如何撰寫項目摘要（包括免費模板）

項目獲得批准涉及很多工作。 您需要讓利益相關者或客戶相信該項目是值得的。 這應該提前完成，通常通過項目摘要完成。

對於項目摘要來說，這是一個很大的責任，根據定義，項目摘要是對項目的簡短概述。 因此，不能浪費任何東西。 每一句話都必須證明該項目是可行的，並將帶來投資回報。

什麼是項目摘要？

首先，讓我們定義術語。 項目摘要是一個文件或更大文件的一部分，它全面而簡潔地提供了擬議項目的概述，包括關鍵細節。 它還概述了項目的目標、將其置於上下文、需求、問題、分析中的背景信息，並以結論結尾。

雖然項目摘要可以是一個獨立的文檔或其他類型的項目文檔的序言，但它最常被用作項目提案的介紹。 如前所述，項目摘要必須吸引讀者。 就像讓你一直讀下去的書的開篇句一樣，項目摘要必須吸引你的注意力並引導你完成項目提案。

如果做得好，項目摘要將引導客戶完成項目提案，一旦完成，他們就會批准這項工作。 最好在項目管理軟件中包含所有這些文檔，這樣您就可以輕鬆地將項目摘要轉化為項目計劃。 ProjectManager 是在線項目管理軟件，具有無限的文件存儲空間，可充當項目文檔的中心。 如果您在我們的列表視圖中收集項目提案，則可以輕鬆切換到甘特圖，您可以在其中創建時間線上的可視化時間表。 立即免費開始使用 ProjectManager。

什麼時候應該使用項目摘要？

項目摘要是在項目推介期間創建的。 它提供了項目的全局視圖，包括簡要說明和重要部分。 您將在這裡開始定義項目目標、交付項目必須執行的任務時間表、預算估算等，以確保每個人都了解基本計劃。

項目摘要可能是您的項目提案中最重要的部分，因為這是讀者第一次接觸該項目以及您認為它值得執行的原因。 確保進行徹底的研究以創建全面的項目摘要。 這有助於說服客戶或利益相關者相信項目的價值。

儘管項目提案以項目摘要開頭，但這是最後一節的情況並不少見。 如果您正在徹底研究該主題，您將解決項目提案其他部分中出現的問題。 因此，當您完成提案時，您將擁有正確創建執行摘要所需的所有信息。

項目摘要中應包含哪些內容？

項目摘要應該簡短，但您不想縮短項目，也不想給摘要足夠的空間來將項目出售給利益相關者或客戶。 您需要避免行話和專有或機密信息，例如商業秘密。 用通俗易懂的句子來寫。 項目摘要應該不難理解。

項目信息

您將從概述有關該項目的高級信息開始，包括：

• 項目名
• 專案經理
• 項目資助
• 日期

如果此時已經組裝好項目團隊，您可以添加他們。 提供項目的簡要概述、目的和目標、收益等也是一個好主意。注意您將要完成什麼以及如何完成。 另外，在處理組織外部的項目時，建議有背景。

項目進度

項目進度表是一個按時間順序排列的時間表，從頭到尾繪製了項目圖表。 在該時間表上是必須執行以實現最終項目可交付成果的活動和任務。 這包括日期、持續時間、里程碑和所有可交付成果。 您不必像規劃項目計劃時那樣詳盡，但需要一個簡短的大綱。

項目預算

預算通常包含在項目進度表中，並不是對成本的詳細預測，但它仍然是一個重要的組成部分，應該包含在內。 您需要一些財務預測來顯示該項目將花費多少以及預期的回報類型。 預算基準也很有幫助。

資源計劃

為了進一步幫助利益相關者了解您想要包含資源列表的項目。 資源是完成項目所需的任何東西。 這包括項目團隊、材料、設備等。

風險管理概述

每個項目都有固有的風險。 利益相關者想知道您認為項目中可能會發生哪些風險、它們的影響以及您將如何減輕這些風險。 這包括障礙和挑戰——任何會影響項目範圍、成本和時間的事情。 簡要概述您的風險管理計劃。 如果項目獲得批准，您可以詳細說明。

如何撰寫項目摘要

我們已經了解了項目摘要的基本組成部分。 現在讓我們看看如何寫一個。 雖然項目摘要的定義很簡短，但研究範圍很廣。 請按照以下步驟確保您做的很徹底。

1. 與您的團隊交談

沒有一個人有能力應對項目摘要的挑戰。 您需要召集您的項目團隊。 他們是將在前線執行項目的人，可以這麼說。 他們擁有專業知識和知識。 在研究項目時將它們用作資源。

2.了解你的聽眾

研究是說服​​利益相關者相信項目價值的一部分。 你如何呈現它是另一個。 您需要使用利益相關者的語言。 無論您是在與客戶還是利益相關者交談，語氣、用詞選擇等等都會發生變化。 就工業而言尤其如此。 您將以不同於製造或 IT 的方式處理建築問題。

3. 定義你的目標

您需要明確項目的目標是什麼，以及什麼表明項目已成功完成。 這需要共享您將用於衡量項目的指標。 您還需要了解項目意圖，類似於其使命宣言。

4. 寫下你的項目總結

與您的團隊一起撰寫清晰簡潔的項目摘要。 確保您已經包含了我們上面提到的所有組件。 不要忘記校對項目摘要，因為沒有什麼比糟糕的語法或拼寫錯誤看起來更不專業了。

項目摘要模板

撰寫項目摘要需要大量準備工作。 您不必擔心的一件事是格式。 使用我們免費的 Word 項目摘要模板，您只需填寫空白字段即可。 您需要的一切都在那裡，項目摘要模板是可定制的，因此您可以添加您的徽標並編輯文檔以滿足您提出的項目的特定需求。

幫助創建項目摘要的其他項目管理模板

項目摘要是我們為 Excel 和 Word 提供的數十個免費項目管理模板之一。 項目的每個階段都有模板。 以下是一些與項目摘要相關的內容。

預算提案模板

您可以使用我們的免費 Excel 預算提案模板估算項目成本。 它向潛在的利益相關者展示了項目將花費多少，從工資到材料和設備。 還有空間可以增加差旅、通訊和其他直接和間接成本。

項目時間表模板

項目摘要需要包括一個簡短的項目時間表。 Excel 的免費項目時間表模板可以提供幫助。 它的左側有一列，您可以在其中添加任務、開始和結束日期以及持續時間，然後自動填充右側的可視化時間軸。

項目提案模板

項目摘要是更大的項目提案的一部分。 您需要有一個才能使項目獲得批准和資助。 我們免費的 Word 項目提案模板包括從摘要到解決方案、實施到可交付成果的所有內容。

ProjectManager 是跟踪項目的理想選擇

模板可以幫助您組織您的想法並提供出色的項目總結和建議，但一旦獲得批准，您將需要項目管理軟件來計劃、管理和跟踪工作。 ProjectManager 是一款在線軟件，它使團隊能夠更高效地工作，同時為管理人員提供工具來實時監控他們的工作。

使用實時儀表板跟踪進度

一旦您在我們強大的甘特圖上有了您的項目時間表，您就可以設置一個基線，這樣您就可以根據實際工作量實時跟踪計劃工作量。 這些數據還會輸入我們的實時儀表板，並以易於閱讀的圖形和圖表顯示。 您可以隨時獲得項目進度和性能的高級視圖。 與競爭軟件產品不同，它沒有耗時的配置。 當你準備好的時候，它就準備好了。

通過可定制的報告深入了解數據

當您想要獲得比儀表板所能提供的更多詳細信息時，請生成報告。 您可以通過幾次按鍵來完成此操作，然後自定義每個按鍵以僅顯示您想要查看的數據。 獲取狀態和投資組合報告以及差異、工作量等。 所有報告都可以輕鬆地以各種格式與利益相關者共享，以保持更新。

當然，您需要做的不僅僅是實時監控和跟踪您的項目，以便在預算範圍內按時交付您的項目。 這就是為什麼我們有一些功能可以幫助您管理風險、任務和資源。 我們的工具可以讓您的團隊快速、輕鬆地入職，並幫助他們協作、向任務添加評論和共享文件。 我們幫助您將項目總結轉化為項目成功。

ProjectManager 是屢獲殊榮的軟件，可為您提供實現項目目標的工具。 獲取實時數據以幫助您做出更有見地的決策，並為您的團隊提供一個協作平台，讓他們更好地協同工作。 加入使用我們工具的 Avis、雀巢和西門子的團隊。 立即免費開始使用 ProjectManager。