如何撰寫項目描述：快速指南

已發表: 2023-02-02

項目描述似乎是不言自明的，但不要低估一個寫得很好的項目描述，因為它會讓你的項目走向成功。它充當利益相關者的溝通工具，並以清晰且可操作的方式分享項目願景。

讓我們來看看什麼是項目描述，為什麼它如此重要以及如何編寫有影響力的描述。然後我們將提供一些可以幫助您入門的免費項目管理模板，並展示項目管理工具如何幫助將項目描述變為現實。

什麼是項目描述？

項目描述在單個文檔中概述了一個項目的詳細信息，包括其所有階段和涉及的過程。它解決了啟動項目的問題以及預期的目標。

但它不必就此止步。項目描述也可以用於規劃，包括團隊將執行的活動、時間表甚至項目的位置。項目描述中還概述了該項目的好處。

這是在項目的啟動階段完成的，並將在整個項目中稱為複習。項目經理負責編寫項目描述，並在整個項目生命週期中幫助指導項目經理及其團隊。

從某種意義上說，項目描述就是設置，項目執行就是交付。但是，項目描述雖然很有幫助，但無法管理和跟踪您的項目以幫助其按時完成。您需要的是項目管理軟件。

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項目描述與項目提案

項目描述是更大的項目提案的一部分。雖然項目描述涉及很多方面，但它實際上更像是項目的高級視圖。雖然有些人對描述進行了擴展以包括更多的目標規劃，但它仍然是粗略的外觀。

項目提案是一份更廣泛的文件。在這種情況下，項目描述只是對更大項目提案中的內容的總結，它將充實該大綱。項目提案有時會將項目描述稱為執行摘要。不管它叫什麼，它都是通向大局的線索。

自然，項目提案會更深入。這些部分介紹了以前項目的背景或歷史、項目的要求、方法，例如執行項目的技術和技能，最後，項目的決策者是誰。

項目描述與項目摘要

項目描述不是項目摘要，儘管它們聽起來可能相同。正如我們所討論的，項目描述更像是對所提議項目的高級概述。在推介項目時，通常是項目提案的開始。

項目的目的在項目描述中進行了解釋。它還簡要描述了項目將如何運行以及計劃實現的目標。項目摘要要詳細得多。它與上面定義的項目提案非常相似，因為它涉及背景、流程等。

但是，這些術語通常用於描述不同的事物。項目摘要更常用作項目描述作為項目提案的介紹。無論您怎麼稱呼它，在這種情況下，它們都具有相同的定義，即項目的簡要概述。

如何撰寫項目說明：6 個關鍵步驟

編寫項目描述比看起來要困難得多。是的，它很簡短，但這意味著每個詞都必須重要。要做到這一點，您需要了解項目的內在和外在，從它的目的到它的範圍。但該項目描述簡單，沒有遺漏任何關鍵細節。

也就是說，應該包括對項目計劃至關重要的所有內容。您不想遺漏任何相關內容或遺漏任何過時的內容。項目描述中的所有內容都應該與項目的目的相關聯。現在您已準備好編寫項目描述，應該遵循以下六個步驟。

1.總結

從一個只有幾行長的大綱開始，但要回答項目的人員、內容、地點、方式和原因。

2.定義

解釋項目的原因，例如它解決的問題或它填補的利基市場。這將定義項目的目的。

3.證明

向您的項目利益相關者展示為什麼該項目值得投資。證明他們將獲得豐厚的回報，並在必要時解釋您的指標。

4. 評估

進行成本效益分析，並說明您計劃如何根據項目成本衡量這些收益。

5.解釋項目方法

在這裡，您要簡要說明您將如何實現項目目標。描述將使用的項目管理方法和資源。

6. 估計時間表

預測項目的持續時間，包括項目生命週期每個階段的工作時間和資源。

你應該什麼時候寫項目描述？

現在您知道了項目描述的原因和方法，是時候探索什麼時候了。顯然，項目描述是您首先要寫的內容之一，因為它通常是項目建議書的線索。

編寫項目描述是項目生命週期啟動階段的一部分。這是項目發起人定義、評估並可能授權項目的時間點。

在完成定義關鍵可交付成果、風險、成本和資源估算的基礎工作之前，最好不要編寫摘要。這需要的工作量取決於項目的規模或複雜程度。

為什麼編寫項目描述很重要？

項目描述是您嘗試證明項目有效性及其投資回報 (ROI) 的開端。它應該讓讀者，無論他們是客戶、發起人還是利益相關者，都能理解這個項目以及為什麼它適合他們。

它還幾乎充當項目的藍圖或路線圖。項目描述包含有關項目的重要信息。這包括對成本和持續時間的簡要了解，所有這些都將明確實施該項目需要什麼。

您所做的不僅是銷售項目，而且還要設定切合實際的項目期望。利益相關者了解關鍵目標以及與實現這些目標相關的時間和成本至關重要。這樣，如果項目獲得批准，管理利益相關者的期望就會變得更加容易，因為您已經創建了基線。

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ProjectManager 如何將項目描述轉化為項目計劃

理想情況下，項目描述會導致批准的項目。現在您必須將您觸及的元素轉化為可行的項目計劃。 ProjectManager 是在線項目管理軟件，它具有實時工具，可幫助您在不超出計劃或預算的情況下實現目標。

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