如何撰寫報告：一個簡單的循序漸進過程
已發表: 2023-02-14
知道如何撰寫報告是每個想要保持競爭力和就業的營銷人員必須學習的一項基本技能。 即使您最近部署的策略明顯奏效，您的老闆也很可能不會僅僅知道您的營銷努力取得成功就滿足。 他們仍然需要查看一份報告，準確說明您在做什麼、哪些實驗正在取得成效以及哪些想法落空了。 那麼，您如何著手撰寫這份報告？ 你從哪裡開始？ 你應該包括什麼？ 你如何構建每個部分？ 在本文中，我將與您分享我編寫有效且經過深思熟慮的報告的循序漸進的方法，這些報告每次都會給讀者留下深刻印象。 營銷報告的重要性
什麼是報告？
報告是一份正式文件，對與您的工作相關的正在進行或已完成的研究、倡議、項目或活動進行深入分析。 報告的目的是評估您取得的進展，記下影響您結果的問題或障礙，並得出結論以為未來的決策提供信息。 根據您擅長的營銷方面，您可能需要創建不同類型的報告。它們包括：- 社交媒體營銷報告
- 電子郵件營銷報告
- 內容營銷報告
- PPC 營銷報告
- 一般營銷報告
為什麼需要寫報告
當您可以將精力用於吸引、吸引、轉化和取悅客戶時，花時間研究如何撰寫報告有什麼意義？ 這是幾乎每個不得不寫報告的營銷人員都曾經問過的問題。 因此，當您（不情願地）準備創建您的第一份或下一份報告時，讓我們考慮一下您和您的團隊可以從定期報告中獲得的一些最重要的好處：- 進度跟踪 -如果您不知道如何撰寫報告，您將不知道您的營銷努力是否讓您更接近您的目標。 報告會告訴您哪些策略運作良好，哪些策略效果不佳，因此您可以快速做出調整或調整。
- 成功的證明——並不是每個人都認為營銷是一項值得的投資。 您創建的報告可以作為一種武器來對抗這種短視的思想流派，並證明您所做的工作正在為企業增加價值。
- 更好地跨團隊協調 -報告有助於教育和告知相關利益相關者營銷方面正在發生的事情以及他們對未來的期望。 它確保每個人都在同一頁面上了解公司的表現、發展方向以及他們可以做些什麼來幫助公司實現目標。
- 更高的透明度——當您的老闆或客戶可以準確地看到營銷預算花在了哪些地方並將其與所產生的結果聯繫起來時，他們會因為知道他們的投資正在產生正回報而感到更加放鬆。
- 數據驅動的決策制定 -報告可幫助您確定您的活動和策略的執行情況，以及它們如何影響業務目標，例如潛在客戶生成、客戶保留和收入增長。 這些數據將使您能夠發現趨勢、建立成功的想法並做出明智的營銷決策，而不是依賴猜測和直覺。
如何通過 6 個步驟編寫報告
事實上，寫出出色的報告需要練習。 你寫的越多，你就越能簡潔地交流和表達你的信息。 無論您是在創建自己的第一份報告，還是在尋找幫助您簡化流程和提高報告質量的技巧，請遵循我在撰寫報告時一貫使用的這些準則。 如何分 6 個步驟撰寫報告：- 考慮報告的目標
- 弄清楚你的觀眾需要看到什麼
- 決定您將包含哪些信息
- 整理您的數據和視覺效果
- 起草報告的內容
- 查看和編輯您的報告
1. 考慮報告的目的
我做的第一件事是考慮我創建報告的原因以及它應該完成的任務。 如果您一開始沒有清楚地了解您為什麼要編寫報告，那麼您最終可能會包含不相關的數據並創建一個提出的問題多於答案的報告。 所以問問自己：這份報告的意義何在？ 我想分享什麼信息？ 我希望讀者從中學到什麼？ 也許目的是證明您的營銷支出是合理的，展示活動的成功程度，以解釋您需要更多的人手來管理增長努力。 牢記目標將幫助您將報告的範圍集中在最重要的數據上。2.弄清楚你的觀眾需要看到什麼
接下來我要考慮的是這份報告是為誰準備的。 如果我嚴格地為營銷團隊創建報告，我可以負擔得起包括行話、更加非正式，並分享我對趨勢或我們戰略的成功與失敗的未經過濾的想法。 對於針對 CEO、董事會成員或外部投資者的報告，我無法做到這一點。 他們對查看指標和數字的細目不太感興趣，而更關心這些數字如何轉化為業務的投資回報率和收入。 作為負責撰寫博客文章和數字營銷其他方面的人，您生成的所有數據可能都很重要。 但是，執行團隊是否會找到您在製作時事通訊時運行的 AB 測試，或者它生成的打開次數和點擊次數是否相關？ 因此，在開始撰寫報告之前，問問自己：誰是我的聽眾，他們想知道什麼？ 例如，財務總監會想知道您的營銷支出如何促進銷售並影響底線。 另一方面，營銷主管希望了解不同營銷活動的概況，以及它們對轉化率、潛在客戶生成和其他盈利指標的影響。 了解您要向誰報告將有助於您計劃如何撰寫報告並調整語氣、語言和內容以更好地符合他們的期望。3. 決定你將包含哪些信息
這是我為報告構建大綱並找出要包含的數據點以確保報告相關且可操作的關鍵點。 當然，報告的範圍將取決於主題——社交媒體、付費廣告、搜索引擎優化、電子郵件等——以及你將從中獲取數據的平台數量。 然而，我發現創建大綱可以幫助我弄清楚如何構建信息流，並確定我需要去哪裡找到充實報告所需的數據、結果和資源。 大綱不必深入細節。 它應該只是您要根據報告的目的包含在報告中的關鍵部分和子部分的框架。 例如，您的大綱可能如下所示：
4.整理您的數據和視覺效果
既然我知道了我的報告的目的、我為之撰寫的受眾以及報告將涵蓋的內容，下一步就是開始收集報告所需的數據。 我通常會根據我之前製定的目標和大綱，列出我的報告中應該包含的相關指標列表。 接下來要做的是記下我將從中獲取每個指標和數據的平台。 然後我根據它們所屬的標題和副標題將所有這些信息添加到我的大綱中。 我建議創建視覺效果來配合您的數據，這樣您的報告就不會只是充滿無聊的數字和文本。 您可以使用圖表、圖像、圖形、圖標、信息圖表等來可視化您的內容並闡明您的數據所表達的觀點。 一旦完成所有這些，就該開始寫作了。5.起草報告內容
如果像我一樣，你是那種希望你的想法在你把它們寫到紙上之前就完美的人，你必須學會放棄完美並開始寫作。 您的報告初稿可能看起來有點粗糙，但之後您將有足夠的時間來完善它。 此時最重要的是充實所有要點並在頁面上組織數據。 起草草稿的方式會因報告的目標和內容而異，但遵循以下結構通常是一個很好的起點。總結您的主要發現
報告的第一頁應包含報告摘要。 突出顯示關鍵指標，以及您在考慮期間的營銷工作的成功與失敗。 解釋為什麼事情會變成這樣，你在執行活動的過程中遇到的問題，以及記錄的績效的主要收穫。 然後根據您的發現討論您將來要採用的策略。 摘要是讀者在您的報告中遇到的第一件事，它將決定他們是否會閱讀報告的其餘部分或將其扔掉，因此請盡可能地製作它。 但是，我建議您等到寫完報告的其他部分後再寫摘要。 這樣你就可以準確地概括文檔的內容。
2. 製作介紹
此部分是可選的。 我沒有將它包含在大多數報告中，尤其是那些打算供部門或公司內部使用的報告，因為目標讀者可能已經知道報告的內容。 但是，如果您的報告旨在供外部投資者或董事會閱讀，您可以使用介紹部分來解釋您的報告的內容、涵蓋的內容，並添加他們可能需要的任何其他額外背景信息。3.深入研究報告正文
報告正文是您鍛煉寫作肌肉的地方，因為它是最長的部分。 您之前收集的所有數據都將連同詳細的解釋、分析和基準一起插入，以便為數字添加上下文。 僅僅說您在上個月通過創建白皮書產生了 20% 以上的潛在客戶並保持這種狀態是不夠的。 你必須談論它是如何發生的，哪個特定的白皮書驅動了大部分線索，以及它有什麼特別之處。 解釋你的指標、成功，甚至是糟糕的結果，會讓讀者更好地了解正在發生的事情。 它將有助於對您的營銷活動所依據的策略建立準確的印象。 不要隱藏或歪曲負面數據。 誠實地說明是什麼原因造成的，並說明您打算如何解決它。 以這份報告為例，說明您如何深入研究報告的正文。 解釋導致結果的每個指標、數據，甚至可能的原因。
4. 推荐一個行動計劃
這是您報告的結尾部分，您可以在其中總結您的發現並討論它們對您公司的意義。 我想更進一步，推薦應該採取的後續步驟來提高性能並幫助企業獲得競爭優勢。 因此，如果在評估數據和結果後，您認為貴公司將從增加付費廣告預算或採取特定策略（如影響者營銷或發布新聞稿）中受益，請毫不猶豫地提出建議。 只要您的報告令人信服，並且您展示了自己的知識和專長，上級就很可能會接受並信任您的建議。 提示：您可以使用營銷報告模板來呈現您的數據並更明智地利用您的時間。6. 查看和編輯您的報告
編輯是撰寫報告的最後階段，也是我最喜歡的階段，因為這是讓我的文檔大放異彩的機會。 完成草稿後，我喜歡將其擱置幾個小時或幾天，這樣我就可以重新審視並以全新的眼光開始編輯。 這樣做可以讓我發現我在寫作時可能沒有註意到的錯誤。 通讀你寫下的內容，刪除任何看起來不必要或不相關的部分，以保持你的報告簡潔有效。 注意拼寫錯誤和語法錯誤並交叉檢查您的數據以確保准確性。 分解長文本塊並確保報告具有將所有信息聯繫在一起的連貫敘述。 交給你
您的報告應該展示您取得的進展，解決您遇到的問題，並分享可用於製定影響業務的決策的可行見解。 它是您武器庫中最強大的通信工具之一，您可以使用我在本文中列出的指南來學習如何使用它。 報告愉快！