提升您的電子郵件遊戲：如何撰寫可取得成效的電子郵件

你想知道如何寫一封令人印象深刻的電子郵件來建立關係並取得成果嗎？ 你來對地方了。 寫一封很棒的電子郵件類似於寫一份時事通訊——你必須構建你的信息，使用有效的語言，並進行完美的校對。 但是，電子郵件有一些獨特的細微差別，可以區分最終被扔進垃圾桶的草率、不專業的消息和在擁擠的收件箱中脫穎而出、寫得很好、有效的電子郵件。在本指南中，我們將分享一個循序漸進的綱要，通過解決這些要點和其他最佳實踐來幫助提升您的電子郵件遊戲水平。 讓我們開始吧。

第 1 步：創建電子郵件大綱

您的電子郵件可能是您與收件人聯繫的唯一機會，因此必須：

• 知道您想通過電子郵件傳達什麼
• 使電子郵件副本與核心信息保持一致——優化每個詞以便收件人採取預期的行動

實施這些指示的最簡單方法是定義電子郵件的目的並創建其外觀的大綱。

了解收件人

你在給誰寫郵件？ 是出於商業原因嗎？ 你以前接觸過這個人嗎？ 如果你正在寫一封冷電子郵件，使用正式的語言和語氣是有道理的，因為這是你第一次聯繫收件人。 同樣，給朋友或與您有一段時間業務往來的人發送電子郵件時，使用隨意或友好的語氣是合適的。 然後考慮您希望收件人採取的行動。 您是想共享信息、邀請他們參加活動、安排會議還是做其他事情？ 定義電子郵件背後的意圖將幫助您設置正確的語氣並正確地表達您的電子郵件。

定義您的電子郵件主題

為了讓您的電子郵件從收件人收件箱中的所有混亂中脫穎而出，您需要掌握簡潔、引人注目的文案藝術。 要做到這一點，您必須首先確定您電子郵件的目的和目標——並堅持下去。 您可能很想把貴公司的所有優點都包括在內。 想一想：您的品牌故事、客戶的推薦以及在貴公司工作的專家。 但是您的電子郵件不是所有這些信息的地方。 也許當您寫博客或公司的“關於我們”頁面時，但絕對不是電子郵件。 例如，如果您希望收件人安排一次會議，請不要給他們您的簡歷、關於您公司的介紹以及它所取得的一切成就。 相反，簡單介紹一下自己並告訴他們你的產品可以為他們解決的痛點。 您希望在不分散接收者註意力的情況下提供價值。

創建心理電子郵件大綱

確定電子郵件的受眾和目的後，請考慮以下問題，在腦海中勾畫出您的電子郵件應該是什麼樣子的：

• 您是否有正確的收件人電子郵件地址？
• 什麼語言或觸發點可以讓收件人按照電子郵件的預期目標採取行動（例如，報名參加網絡研討會或安排會議）？
• 是否需要包含附件，例如案例研究、Google 文檔或業務報告？
• 您應該添加號召性用語 (CTA) 還是鏈接？ 如果是，有多少？
• 您的電子郵件必須涵蓋的最重要的要點是什麼？
• 屏幕截圖或圖像是否有助於進一步闡明這些要點？

你應該有一個簡短的大綱來指導你在這個階段的寫作過程。 您還可以將大綱轉換為模板或將其用作清單，這樣您就不必在編寫電子郵件時從頭開始。

第 2 步：撰寫引人注目的電子郵件主題行

作為收件人看到的第一件事，您的電子郵件主題行決定了他們是否會打開您的電子郵件。 研究表明，47% 的電子郵件收件人打開電子郵件，69% 的人將電子郵件報告為垃圾郵件——所有這些都完全基於主題行。 此行應該足以吸引收件人打開電子郵件。 但是，與此同時，它應該預覽您要傳達的信息。 如果您的主題行無法引起人們的興趣，您的電子郵件最終將被扔進垃圾箱。 實際副本寫得有多好並不重要。 以下是一些需要牢記的最佳實踐：

電子郵件主題行最佳實踐

• 保持簡短，不超過 9 個單詞和 60 個字符。 否則，您的主題行可能會在收件箱中被刪減。

示例：停止在{Prospect Pain Point} 上浪費時間

• 用一句話突出您的電子郵件的目的。 提供一個特定的掛鉤來傳達您的產品的好處或引起他們對特定交易的注意。

示例：請求您出席{Event}

• 請明確點。 避免含糊不清的語言或絨毛。

示例：最後機會！ 今年夏天{Product Name}的{Offer or Discount}

• 添加個性化風格。 考慮使用收件人的名字來引起他們的注意。

示例： {Mutual Contact Name} 建議我聯繫您，{Recipient Name}

• 使用強詞奪理來觸發行動。 如果你從動作動詞開始就更好了。

示例：了解 {Task Name} 的更好方法專業提示： 免費試用 CoSchedule 的主題行測試器，幫助創建引人注目的主題行。

第 3 步：問候電子郵件收件人

您的電子郵件應以合適的問候語開頭，其中包括稱呼和開場白。 讓我們快速討論如何使每個元素正確。

用稱呼設定正確的語氣

您選擇的稱呼應視情況而定。 例如，如果您正在寫一封正式的電子郵件，“親愛的{收件人姓名}”是開始您的郵件的更好方式。 但是，如果您要向認識的人發送電子郵件，則最好使用“您好{收件人姓名}”或“您好{收件人姓名}”。 不要拼錯某人的名字或用錯誤的稱呼稱呼他們。 這在發送冷電子郵件時尤為重要，因為它決定了您收到回复的可能性。 商務教練芭芭拉·帕切特 (Barbara Pachter) 建議在她的《商務禮儀要點》一書中摒棄非正式的表達方式，例如“嘿”和“喲”。以下是一些應避免的稱呼“禁忌”：

• 過於正式的稱呼，例如“先生”和“女士”
• 使用通用且平淡的開場白，例如“可能涉及的人”
• 特定時間的問候語，例如“早安”或“晚安”（如果您不知道收件人的時區）
• 表示收件人的職位（Dear job_title）
• 以感嘆號結尾（'Hi Nathan!!!'）

想出一個引人注目的開場白

此時，您只有七秒鐘的時間來吸引收件人的注意力並迫使他們繼續閱讀您電子郵件的其餘部分。 強有力的開場白是吸引讀者註意力的門票，就像這樣： 如果您要介紹自己，請以能激起收件人興趣的內容作為開場白。 這是一個電子郵件模板，其中提到合作機會如何使收件人受益： 以下是編寫電子郵件介紹時可應用的一些標準最佳實踐：

• 將您的介紹限制在 1-2 句話之內。
• 避免添加不相關的信息或不必要的細節。
• 考慮超鏈接您的 LinkedIn 個人資料或網站，以提供更多關於您自己的背景信息。
• 如果您之前見過收件人或與收件人談過話，請簡要提及該實例以找到共同的接觸點。

避免發送讓讀者覺得他們是眾多收件人之一的籠統介紹。 相反，做一點研究（想想：查找社交媒體資料或參考共同的同事）來添加個性化的接觸。 如果您要向認識您的人發送電子郵件，請跳過此部分。 在這種情況下，先說一句愉快的話（例如，“祝你今天過得愉快！”）然後直奔身體。

第 4 步：編寫電子郵件正文

這是您的電子郵件中最有趣的部分，您將在其中分享完整的信息。 您的讀者可能沒有時間閱讀冗長的電子郵件。 如果您不希望他們瀏覽您的信息（或完全跳過），請保持簡短並切中要害。 使用 BLUF 策略幫助他們了解您的電子郵件的意圖，這涉及預先寫下您的底線以快速回答收件人的 5W：誰、什麼、哪裡、何時和為什麼。 這是一個很好的例子： 來源 您還應該優化您的電子郵件以提高可讀性和可掃描性。 以下是編寫優秀電子郵件正文的一些技巧：

• 保持句子和段落簡短
• 盡可能添加要點
• 避免技術術語和絨毛
• 使用標準格式； 使用粗體、斜體和下劃線突出重點
• 不要假設讀者的知識； 始終分解您的文本並提供必要的信息

誠然，電子郵件的正文部分可能很棘手。 最好的寫法是：

1. 考慮您電子郵件中的主要內容
2. 考慮您希望收件人採取的特定 CTA
3. 寫電子郵件，確保您添加的每一行都可以幫助您解決上述兩個問題

第 5 步：以有影響力的 CTA 和簽字結束

如何結束電子郵件與如何開始同樣重要。 傳達您的消息後，不要讓收件人懸而未決。 用一到兩句話總結所有內容，並添加一個 CTA，告訴他們接下來的步驟。 例子包括：

• 是否可以安排一次喝咖啡的會議來進一步討論這個問題？
• 請回复此電子郵件並提供所需信息。
• 請在我的 Calendly 中預訂一個時段來安排有關此的電話。

確保您的 CTA 具有說服力，並突出了行動的重要性。 正確地做到這一點，您將很有可能獲得積極的回應。 然後根據您電子郵件的目的和與收件人的關係添加結束語（例如，“期待與您合作”或“等待您的積極回應，以進一步發展”）和結束語。 思考：

• 此致
• 溫暖的問候
• 問候
• 真摯地
• 最好的
• 親切的問候
• 謝謝
• 乾杯
• 尊敬
• 一會再聊

不要忽視你的結語。 錯誤的簽字會給人留下不好的印象，讓你看起來不專業或過於熟悉。

第 6 步：校對和編輯您的電子郵件

想像一下，花費數小時製作完美的電子郵件，卻因為充滿語法錯誤而被忽略。 這就是校對電子郵件非常重要的原因。 但是僅僅校對是不夠的； 您還應該確保您的電子郵件副本聽起來很人性化。 以下是一些電子郵件文案寫作技巧，可讓您的電子郵件文案有力且可操作：

避免重複

大聲朗讀你的句子。 你是否在同一段中重複單詞，甚至可能在一個句子中？ 雖然這不是最糟糕的寫作冒犯，但它會使您的文案聽起來重複並讓讀者感到厭煩。 請留意以下最常重複的詞：

• 僅有的
• 信息
• 還
• 只是
• 物品
• 命令
• 甚至
• 要求
• 報告
• 總是

您還可以在點擊“發送”之前讓同事運行您的副本。 第二雙眼睛將幫助您刪除您可能錯過的過度使用或重複的單詞。

使用牛津逗號

在考慮如何撰寫電子郵件時，人們通常會歡呼或避開牛津逗號。 您可能對此也有一些強烈的意見，但在電子郵件中使用它們通常是個好主意，以避免混淆或溝通不暢。

修剪過長的句子

我們經常收到的電子郵件就是這些巨大的文本塊。 但是，您有多少次只是瀏覽它而不是通讀整篇文章？ 將難以理解或不清楚的句子替換為專注於手頭問題的簡潔句子，以獲得滿意的回應——或任何回應。 以 CTA 結尾，以便讀者知道下一步該做什麼，並明確表示您願意接受問題和後續跟進（如果需要）。

檢查格式和字體

如果您收到以下電子郵件，您將如何反應： 可能刪除它並假設它是一個騙局，對吧？ 在您的電子郵件中添加圖像或 GIF 並沒有錯，但是有一種方法可以做到這一點，因此它看起來不會分散注意力或不和諧。 例如，使用幾種不同的字體大小和顏色會讓人感覺不知所措。 您的信息可能會因大量爭奪讀者註意力的元素而丟失。 通常，堅持使用一種字體樣式、大小和顏色會更好。

健全的人

您的收件人是真實的人，因此請使用聽起來像您會說的話的語言。 寫出聽起來像機器人輸入的句子或直接來自維多利亞時代的句子不會對您獲得讀者的良好回應有任何幫助。 相反，給你的電子郵件一個更自然的效果。 寫作時，就好像與你交談的人坐在你旁邊的咖啡店裡。 例如，與其說“你好，我希望你住的地方天氣晴朗”，不如說“嗨，希望你這邊一切都好​​。”

第 7 步：使用專業的電子郵件簽名

雖然不是必需的，但專業的電子郵件簽名有助於確定您的真實性。 它還為收件人提供有關您的角色和公司的更多背景信息。 以這個為例： 它包括個人的：

• 爆頭
• 全名
• 角色
• 公司
• 網站
• 聯繫信息
• 鏈接到社交媒體資料

聯絡所需的一切都集中在一個地方。 聰明，對吧？ 此外，大多數電子郵件服務和平台（如 Gmail 和 Outlook）都允許您將自動電子郵件簽名附加到每封電子郵件，因此您不必為每封電子郵件手動添加它們。 當然，您始終可以根據電子郵件的目的進行更改以獲得更好的回复，並包含滿足您的目標的其他信息。

輪到你發送一封優秀的電子郵件了

寫好電子郵件是一門需要時間的藝術，但如果您勤奮地遵循我們的流程，您會發現您的打開率和點擊率有了顯著提高。 這是為了讓你得到更好的回應！