如何寫一封專業的電子郵件

當您給朋友或信任的同事發送電子郵件時，您可能會毫不猶豫地鍵入消息並點擊發送按鈕。

但是，當您試圖給新老闆留下深刻印像或對潛在客戶甜言蜜語時呢？ 知道如何寫一封好的專業電子郵件突然變得非常重要。

起草一封出色的電子郵件不是火箭科學。 但是，如果您想充分利用在線對話，則有一些重要原則值得了解。

在這篇文章中，我們將詳細研究這些關鍵技術——並提供一些重要的電子郵件技巧以備不時之需。

為什麼專業的電子郵件寫作真的很重要

電子郵件已經存在了 40 多年，但它仍然是商務溝通的首選渠道。 掌握寫一封好的電子郵件的藝術，你就可以解鎖看似遙不可及的機會。

事實上，商業史上一些最大的交易都是從一封寫得很好的電子郵件開始的。 許多初創公司通過電子郵件聯繫風投公司籌集了數百萬美元。

當然，訪問此級別的結果需要技巧。 即使您本人是一位出色的溝通者，撰寫有效的專業電子郵件也非常棘手。

原因是書面文字很容易被誤解。 一個笑話在伴隨著厚顏無恥的笑容時效果非常好，但在電子郵件中可能會被視為侮辱。

當您了解對方的性格時，這種情況不會經常發生。 但是，如果您是在與熟人或全新的業務聯繫人交談，被誤解的可能性就很高。

提高您的電子郵件寫作技巧可以幫助您避免這些陷阱，並享受潛在的好處。

如何撰寫出色的專業電子郵件

足夠的理論。 我們開始談正事吧。

有效的電子郵件可以採用多種形式。 但是，如果您比較任何兩個成功的消息，您可能會開始注意到一些相似之處。

以下是編寫出色的專業電子郵件的基本要素：

1) 從簡潔的電子郵件主題行開始

電子郵件中最重要的部分之一實際上並不在郵件本身中。 這是主題行。

研究表明，33% 的人會根據主題行打開電子郵件。 如果你想聯繫每天收到一百封電子郵件的人，你應該使用主題行來引起他們的注意。

對超過 2.6 億封電子郵件的研究發現， 10 個字或更少的主題行往往表現最佳。 遵循這條規則意味著你可能會直截了當，這在你試圖聯繫忙碌的高管或企業主時很重要。

如果您是第一次聯繫某人，個性化您的主題行也是一個好主意。 對於此類專業電子郵件，請考慮按姓名稱呼收件人。 它實際上可以使您的打開率翻倍。 2) 使用正確的問候語

在某些情況下，非正式的“你好”或“嘿”是開啟對話的絕佳方式。 但在一封專業的電子郵件中，你的稱呼要正式一點是個好主意。

我們建議使用久經考驗的“親愛的[聯繫人]”格式。 這似乎有點過時，尤其是在美國文化中——但尊重不會傷害任何人。

如果您與要聯繫的人有某種聯繫，可以使用他們的名字：“親愛的安德魯。”

對於初次接觸的人或董事會中的某個人，您可以考慮改用他們的姓氏：“親愛的史密斯先生。”

如果您不知道此人的頭銜怎麼辦？ 一個安全的選擇是使用他們的全名：“親愛的安德魯史密斯。”

但是，僅在需要時才使用此方法。 近年來，垃圾郵件發送者和詐騙者使用全名問候語來個性化他們的消息。 您不想與該組相關聯！

另一個你可能不想與之相關的群體是古老的文字匠——所以，“它可能與誰有關”可以留在歷史書中。

如果您要選擇更傳統的問候語，“尊敬的先生/女士”可以使用，特別是對於工作申請和求職信式電子郵件。 請記住，它看起來很沒有人情味。

3）從禮貌開始

雖然專業電子郵件是關於業務的，但您仍在向人類發送電子郵件。 將它們視為一體是個好主意。

完成問候後，請客氣一點。 有些人會忽略它，但其他人會感激您尊重他們，而不是將其視為步行銷售。

以下是一些良好的電子郵件禮儀示例：

• 謝謝你的興趣
• 很高興認識你
• 感謝您今天早些時候與我們會面

如果您已經認識收件人，則可以使其更加個性化：

• 我希望你周末過得愉快
• 我希望你能收到這封電子郵件

只是不要過分追求細節。 請記住，您仍在此處撰寫正式電子郵件，而不是與好友聯繫。

4）開門見山

我們都知道有人寫了十幾段，而幾句話就足夠了。 不要成為那個人。

打完招呼後，直奔主題。 更具體地說，解釋您發送電子郵件的原因。 試著用一句話把你的目的說清楚：

• 我寫信是為了表達我對空缺管理職位的興趣。
• 我們正在尋找一位顧問來幫助指導我們度過即將到來的一年，一位聯繫人告訴我您對我們的行業有深入的了解。
• 我寫信是想了解有關您的清潔服務的更多信息。

你可以將你的單句解釋和你的禮貌用語組合成一個簡短的段落：

• 感謝您前幾天與我們會面。 我今天寫信是想看看您是否願意繼續討論所討論的提案。
• 很高興周末見到你。 由於我們公司似乎有很多共同點，我想知道您是否會對我們的服務感興趣。

在這裡進行更詳細的介紹可能很誘人。 但抵制這種衝動。 如果有人讀了你的前兩句話並留下了電子郵件，你可能無論如何也不會說服他們。

另一方面，簡短而活潑的介紹更有可能引起想要參與的人的注意。

5）在某些情況下灑

簡潔在專業寫作中很重要。 但如果你有要求，你應該花時間解釋原因。

在電子郵件的第二部分，提供一些關於您要實現的目標的額外背景信息。 您還可以提及為什麼它可以幫助收件人：

• 我們公司的目標是在未來 18 個月內實現三位數的增長，如果您能幫助我們實現這一目標，我們將非常高興。
• 如果我們能在本週就提案達成一致，我們將有時間在您的活動開始之前製定策略。
• 我對這個職位很感興趣，因為我對這個行業充滿熱情，並且想遠程工作。

這裡只需一兩個精心構造的句子就足夠了。

6）包括明確的行動號召

無論您希望從電子郵件中收到什麼樣的回复，最好包含一個號召性用語——理想情況下，可以快速完成的事情。

我們中的許多人都有在早上閱讀商業電子郵件並想著“我可以稍後再處理”的習慣。 問題是，這樣的任務很容易被遺忘。

通過在電子郵件的後期添加提示，您更有可能立即採取行動。 例如，您可以建議會議的時間和日期，並包含指向日曆邀請的鏈接。 或者只是讓收件人分享他們的想法。

7) 風格簽名

許多人認為正式電子郵件的結尾部分很難寫。 你應該寫“真誠的”還是“最好的問候”？ 也許，“非常感謝”是更好的電子郵件結束語？

事實上，所有這些可能都會受到歡迎。 關鍵是將簽字與適當的電子郵件相匹配。 這是一個快速指南：

• 正式申請/聯繫方式： Best Regards, Many Thanks, Sincerely（這個有點老套）
• 您認識的人：熱烈的問候，最好的，非常感謝

任何消息的最後裝飾是電子郵件簽名。 一些簡單的東西，包括你的名字、你的職位（如果相關）和你的公司名稱就可以了。

但是，不要忽視一個好的電子郵件簽名的力量。 在您的名字下方，您可以在其中執行以下操作：

• 添加您的聯繫信息
• 包括專業頭像
• 炫耀你的榮譽
• 顯示您最新的社交媒體帖子
• 和更多

如果您想了解有關此主題的更多信息，請查看我們的電子郵件簽名創建指南，其中包含大量可激發靈感的出色模板。

編寫更好的電子郵件的基本技巧

您可以將上述步驟視為編寫專業電子郵件的藍圖。 遵循這個公式，你應該能很好地打動重要的人。

但是，如果您真的想提高電子郵件寫作技巧，我們強烈建議您應用以下一些技巧：

考慮電子郵件格式

雖然電子郵件的內容顯然是焦點，但格式也值得考慮。

這從您選擇的字體開始。 Papyrus 和 Comic Sans 會將您的電子郵件變成有趣的好奇心。 Arial 很好，但很乏味。 像 Verdana 和 Helvetica 這樣的無襯線字體更有趣，但仍然具有很高的可讀性和專業性。 如果你想選擇襯線字體，格魯吉亞是一個不錯的選擇。

除了字體，我們建議您在電子郵件中使用大量換行符。 將較長的段落分成塊可以使它們更易於閱讀，尤其是在某些移動電子郵件應用程序中。

了解您要寫信給的人

在你給任何人寫一封專業的電子郵件之前，你真的需要知道你要把它發給誰。

這從收件人的姓名和他們工作的公司的名稱開始。 您還應該了解他們的職位，以及他們的職業生涯或組織中出現的任何重大新聞。

這些附加信息可以幫助您製作更個性化的信息，從而增加您的成功機會。

始終校對您的電子郵件

無論是要求老闆升職還是試圖聯繫高價值的潛在客戶，您都可能希望給人留下有能力和專業的印象。

一封寫得很好的電子郵件對建立這種形像大有幫助，但只需要幾個愚蠢的錯別字就會讓你的聲譽一落千丈。

因此，在點擊發送之前，請務必仔細檢查電子郵件的正文和主題行。

如果您擔心遺漏錯誤，您還可以在 Gmail、Outlook 和其他電子郵件平台中設置發送延遲。 在您點擊發送後的幾秒鐘內，您可以選擇取消並進行最後一分鐘的更改。

跟進

當您聯繫 CEO 或其他高管但沒有收到回复時，他們很可能只是錯過了您的信息。

幾天后，不要害怕發送後續電子郵件。 最糟糕的情況是他們只會忽略跟進——但這可以挽救你的工作申請。

確保您有正確的電子郵件地址

如果郵件永遠無法到達預期的收件人，那麼寫一封好的電子郵件就毫無意義。 這似乎是顯而易見的，但研究表明，我們中有超過一半的人將消息發送到錯誤的人或電子郵件地址。

在發送草稿之前，請務必檢查地址。 最快的方法是使用 NeverBounce 之類的工具。 我們的平台可讓您檢查整個電子郵件列表的準確性，因此您無需再考慮。

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