將幫助您確定項目範圍並確定項目可交付成果。
四、項目範圍
項目範圍決定了將在項目中執行以實現業務目標的所有任務和可交付成果。
五、背景資料
在這裡，您可以為您的項目提供一個背景，解釋它要解決的問題，以及它如何與您的組織的願景和戰略計劃保持一致。
6. 成功標準和利益相關者要求
根據您正在從事的項目類型，質量要求會有所不同，但它們對於項目的成功至關重要。 收集所有這些，弄清楚是什麼決定了你是否成功地遇到了它們並報告結果。
7. 項目計劃
是時候制定項目計劃了。 找出完成項目所必須完成的任務。 您可以使用工作分解結構模板來確保您通過。 收集完所有任務後，估計完成每個任務需要多長時間。
項目管理軟件使創建項目計劃變得更加容易。 ProjectManager 可以上傳您的工作分解結構模板，您的所有任務都將填充到我們的工具中。 您可以使用我們的看板視圖根據您的生產週期組織它們，或使用我們的甘特圖視圖來創建項目計劃。
8. 項目預算
您的預算是對項目計劃中所有內容的估計，以及在分配的預定時間內完成項目的成本。
9. 項目進度表
通過估算完成每項任務所需的時間，為項目制定時間表。 要獲得更有影響力的項目時間表，請使用工具製作甘特圖並將其打印出來。 這將提供 Excel 工作表所缺乏的額外的數據可視化和技能。
10. 項目治理
項目治理是指適用於您的項目的所有項目管理規則和程序。 例如，它定義了項目團隊成員的角色和職責以及決策框架。
11. 溝通計劃
擁有簽到和狀態更新的里程碑，並確定利益相關者將如何了解項目生命週期中的進展。
12. 進度報告
制定計劃以在項目期間監控和跟踪您的進度，以將計劃進度與實際進度進行比較。 有一些任務跟踪工具可以幫助您監控進度和績效。
同樣，使用項目管理工具可以提高您查看項目中正在發生的事情的能力。 ProjectManager 具有儀表板和狀態報告等跟踪工具，分別為您提供高級視圖和更多詳細信息。 與讓您設置儀表板的輕量級應用程序不同，我們的應用程序嵌入在該工具中。 更好的是，我們基於雲的軟件為您提供實時數據，讓您做出更有洞察力的決策。 此外，獲得報告的不僅僅是狀態更新，還包括時間表、工作量、投資組合狀態等等，只需單擊一下即可。 然後過濾報告並與利益相關者共享以保持更新。
13. 財務評估
這是您的業務案例中非常重要的部分，因為您可以在此處解釋財務收益如何超過成本。 比較項目的財務成本和收益。 您可以通過進行敏感性分析和成本效益分析來做到這一點。
14. 市場評估
研究您的市場、競爭對手和行業，尋找機會和威脅
15. 競爭對手分析
識別直接和間接競爭對手，並評估他們的產品、優勢、競爭優勢和業務戰略。
16. SWOT 分析
SWOT 分析可幫助您識別組織的優勢、劣勢、機會和威脅。 優勢和劣勢是內部的，機會和威脅是外部的。
17. 營銷策略
描述您的產品、分銷渠道、定價、目標客戶以及營銷計劃或策略的其他方面。
18. 風險評估
有許多風險類別會影響您的項目。 減輕它們的第一步是識別和評估與您的項目活動相關的風險。
ProjectManager 如何幫助您處理業務案例
ProjectManager 是一款屢獲殊榮的項目管理軟件，可以收集和匯總您將要收集的所有各種數據，然後輕鬆與您的團隊和項目發起人共享這些數據。
一旦您擁有列出所有任務的電子表格，您就可以將其導入我們的軟件。 然後它會立即填充到甘特圖中。 只需設置每個任務的持續時間，添加任何依賴項，您的項目現在就會分佈在時間線上。 您可以設置里程碑，但您可以做的還有很多。
您現在有一個項目計劃，並且可以從在線甘特圖中為團隊成員分配任務。 然後他們可以直接評論他們正在處理的任務，根據需要添加盡可能多的文檔和圖像，從而營造協作環境。 您可以通過拖放開始和結束日期來跟踪他們的進度並根據需要更改任務持續時間。
但這只是 ProjectManager 提供的一種體驗。 我們有可以可視化您的工作流程的看板和一個跟踪六個項目指標的實時儀表板，以便盡可能準確地查看您的項目。
試用 ProjectManager，並通過 30 天免費試用版親自體驗。
觀看我們的商業案例培訓視頻
如果您需要更多商業案例建議，請花點時間觀看這個簡短的培訓視頻中的 PMP Jennifer Bridges。 她解釋了您必須採取的步驟才能編寫一個好的商業案例。
這是一個截圖供您參考。
轉錄：
今天我們討論的是如何寫一個商業案例。 好吧，在過去的幾年裡，我們已經看到市場，或者可能是組織、公司甚至項目，不再做商業案例。 但是，這些天來，公司、組織和那些相同的項目正在審查投資，他們真的在尋求回報率。
所以現在，把商業案例看作是你打包你的項目、你的想法、你的機會的機會，並展示它的含義、好處是什麼以及其他人可以如何受益。
我們今天想看看商業案例中的內容以及如何編寫商業案例。 我想明確一點，當您查找有關商業案例的信息時，它不是公文包。
前幾天有人打來電話，他們因為在找東西而感到困惑，他們不停地拉起公文包。 這不是我們今天要討論的。 我們談論的是商業案例，其中包括有關您的策略和目標的信息。 這是您的商業提案。 它包含您的業務大綱、業務戰略，甚至是您的營銷計劃。
為什麼需要商業案例？
那麼，為什麼今天如此重要？ 再一次，公司不僅在尋找他們的項目經理，而且在尋找他們的團隊成員，以更好地理解業務和更多的商業頭腦。 因此，此業務案例為提議的業務變更或計劃提供了理由。 它概述了您可能正在尋求的資本分配以及實施它所需的資源。 然後，它可以是一個行動計劃。 它可能只是作為一個統一的願景。 然後它還為決策者提供了不同的選擇。
因此，讓我們更多地了解將這些業務案例放在一起所需的步驟。 有四個主要步驟。 一，你想研究你的市場。 真正看看那裡有什麼，需求在哪裡，您可以服務的差距在哪裡？ 看看你的競爭對手。 他們是如何解決這個問題的，您如何提供其他替代方案？
您想比較並最終確定可用於進入市場的不同方法。 然後你編譯這些數據並提出策略、你的目標和其他需要考慮的選項。
然後你從字面上記錄它。
那麼文件是什麼樣子的呢？ 好吧，今天有模板。 組件各不相同，但這些是常見的。 然後這些是我認為必不可少的。 所以有執行摘要。 這只是對您的公司的總結，您的管理團隊可能是什麼樣的，您的產品和服務以及您的市場的總結。
業務描述提供了有關您的公司和使命宣言的更多歷史，以及您公司的真正意義以及該產品或服務如何適應。
然後，您概述了您希望擴展、推出或實施的產品或服務的詳細信息。 您甚至可能在他們的專利中包括可能是您擁有未決商標或其他商標。
然後，您想確定並製定您的營銷策略。 比如，你打算如何把它帶給你的客戶？ 你打算開實體店嗎？ 你會在網上做這個嗎？ 而且，您有什麼計劃將其推向市場？
您還希望包含有關競爭對手分析的詳細信息。 他們是如何做事的？ 而且，我猜你打算如何擊敗你的競爭對手？
您還想查看並識別您的 SWOT。 SWOT 是您的優勢。 你在市場上的優勢是什麼？ 弱點在哪裡？ 也許你的一些差距。 此外，您需要計劃的機會和威脅在哪裡？
然後，運營概述包括運營信息，例如您的生產，甚至人力資源，有關公司日常運營的信息。
然後，您的財務計劃包括您的利潤表、您的損益、您的任何財務狀況、您可能擁有的任何抵押品以及您可能正在尋求的任何類型的投資。
因此，這些是您的業務案例的組成部分。 這就是為什麼它如此重要。 如果您需要一個可以幫助您管理和跟踪此過程的工具，那麼現在就在 ProjectManager 上註冊我們的軟件。