每個團隊都應該使用的 13 種內部溝通工具

溝通是大多數組織的核心。

這就是你傳遞指令的方式。 這就是你解決問題的方式。 這就是你表達擔憂的方式。 這就是你建立聯繫的方式。

這就是一切。

因此，如果您的內部溝通策略不起作用——或者它沒有像您希望的那樣有效——它可能會給您的業務帶來很大的問題。

幸運的是，有很多內部溝通工具可以幫助您解決這些問題。

最好的內部溝通工具

那麼最好的內部溝通工具是什麼？

1. Slack（最好的聊天應用）。

有時，問一個快速的問題並得到一個快速的答案是很好的。 或者與最親密的同事就一個小問題展開公開討論。 每當您需要進行快速、非正式的對話時，聊天應用程序都是理想的選擇。

如今，Slack 是商務聊天之王——它並不適合所有人，而且它只提供一些交流工具，但它是一個很好的入門方式。

2. Gmail（最好的電子郵件客戶端）。

我是電子郵件的忠實擁護者，因為它可靠，它會留下對話的永久記錄，而且很容易追踪。 在我看來，Gmail 仍然是電子郵件領域的佼佼者。

查看我對最佳電子郵件客戶端的排名。

如果您想充分利用 Gmail，那麼像 EmailAnalytics 這樣的分析工具是完美的——它可以幫助您跟踪和分析團隊的所有電子郵件活動，最終幫助您的團隊（甚至整個組織）提高工作效率。

3. Jostle（最好的內網工具）。

Intranet 的功能類似於一個集中式樞紐，所有員工都可以在其中以他們選擇的任何方式進行通信。 在 Intranet 中，您可以共享文件，例如照片、文檔和視頻，您可以為組織內的不同人群設置特定渠道，並且可以在涉及程序更新和其他高級更改時簡化消息傳遞.

Intranet 軟件的最佳示例之一是 Jostle，它提供了全面的內部業務通信功能。

4. Google Groups（用於公司通訊）。

通常，您需要通過員工通訊同時向整個團隊傳達特定信息。

您不需要特定的平台來幫助您做到這一點； 您可以使用基本模板和現有的電子郵件平台來管理您的公司通訊。

5. Dropbox（用於文件共享）。

您還需要某種方式與您的員工（以及您的客戶和外部合作夥伴）共享文件。

存儲文件、進行備份、邀請其他協作者訪問文件，甚至將文件發送給其他人，通常都可以在同一位置進行處理。

如果您有一套可用的工具，例如通過 Google Workspace 或 Office 365，您可能會有多個文件共享選項； 否則，您可以爭取獲得像 Dropbox 這樣的專用文件共享平台。

6. Google Workspace（用於任務協作）。

協作平台非常適合同時處理項目。 如果您有兩名員工需要同時處理同一個電子表格或製作共享的幻燈片演示文稿，他們需要能夠幫助他們避免重複工作並協調工作的工具。

Google Workspace 可以說是該領域的主要競爭對手，因為它們為 Google 文檔、電子表格、演示文稿等提供直觀的協作工具。

7. Loom（用於屏幕錄製）。

想要直接與您的員工交談，而無需打開對話或撰寫公司通訊？ 您可以創建、託管、流式傳輸和錄製視頻以完成工作。

向公司錄製聲明或製作培訓視頻； 您的員工可以在方便時觀看和重新觀看這些視頻。

Loom在這裡是個不錯的選擇。

8. 縮放（用於視頻聊天）。

電子郵件對話和書面聊天在典型對話中沒有肢體語言和語調提示——這就是為什麼視頻聊天對大多數團隊來說是一個很好的補充。

只要您的視頻提要不受延遲和技術問題的影響，它就是一種快速且有益的交流方式。

目前，Zoom 是最流行的公司內部視頻通信工具之一。

9. Asana（用於項目協作和管理）。

項目管理平台允許您集中內部溝通、確定任務（和截止日期）、在項目展開時討論項目，甚至傳達指令。

市場上有很多很棒的團隊管理工具，但 Asana 是我的最愛。

10. Joomla（用於論壇）。

內部論壇的功能就像公共論壇一樣，讓員工有機會提出問題、發起討論並共同解決問題。

您也許可以為此使用您的 Intranet 平台，但您也可以使用 Joomla 之類的工具專門為此目的創建一個論壇網站！

11. Audacity（創建播客的最佳工具）。

播客是與大眾交流的好工具。 但它也經常被忽視為員工最好的內部溝通工具之一。

貴公司的 CEO 或其他領導者可以定期主持播客，討論公司的未來、最近有影響力的決定，甚至採訪不同的員工，這樣內部文化就會變得更強大。

最重要的是，您不需要任何花哨的工具即可開始 - 只需一些基本的錄製和編輯軟件（如 Audacity）。

12.甜甜圈（用於在遠程工作世界中帶回飲水機對話）。

您是否曾經錯過與隨機同事進行的“飲水機”對話，這些對話可以幫助您建立聯繫並更好地了解您的同事？

某些團隊凝聚力插件和其他內部溝通工具專注於恢復這種偶然性——並在此過程中提高公司文化的強度。

例如，Donut 可用於幫助您公司的員工相互聯繫，並在原本不會出現的情況下進行真實的人際對話。

13. TinyPulse（用於員工調查）。

員工調查使您能夠獲得有關業務的重要反饋，了解員工的感受，並最終獲得如何對組織做出更積極改變的方向。

即使是一些定期分發的簡單問題，也可以從根本上使您的業務變得更好。

如果您有 Google Workspace，Forms 是一個很好的工具； 否則，您可以使用 TinyPulse 等專用調查工具。

更好的內部溝通的好處

很難誇大內部溝通工具的價值。

通過更好的內部溝通，您將看到：

• 生產率。 當人們擁有良好的溝通工具來紮根並與他人聯繫時，他們會更快地工作並完成更多工作。
• 效率。 糟糕的溝通工具，或缺乏內部溝通工具，可能會導致浪費時間和精力。 當您擁有正確的基礎架構時，一切都會運行得更加順暢。
• 更少的錯誤。 您有多少次因為溝通錯誤而錯過了最後期限或搞砸了訂單？ 更好的內部通信工具不會將您的錯誤率降低到零，但它們可以顯著降低錯誤率。
• 企業文化強化。 內部溝通還涉及建立和加強您的公司文化、建立團隊凝聚力以及在各個層面加強組織的核心價值觀。
• 一致性。 您的員工溝通得越多，您在員工隊伍中以及在您的底線結果中看到的一致性就越高。
• 員工士氣。 良好的內部溝通工具甚至可以提高員工的士氣。 有了更多的聯繫和更多的溝通選擇，員工會感到更加自信，並感覺更“適合”工作場所。

準備好將貴公司的內部溝通提升到一個新的水平了嗎？

驚人的。 我們準備提供幫助。

我有一個完美的下一個工具可以添加到您的武器庫中：EmailAnalytics。

使用 EmailAnalytics，您將能夠查看整個團隊的電子郵件活動，包括他們每天發送和接收的電子郵件數量、他們的主要發件人和收件人，以及他們的平均響應時間。

這是檢查您的溝通效率並做出積極改變以改善您的內部基礎設施的理想方式。

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