項目評估過程：定義、方法和步驟

至少可以說，管理具有大量活動部件的項目可能具有挑戰性，但項目評估旨在使流程變得更加容易。 每個項目都從仔細的計劃開始——這為項目的執行階段奠定了基礎，而估算、計劃和時間表指導項目團隊完成任務和可交付成果。

但是，即使有了項目評估流程，成功管理項目也並不像聽起來那麼簡單。 項目經理需要在整個項目生命週期中跟踪成本、任務和時間，以確保一切按計劃進行。 為此，他們利用項目評估流程並利用項目管理軟件來幫助管理團隊的工作，以及計劃和評估項目績效。

什麼是項目評估？

項目評估是衡量項目、項目群或項目組合成功與否的過程。 這是通過收集有關項目的數據並使用允許評估人員發現績效改進機會的評估方法來完成的。 項目評估對於讓利益相關者了解項目狀態以及可能需要對預算或進度進行的任何更改也至關重要。

ProjectManager 是一款功能強大的項目管理軟件，具有項目評估過程所需的所有跟踪和報告功能。 我們的實時儀表板可讓您跟踪成本、任務和預算，並且可以在幾分鐘內創建報告。 今天就免費開始吧！

項目的每個方面，例如成本、範圍、風險或投資回報 (ROI)，都經過衡量，以確定項目是否按計劃進行。 如果有道路顛簸，這些數據可以告知項目如何改進。 基本上，您是在向項目提出一系列問題，旨在發現什麼是有效的、可以改進的以及該項目是否有用。 項目儀表板和跟踪器等工具通過使關鍵數據隨時可用，有助於評估過程。

項目評估過程與項目本身一樣長。 但是，當涉及到項目管理科學時，項目評估可以分為三種主要類型或方法：項目前評估、持續評估和項目後評估。 讓我們看一下項目評估過程，它需要什麼以及如何改進您的技術。

項目評估標準

項目評估標準的具體細節因項目或組織而異。 一般而言，項目評估過程會跨越項目約束，包括時間、成本、範圍、資源、風險和質量。 此外，組織可以添加自己的業務目標、戰略目標和其他指標。

項目評估方法

項目中最需要評估的地方有三點。 雖然您可以隨時評估您的項目，但這些都是您應該正式安排流程的地方。

1. 項目前評估

從某種意義上說，當您編寫項目章程以向利益相關者推銷時，您正在預先評估您的項目。 如果你首先沒有評估一個新項目，你就無法有效地計劃、安排和控制一個新項目。 項目前評估是您在執行項目之前確定項目有效性的唯一可靠方法。

2. 正在進行的項目評估

為確保您的項目按計劃進行並達到您設置的所有日程安排和預算里程碑，您必須不斷實時監控和報告您的工作。 只有使用項目指標，您才能衡量項目的成功與否，以及您是否達到了項目的目標和目的。 強烈建議您使用項目管理軟件進行實時和持續的項目評估。

3. 項目後評價

將此視為事後分析。 項目後評估是當您檢查項目的文書工作，採訪項目團隊和原則並分析所有相關數據，以便您了解哪些工作有效，哪些出錯了。 只有發展出這幅清晰的畫面，才能解決即將到來的項目中的問題。

項目評估步驟

無論您選擇何時進行項目評估，該過程總是有四個階段：計劃、實施、完成和報告分發。

1. 規劃

此步驟的最終目標是創建項目評估計劃，該計劃解釋了您組織的項目評估過程的所有細節。 在規劃項目評估時，重要的是要確定利益相關者以及他們的短期和長期目標是什麼。 您必須確保項目的目標和目標是明確的，並且確定標準以告訴您這些目標和對像是否得到滿足是至關重要的。

因此，您需要編寫一系列問題來向利益相關者提出。 這些查詢應包括項目框架、最佳實踐和決定成功的指標等主題。

通過將利益相關者納入項目評估計劃，您將在項目過程中獲得指導，同時與利益相關者建立關係。 他們將在整個項目階段從您那裡獲得進度報告，並且通過建立這種初始關係，您可能會贏得他們的信念，即您可以使他們滿意地管理項目。

2. 實施

在項目運行期間，您必須監控所有方面，以確保您符合進度和預算。 在項目期間您應該監控的一件事是完成的百分比。 這是您在創建狀態報告和與您的團隊會面時應該做的事情。 為確保您步入正軌，請讓團隊負責及時交付任務並維護基線日期以了解任務何時到期。

不要忘記關注質量。 如果產品很差，您是否在分配的時間範圍內交付項目並不重要。 保持質量審查，不要委派該責任。 相反，自己承擔。

與項目預算保持密切關係與跟踪進度和質量一樣重要。 密切關注成本。 它們會在整個項目中波動，所以不要驚慌。 但是，如果您發現需要更多資金，請保持透明。 盡快讓您的指導委員會知道，這樣就不會有意外。

3. 完成

完成項目後，您還有工作要做。 您需要獲取在評估中收集的數據並從中學習，以便您可以解決在此過程中發現的問題。 弄清楚你在評估中學到的東西的短期和長期影響。

4. 報告和傳播

評估完成後，您需要記錄結果。 為此，您將創建一份項目評估報告，這是一份為未來提供經驗的文檔。 將您的報告提交給您的利益相關者，讓他們了解項目的最新進展。

你將如何傳播這份報告？ 您的組織中可能已經為此建立了協議。 也許利益相關者更喜歡召開會議來面對面地獲得結果。 或者，也許他們更喜歡帶有易於閱讀的圖表和圖形的 PDF。 確保您了解您的受眾並為他們量身定制您的報告。

項目評估的好處

項目評估始終是可取的，它可以為您的組織帶來廣泛的好處。 如上所述，有許多方面可以通過項目評估過程來衡量。 由您和您的利益相關者決定要考慮的最關鍵因素。 以下是實施項目評估過程的一些主要好處。

• 更好的項目管理：項目評估可幫助您在管理成本、任務、資源和時間時輕鬆找到需要改進的地方。
• 提高團隊績效：項目評估使您可以跟踪團隊的績效並增加責任感。
• 更好的項目規劃：幫助您將項目基線與實際項目績效進行比較，以便更好地進行規劃和估算。
• 幫助利益相關者管理：與利益相關者建立良好的關係是項目經理成功的關鍵。 創建項目評估報告對於保持更新非常重要。

ProjectManager 如何改進項目評估流程

要將您的項目評估提升到一個新的水平，您需要 ProjectManager，這是一個在線工作管理工具，帶有實時儀表板，可提供實時數據，以便您可以監控現在發生的事情而不是昨天發生的事情。

使用 ProjectManager 的實時儀表板，可以實時測量項目評估，讓您隨時了解最新情況。 然後這些數字顯示在彩色圖形和圖表中。 過濾數據以顯示您想要的數據或向下鑽取以獲得更深入的圖片。 這些圖形和圖表也可以通過按鍵共享。 您可以跟踪工作量和任務，因為您的團隊正在實時更新他們的狀態，無論他們身在何處以及在他們完成工作的任何時間。

使用 ProjectManager 的實時儀表板進行項目評估，可以在項目發展過程中輕鬆完成評估過程。 之後它還提供了有價值的數據。 如果使用正確的工具，項目評估過程甚至會很有趣。 隨意使用我們的自動化報告工具快速構建傳統項目報告，讓您提高評估過程的準確性和效率。

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