如何撰寫專業信函並給人留下持久印象
已發表: 2023-02-14
- 我需要包含哪些信息?
- 我的語氣應該是什麼?
- 我怎樣才能在聽起來不太苛刻的情況下表達我的觀點?
如何寫專業信函
寫一封專業的信件本身就是一項技能。 但是,如果您知道如何撰寫博客文章或者您過去曾為公司的電子郵件列表撰寫過時事通訊,那麼您可能已經對正式寫作有所了解。寫一封精心設計的信件有四個關鍵組成部分:
- 確定你的信件的目的
- 收集必要的信息和研究
- 起草這封信
- 編輯和校對信件
1.確定你的信的目的
如果您正在研究如何撰寫專業信函,您可能心中有一個特定的目標。 根據我的經驗,您寫信的目的通常屬於以下三個方面之一:- 你在請求一些東西
- 你在提供信息
- 您正在響應請求

目的#1:請求某事
如果你在一封信中提出要求,你應該按以下方式組織信件:簡介:說明信件的目的,解釋你寫信的原因,並提供一些價值作為對收件人的回報。 正文:提供有關您的請求的詳細信息和任何相關背景信息。 結論:重申您的請求並提供明確的行動號召。目的 #2:提供信息
如果您在一封信中提供信息,您應該按以下方式組織信件:簡介:說明信件的目的並分享信息的內容。 正文:提供您要分享的信息。 結論:感謝讀者的時間和關注,並提供任何必要的聯繫信息。目的 #3:響應請求
如果您在一封信中回應請求,您應該按以下方式組織信件:簡介:確認請求並感謝讀者的詢問。 正文:響應請求。 結論:重申您的回答,並請讀者在需要進一步說明時與您聯繫。2. 收集必要的信息和研究
在我看來,這一步是整個寫信過程中最關鍵的部分。 那是因為研究階段允許您檢索有關您要解決的人的信息以幫助建立融洽關係。 例如,假設您為企業撰寫了高轉化率的白皮書,並希望接觸冷淡的潛在客戶,因為您認為他們很合適。 一封要求佔用他們 15 分鐘時間的普通信件可能不會產生回复。 但是,如果您可以通過找到他們過去的一些工作並弄清楚他們喜歡/不喜歡什麼來研究潛在客戶,那麼您可以建立他們的“在線個性”,可以這麼說。 開始收集信息的幾個好地方要么在 LinkedIn 上,要么如果公司寫了一篇關於我們的深刻見解的頁面。 以我自己的 LinkedIn 個人資料為例,您可以向下滾動到出版物部分,看看您的潛在客戶最近是否發表過任何文章。

3.起草信件
現在您已經確定了您的信函的目的並收集了初步信息,讓我們逐節詳細了解如何撰寫專業信函。第 1 部分:標題
專業信件的第一部分應包括發件人和收件人的聯繫信息。 此信息準確地告訴讀者這封信來自誰,以及誰是預期的收件人。 本節應包括以下內容:- 你的名字
- 你的工作職位
- 您的公司名稱(如適用)
- 您的完整地址
- 您的聯繫信息(電話和電子郵件)
- 日期
- 收件人姓名
- 收件人的職位
- 收件人公司名稱
- 收件人公司地址
第 2 部分:稱呼
在大多數專業信件中,稱呼以“親愛的”開頭,後跟:- 先生。
- 太太。
- 錯過。
- 多發性硬化症。
- 博士
- 或頭銜(例如,教授)
第 3 部分:信件正文
這是信件的主要部分,您可以在其中傳達您的信息。 正文應包括以下四段:- 第一段應該快速介紹你自己,然後是為收件人提供價值的句子。 *如果您是回應請求或提供信息,則無需執行此操作。 但是,如果您提出要求,提供價值會增加您得到回應的機率。*
- 第二段應解釋您聯繫收件人的原因。
- 第三段應該包括一兩句關於您或您的公司的句子,以向收件人提供一些背景信息。
- 第四段應該重申您的要求並解釋它如何使他們受益,然後是簡短的 CTA。
第 4 節:結束
最後,您應該感謝收件人抽出時間,並以簡單的“真誠”或“致以最誠摯的問候”結束這封信。第 5 部分:簽名
包括您的手寫簽名,然後是您的印刷體姓名。第 6 節:外殼(可選)
如果您在信中附上任何文件或材料,您應該在此處列出。 這些可能包括簡歷、推薦信、銷售手冊或其他文件。第 7 節:後記(可選)
後記是添加到信件末尾的簡短信息。 它通常會添加額外信息或突出顯示特定點。 此部分是可選的,但有助於使您的信件脫穎而出。4. 編輯和校對信件
一旦你寫完了最終草稿,就該編輯和校對你的信了。 無論您在寫什麼,無論是新聞稿、電子郵件活動還是前同事的推薦信,這一步都是必不可少的。 編輯包括修改信件的內容,以確保其清晰、簡潔、文筆優美。 為了幫助編輯過程,我喜歡將信件的內容粘貼到海明威應用程序中。 此應用程序為您提供可讀性等級,告訴您閱讀的難易程度。 它還突出了被動語態、副詞用法和替代詞。
示例模板
如果沒有示例,可能很難準確地想像如何寫一封專業信函。 我在下面創建了一個示例模板,概述了標準專業信函的外觀。 根據您信件的目的,正文的某些部分可能需要修改。 該模板將為您提供一個起點。
打印並發送信件
除非您的筆跡一流,否則您很可能會在計算機上打出您的信件,然後打印出最終版本以添加您的簽名。 但無論如何,如果你能手寫一封完整的信,書法很好,那就去吧! 它肯定會為您的信件增添個人色彩。字體
在沖向打印機並收集新打印的專業信函之前,您需要確保信函的整體美感達到標準。 由於您可能不會添加任何圖像或顏色,因此一切都取決於您選擇的字體。 專業信件中使用的一些常見字體是:- 英語字體格式一種
- 宋體
- 佛達納
- 口徑
紙
選擇紙張時,重要的是要選擇能夠傳達專業精神的高質量紙張。 請記住以下幾點:- 應該是重磅股,最好有水印。
- 顏色應該是中性的,例如白色或像牙色。
- 尺寸一般應為 8.5x11 英寸。