如何撰寫專業信函並給人留下持久印象

已發表: 2023-02-14
在您的職業生涯中,可能會有一段時間需要寫一封專業信函——無論是申請工作、尋求幫助,還是禮貌地辭職。 寫一封專業信件起初似乎是一項艱鉅的任務。 你可能會問自己:
  • 我需要包含哪些信息?
  • 我的語氣應該是什麼?
  • 我怎樣才能在聽起來不太苛刻的情況下表達我的觀點?
在本指南中,我將向您展示如何寫一封專業的信件來傳達您的觀點並給人留下積極而持久的印象。

如何寫專業信函

寫一封專業的信件本身就是一項技能。 但是,如果您知道如何撰寫博客文章或者您過去曾為公司的電子郵件列表撰寫過時事通訊,那麼您可能已經對正式寫作有所了解。

寫一封精心設計的信件有四個關鍵組成部分:

  1. 確定你的信件的目的
  2. 收集必要的信息和研究
  3. 起草這封信
  4. 編輯和校對信件
未能解決其中任何一個都會降低您試圖傳達的整體信息的質量。 考慮到這一點,讓我們開始吧。

1.確定你的信的目的

如果您正在研究如何撰寫專業信函,您可能心中有一個特定的目標。 根據我的經驗,您寫信的目的通常屬於以下三個方面之一:
  1. 你在請求一些東西
  2. 你在提供信息
  3. 您正在響應請求
你寫信的目的將決定你應該如何組織它。 在高層次上,您需要採用三種方式之一來組織您的信件。

目的#1:請求某事

如果你在一封信中提出要求,你應該按以下方式組織信件:簡介:說明信件的目的,解釋你寫信的原因,並提供一些價值作為對收件人的回報。 正文:提供有關您的請求的詳細信息和任何相關背景信息。 結論:重申您的請求並提供明確的行動號召。

目的 #2:提供信息

如果您在一封信中提供信息,您應該按以下方式組織信件:簡介:說明信件的目的並分享信息的內容。 正文:提供您要分享的信息。 結論:感謝讀者的時間和關注,並提供任何必要的聯繫信息。

目的 #3:響應請求

如果您在一封信中回應請求,您應該按以下方式組織信件:簡介:確認請求並感謝讀者的詢問。 正文:響應請求。 結論:重申您的回答,並請讀者在需要進一步說明時與您聯繫。

2. 收集必要的信息和研究

在我看來,這一步是整個寫信過程中最關鍵的部分。 那是因為研究階段允許您檢索有關您要解決的人的信息以幫助建立融洽關係。 例如,假設您為企業撰寫了高轉化率的白皮書,並希望接觸冷淡的潛在客戶,因為您認為他們很合適。 一封要求佔用他們 15 分鐘時間的普通信件可能不會產生回复。 但是,如果您可以通過找到他們過去的一些工作並弄清楚他們喜歡/不喜歡什麼來研究潛在客戶,那麼您可以建立他們的“在線個性”,可以這麼說。 開始收集信息的幾個好地方要么在 LinkedIn 上,要么如果公司寫了一篇關於我們的深刻見解的頁面。 以我自己的 LinkedIn 個人資料為例,您可以向下滾動到出版物部分,看看您的潛在客戶最近是否發表過任何文章。 來源 然後,您可以通讀這些文章並在您的信中直接表揚、提出問題或提供有見地的數據。 盡量在這裡盡可能具體,不要只是寫這樣的話: “我讀了你的一篇文章,真的很喜歡!”。 這太籠統了,給人的印像是你根本沒有讀過這篇文章。 相反,試著寫一些能為他們提供價值的東西,比如: “我讀了你的文章[文章名稱],認為關於[主題]的技巧 #7 是一個很好的觀點。 我有一些自己的數據,如果您有興趣,我很樂意與您分享以幫助支持您的論點?”。 馬上,您就為信件的收件人提供了價值,從而增加了他們閱讀信件其餘部分並按照您的要求採取行動的機會。 您還可以使用公司的“關於我們”頁面來收集有關您要聯繫的人的更多信息。 以 Canny 的關於我們頁面為例: 來源 該頁麵包含團隊中每個人的一些個人詳細信息。 比如他們的愛好、過去的工作經歷和有趣的軼事。 這是為收信人建立“網絡個性”的另一種好方法。

3.起草信件

現在您已經確定了您的信函的目的並收集了初步信息,讓我們逐節詳細了解如何撰寫專業信函。

第 1 部分:標題

專業信件的第一部分應包括發件人和收件人的聯繫信息。 此信息準確地告訴讀者這封信來自誰,以及誰是預期的收件人。 本節應包括以下內容:
  • 你的名字
  • 你的工作職位
  • 您的公司名稱(如適用)
  • 您的完整地址
  • 您的聯繫信息(電話和電子郵件)
  • 日期
  • 收件人姓名
  • 收件人的職位
  • 收件人公司名稱
  • 收件人公司地址

第 2 部分:稱呼

在大多數專業信件中,稱呼以“親愛的”開頭,後跟:
  • 先生。
  • 太太。
  • 錯過。
  • 多發性硬化症。
  • 博士
  • 或頭銜(例如,教授)
稱呼以收件人的姓氏結尾。 例如:“Dear Mr. Doe”,如果您不是寫給特定的人而是寫給公司的部門,您可以使用“To Whom It May Concern”。

第 3 部分:信件正文

這是信件的主要部分,您可以在其中傳達您的信息。 正文應包括以下四段:
  1. 第一段應該快速介紹你自己,然後是為收件人提供價值的句子。 *如果您是回應請求或提供信息,則無需執行此操作。 但是,如果您提出要求,提供價值會增加您得到回應的機率。*
  2. 第二段應解釋您聯繫收件人的原因。
  3. 第三段應該包括一兩句關於您或您的公司的句子,以向收件人提供一些背景信息。
  4. 第四段應該重申您的要求並解釋它如何使他們受益,然後是簡短的 CTA。

第 4 節:結束

最後,您應該感謝收件人抽出時間,並以簡單的“真誠”或“致以最誠摯的問候”結束這封信。

第 5 部分:簽名

包括您的手寫簽名,然後是您的印刷體姓名。

第 6 節:外殼(可選)

如果您在信中附上任何文件或材料,您應該在此處列出。 這些可能包括簡歷、推薦信、銷售手冊或其他文件。

第 7 節:後記(可選)

後記是添加到信件末尾的簡短信息。 它通常會添加額外信息或突出顯示特定點。 此部分是可選的,但有助於使您的信件脫穎而出。

4. 編輯和校對信件

一旦你寫完了最終草稿,就該編輯和校對你的信了。 無論您在寫什麼,無論是新聞稿、電子郵件活動還是前同事的推薦信,這一步都是必不可少的。 編輯包括修改信件的內容,以確保其清晰、簡潔、文筆優美。 為了幫助編輯過程,我喜歡將信件的內容粘貼到海明威應用程序中。 此應用程序為您提供可讀性等級,告訴您閱讀的難易程度。 它還突出了被動語態、副詞用法和替代詞。 來源一旦我獲得了我滿意的可讀性分數,我就會將內容粘貼到 Grammarly 中進行校對。 這個應用程序非常適合捕獲您可能在此過程中犯的任何語法或拼寫錯誤。 讓朋友或家人也閱讀您的信件也是個好主意。 新鮮的眼睛通常可以發現您可能錯過的錯誤。 在發送之前花點時間仔細檢查和校對這封信,以確保它是完美無誤的。 這一步將有助於給人留下積極的印象,並增加這封信達到預期結果的機會。

示例模板

如果沒有示例,可能很難準確地想像如何寫一封專業信函。 我在下面創建了一個示例模板,概述了標準專業信函的外觀。 根據您信件的目的,正文的某些部分可能需要修改。 該模板將為您提供一個起點。 標題您的姓名 您的職位 您的公司名稱(如果適用) 您的完整地址(或公司地址) 您的電話號碼 您的電子郵件地址 完整日期(例如 2023 年 1 月 3 日) 收件人的姓名 收件人的職位 收件人的公司名稱(如果適用) 收件人的或公司地址致辭親愛的 [收件人姓名],信件正文我的名字是 [您的姓名],我認為您在關於 [主題] 的最新 [視頻、文章、播客] 中提出了一些重要觀點。 [提供與主題相關的有價值的一句話,以幫助建立融洽關係並吸引他們回复你]。 我今天寫信給你請求[你的請求用一兩句話]。 我是[用一句話描述你自己或你的公司]。 我相信[解釋為什麼你認為你的請求很合適,或者它如何以某種方式使他們受益]。 我很樂意與您進一步討論這個問題並回答您可能提出的任何問題。 結束語感謝您的寶貴時間,我期待著很快收到您的來信。 此致,簽名[簽名] [您的姓名] 我已附上的附件[提供您信件中包含的任何其他文件的列表]後記PS [附上簡短的後記,使您的信息脫穎而出。 嘗試結合你在研究階段發現的東西]。

打印並發送信件

除非您的筆跡一流,否則您很可能會在計算機上打出您的信件,然後打印出最終版本以添加您的簽名。 但無論如何,如果你能手寫一封完整的信,書法很好,那就去吧! 它肯定會為您的信件增添個人色彩。

字體

在沖向打印機並收集新打印的專業信函之前,您需要確保信函的整體美感達到標準。 由於您可能不會添加任何圖像或顏色,因此一切都取決於您選擇的字體。 專業信件中使用的一些常見字體是:
  • 英語字體格式一種
  • 宋體
  • 佛達納
  • 口徑
我還建議使用 12 號字體。

選擇紙張時,重要的是要選擇能夠傳達專業精神的高質量紙張。 請記住以下幾點:
  • 應該是重磅股,最好有水印。
  • 顏色應該是中性的,例如白色或像牙色。
  • 尺寸一般應為 8.5x11 英寸。
避免使用薄而脆弱的紙張或表面質量差的紙張。 此外,如果您要發送商業信函,請勿使用彩色或有圖案的紙張。 堅持中性色以獲得優雅和專業的外觀。

信封

您應該正式將信封寄給收件人,包括他們的姓名、職位、公司名稱和完整地址。 回信地址也應包含在信封上,通常位於左上角。 一旦信件的地址正確、密封並蓋章,您應該通過跟踪郵政服務發送它以確保它到達目的地。 這對於時間敏感的通信尤其重要。

開始寫作

下次您需要寫信時,請使用這些模板和示例。 有了這些技巧,現在您就可以寫出完美的專業信函並取得成果。