產品經理必須準備的 10 個最重要的文件

與工程部門的書面溝通更為出色，因為它在整個產品團隊中更加一致，更加持久，並且提高了責任感。” ——本霍洛維茨

正如本·霍洛維茨 (Ben Horowitz) 恰當地總結的那樣，書面交流就像一條河流，將與之接觸的每個人都沉浸其中。 在業務場景中也是如此。

事實上，書面交流是一種更統一的方式來交換每個團隊成員都應該了解的軟件信息。 這就是產品經理花時間維護與軟件相關的每項任務的文檔的原因。

據了解，為眾多流程創建多個文檔有助於使整個開發流程井井有條，避免因誤解而導致的意外問題。

為了確定文檔對產品經理的重要性，讓我們看看這樣做的一些好處。

為什麼產品經理應該關注文檔？

• 制定精確的產品願景——文檔幫助產品經理確定圍繞主要產品的項目中所有“為什麼”的答案。 編寫所有內容有助於產品經理做出關鍵決策，並在一開始就得到諸如“產品是為誰設計的？”等問題的答案。 ”和“為什麼需要開發應用程序？”。 這消除了任何混淆和錯誤的機會。

• 規劃的主要幫助—— “你不能假設你的產品是最好的解決方案——你需要為它做好計劃。” 現在，首先，計劃是最重要的。 當經理通過創建故事、衝刺和目標以清晰而雄辯的方式記錄他們的願景時，整個開發團隊就能夠創建一個符合用戶需求的軟件。

• 支持及時執行——如果計劃沒有按時以正確的方式實施，計劃將是徒勞的。 要將應用程序願景轉變為真實且運行良好的應用程序，產品經理使用文檔並與設計師、工程師等建立書面溝通，以推動他們朝著正確的方向前進並執行明確的計劃。

• 讓團隊成員負責——通過保持與產品相關的所有任務的文檔完整無缺，產品經理可以訪問有關團隊成員正在做什麼的大量信息，並使他們對他們的任務份額負責。 記錄一切，讓事情變得簡單和透明。

• 客戶的需求得到滿足——通過記錄從應用程序創意到規劃的所有內容，產品經理可以輕鬆訪問應用程序中應包含的功能以及每個功能必須執行的功能。 之後，他們可以以詳細而清晰的方式將此評估傳遞給團隊，以便最終產品正是用戶所需要的。

產品經理最常用的文檔

1. 競爭分析文件

“了解您的實際優勢的一種方法是進行競爭分析。”

競爭分析包括對競爭對手的產品和服務、市場份額及其優勢和劣勢的研究。 準備一份包含所有上述參數的競爭分析文件，以與整個開發共享。 產品經理只有在廣泛研究競爭對手之後，才能最終確定他們的應用程序或軟件會是什麼樣子。

文檔中的競爭對手的表格可能看起來像這樣：

• 參賽者姓名
• 參賽者網站的 URL
• 它擁有的精確用戶數量（估計其產品和服務的有效性）
• 競爭對手在市場上的存在時間
• 競爭對手的具體情況和專長
• 服務/產品成本
• 雜項說明

由於產品經理執行多種類型的分析，因此文檔中的內容可能會有很大差異。 其中一些突出的是能力分析、競爭格局、競爭差異分析、可模仿性階梯和價值主張分析。

2. 產品戰略和願景文件

產品願景描繪了我們正在努力創造的產品的未來。 它可以是故事板、敘述或原型的形式，旨在激發團隊、投資者和合作夥伴對產品的興趣。

產品策略是在實現最終產品之前要創建的產品序列。

有能力的產品經理的最佳技能之一是創建產品願景，但不僅如此。 他們還需要製定引人注目的產品策略，以便對產品有清晰的認識。 產品願景必須是鼓舞人心的，產品策略必須是非常有目的性的。 因此，創建文檔是為了記錄與探索產品可能變成什麼樣以及如何將願景變為現實相關的所有數據。 首先，這些文件與利益相關者共享以獲取反饋。

3. 規格和產品需求文件 (PRD)

產品需求文檔是一種將應用程序的不同元素集中在一個位置的一站式文檔。 規格文檔是最常見的文檔類型，其中包含對應用程序功能的描述等。

每個 PRD 可能彼此不同。 這些文檔概述了研究問題陳述、成功指標、 MVP 功能列表、工程實施細節等。

PRD 結合了產品全貌中的每一步，以及是否包含或排除某些功能並識別任何潛在問題的選擇。 產品經理可視化項目開發過程所需的時間，了解開發過程所需的預算，並使用此文檔在客戶和開發團隊之間形成相互全面的理解。

4. OKR、KPI、成功指標

OKR，Objective & Key Result 的首字母縮寫詞，是產品經理用來建立目標然後訪問正在進行的產品開發過程的結果的一種方法。 目標引導團隊朝著目標前進，結果表明目標是否實現。 它包括在這個過程中回答的兩個問題——“你想去哪裡？” 和“你有沒有到達那裡？”

鑑於，KPI（關鍵績效指標）是對正在進行的開發過程成功的一種績效衡量。 KPI 的一些示例是銷售中的客戶生命週期價值和試用客戶轉化率、營銷中的 Web 流量和轉化率等。相應的文檔包含所有這些目標及其在此過程中實現的結果。

5. 路線圖文件

圖片來源：產品計劃

路線圖是產品經理應該保留的主要和關鍵文件之一。 路線圖是讓團隊了解產品重要性的一種方式。

產品經理制定產品生命週期，解釋在何時以及如何進行整個過程需要做什麼。 路線圖是為成功創建軟件或應用程序而開發的所有項目的編譯文檔。 這是整個團隊都遵循的產品經理創建的路徑。 這些可以創建為 Word 文檔和卡片組。

6. 設計和原型文件

第一次很難確定一些東西。 產品設計也是如此。 最初的想法可能不是最終的想法，因為在此過程中會發生數千種變化。 因此，產品經理需要保留一份文檔，其中包含產品設計中所做的所有更改和變更。

與工程師或設計師相比，產品經理的產品原型設計截然不同。 在原型設計中，產品經理設定正確的期望並為團隊鋪平道路。

如果您想知道為什麼產品經理需要創建應用程序原型文檔，那麼看看這樣做的一些好處 -

• 消除誤解的風險
• 快速迭代
• 在流程早期對概念進行論證
• 提高技術反饋的質量

7. 用戶旅程和故事文檔

用戶故事和客戶旅程圖是有助於順利開發任何應用程序或軟件的兩個重要工具。 產品經理為這兩個角色創建和管理文檔，以記錄每一個小細節。

在用戶故事文檔中，探索了用戶使用特定功能的原因的可能性。 產品經理創建每個可能的催化劑的文檔，這些催化劑會引導用戶使用應用程序的功能。 我們可以將其視為微觀層面的用戶旅程。

而在用戶旅程中，從購買/下載產品到使用其功能的整個用戶體驗都映射在一個文檔中。 這有助於產品經理進一步向他們的團隊和相關方（利益相關者等）解釋，並建立他們對產品的信任。

8. 發行說明和範圍

圖片來源：產品計劃

顧名思義，發行說明是隨即興應用程序的發布而發布的文檔。 產品經理彙編此文檔是為了通知用戶有關新規範、已修復的錯誤以及升級後的應用程序廣告。 沒有兩份文件是相同的，因為應用程序彼此差異很大。

範圍說明也稱為工作範圍文件。 在這種情況下，管理人員繪製出應用程序或軟件擁有的功能範圍。 這些功能將促進什麼等等。

9. 內部指南和常見問題解答

這些私人內部常見問題解答是為利益相關者準備的，以便他們隨時了解整個產品開發過程。 這些常見問題解答的格式非常簡化。 這可能擁有具有強大 UX 組件的產品的線框或用於劃分線框文檔的鏈接。

這些內部指南包含有關在開發過程中如何工作的所有數據。 它具有對產品經理很重要的兩個功能——確保以一種便於成員之間輕鬆交接的方式記錄數據，並作為面向外部角色的參考，以協助客戶，如銷售、營銷、客戶支持和什麼的。

10. 面向客戶的指南

面向客戶的指南是簡單的用戶手冊文檔。 創建包含有關如何使用已開發應用程序的說明的文檔落在產品經理的肩上。

如果沒有這個，用戶可能會發現自己在如何操作產品方面陷入混亂，至少在初始階段，直到他們自己弄清楚流程。 因此，很清楚為什麼該文檔如此重要，以至於它是產品經理最常用或創建的文檔之一。

最後的想法

總而言之，這些是稱職的產品經理為了享受有效的產品管理流程而最常使用的前 10 個文件。

{查看產品經理用來解釋管理概念的 5 個最佳圖表}

通過將任務的信息分離到不同的文檔中，它們消除了任何誤解和差異的可能性。 它呈現了一個高度組織化和流暢的開發過程，每一個小步驟都被記錄下來。

經常問的問題

問：項目經理應該保留哪些文件？

眾所周知，保存文檔對於任何熟練的產品經理來說都是必需的。 問題是哪些文件是重要的。 因此，這是每個產品經理保留的重要文件列表。

• 競爭分析文件
• 產品戰略和願景文件
• 規格和產品需求文件 (PRD)
• OKR、KPI、成功指標
• 路線圖文件
• 設計和原型文件
• 用戶旅程和故事文檔
• 發行說明和範圍
• 內部指南和常見問題解答
• 面向客戶的指南

問：應該花費多少時間進行計劃？

花在計劃上的平均時間百分比是 10%

問：MRD 和 PRD 有什麼區別？

雖然有時這兩個術語可能會互換，但它們本質上是不同的，並且服務於不同的目的。

MRD 被稱為市場需求文件，用於闡明目標市場、用戶和買家資料的重點定義。 它是討論用戶需求和願望的文件。

鑑於 PRD 是將產品的所有不同元素集中在一個位置的一站式文檔。 該文檔定義了產品的廣度和範圍，以便整個開發團隊知道如何開發產品。

問：是什麼讓 PRD 好？

PRD 是一份重要的文件，因為它有助於描繪出什麼以及如何開發產品的全貌。