計算和改進潛在客戶響應時間的 12 種方法

你有線索。 那太棒了。

但接下來發生的事情將為您的整個銷售互動定下基調——並在您最終是否完成銷售方面發揮重要作用。

一個關鍵變量有很多影響——您的潛在客戶響應時間。

那麼，什麼是潛在客戶響應時間，為什麼它對您的銷售策略如此重要？

很高興你問！

什麼是潛在客戶響應時間？

潛在客戶是對您的產品或服務表示興趣的人。

換句話說，這是一個已經證明自己是可行的銷售目標的人。 這與潛在客戶不同，後者適合您的目標客戶的模式，但尚未表示出興趣。

那麼，潛在客戶響應時間是您的銷售人員響應潛在客戶所需的時間。

通常，這指的是初始消息； 如果潛在客戶聯繫到您的企業，他們必須等待多長時間才能收到某人的回复？

或者，銷售人員需要多長時間才能聯繫到對您的產品表示興趣並因此成為潛在客戶的人？

潛在客戶響應管理有多重要？

您可能已經知道潛在客戶響應時間和潛在客戶響應管理很重要。 而且響應時間越短越好。

但它們到底有多重要？

如果您可以縮短平均潛在客戶響應時間，您會看到更高的成交率。 一項研究發現，所有銷售額的 35-50% 流向了最先響應的供應商。 另一個發現，如果您在一小時內做出回應，您的潛在客戶關閉率會上升 700%。

如果一個潛在客戶接觸到多個競爭企業，其中一個響應迅速而其他企業滯後，那麼早期響應者可能會贏得業務。

這有很多原因，包括大多數客戶重視服務這一事實。 你的及時性和即時性得到了回報。

同樣，如果您等待超過 5 分鐘做出回應，您的潛在客戶資格將下降 10 倍。 90% 的客戶希望您“立即”做出響應（定義為 10 分鐘或更短時間）。

這對您和您的銷售團隊來說是很大的壓力。

但別擔心。 我們在一起。

如何計算提前期

有幾種不同的方法可以計算平均響應時間。

依靠外部工具來幫助您計算此數字通常符合您的最大利益。

例如，在 Microsoft Outlook 中，您可以使用 MyAnalytics — Office 365 中的員工生產力應用程序。或者，使用我們其他排名靠前的 Outlook 電子郵件分析工具之一。

Gmail 是世界上最受歡迎的電子郵件提供商，它沒有內置的方法來計算潛在客戶響應時間。

這就是我們創建 EmailAnalytics 的原因。

EmailAnalytics 是您的 Gmail 帳戶的分析工具。 您可以將它連接到任意數量的帳戶（這樣您就可以同時觀察整個銷售團隊）並測量數十種不同的指標——包括平均響應時間。

更好的是，您可以訪問動態數據可視化，因此您可以直觀地得出有關數據的結論，並發現改進電子郵件處理方法的新方法。

計算和改進潛在客戶響應時間的 12 種方法

好的，我已經為您提供了計算潛在客戶響應時間的最佳方法。

那麼，如果您對找到的結果不滿意怎麼辦？

如果您想縮短潛在客戶響應時間怎麼辦？

下面，我將為您提供 12 種我們用於潛在客戶響應管理的最佳策略 - 並最終減少您的銷售人員響應傳入潛在客戶所需的時間。

1. 採用科學的思維方式。

進行領導響應管理的最佳方法是採用科學的思維方式。

進行實驗以測試不同的變量、研究數據、形成結論、更新假設並重複。

在潛在客戶響應管理領域，這意味著改變變量，例如潛在客戶的管理方式、銷售人員的培訓方式以及您使用的溝通渠道（以及您如何使用它們）。

反復觀察和改進最終會帶來突破。

2. 建立基準。

接下來，熟悉您的基準。 換句話說，什麼是“好的”潛在客戶響應時間？您的目標應該是什麼？

大約 41% 的客戶希望在發送電子郵件後 6 小時內看到電子郵件回复，許多品牌力求在 10 分鐘內回復電子郵件。

查看我們的電子郵件響應時間綜合指南，其中包括其他一些關於“可接受的”電子郵件響應時間的著名研究。

無論如何，您都應該爭取最快的響應時間，但您也應該設定切合實際的期望。

3. 盡可能自動化一切。

盡可能在您的潛在客戶管理系統中實現自動化。 例如，當客戶下載白皮書或選擇使用電子郵件通訊時，您可以自動將他們的信息轉發給您的銷售團隊成員。

自動化使您免於手動工作，通常為您節省時間和金錢。 但更重要的是，它加快了流程並使其更加一致，因此您在洗牌中丟失的潛在客戶更少，結果更可預測。

4. 明智地分配潛在客戶。

您可能有某種系統可以“四分衛”引導您的銷售團隊的不同成員。

例如，您的潛在客戶管理軟件可能會自動將各種潛在客戶的詳細信息連續轉發給團隊的每個成員，從而平均分配潛在客戶。 如果這個系統有任何效率低下或不一致的地方，它將完全破壞你的平均潛在客戶響應時間——所以你可以盡可能地解決問題並簡化它。

避免讓您的銷售人員過度勞累，並爭取實現平均分配。

5. 使用多種溝通渠道。

對於本文的大部分內容，我們一直專注於電子郵件。 電子郵件無疑是可供企業使用的最有效（也是最通用）的通信平台。

但其他溝通渠道也有優點。 如果您想加快響應時間，請確保您正在使用多個潛在渠道。

例如，您可以讓潛在客戶通過電話或社交媒體輕鬆與您聯繫。

6. 優先考慮潛在客戶。

你給你的線索打分嗎？ 您必須知道，某些潛在客戶顯然比其他潛在客戶更有價值。

與您的受眾完美契合、來自利潤豐厚的業務、似乎渴望購買的潛在客戶對您的品牌而言將比可能只是在踢輪胎的潛在客戶更有價值。

理想情況下，您將為與您的業務聯繫的每個潛在客戶提供快速響應時間，但如果被迫選擇，您應該優先考慮您最好和得分最高的潛在客戶。

始終傾斜您的潛在客戶響應管理策略，以支持這些寶貴的機會。

7. 授權您的銷售代表。

我們專注於改善響應時間，因此自然而然地，我們必須關注我們的響應者——負責完成交易的銷售代表團隊。 我們必須賦予他們權力！

好的，那我們該怎麼做呢？

我們可以為銷售人員提供更多工具（和更好的工具）來響應新的潛在客戶。 我們可以騰出銷售人員的日程安排，這樣他們就不會因為繁忙的工作而負擔過重，以至於無法快速響應。

我們還可以幫助銷售人員了解其他工作是次要優先事項——如果這意味著迎合潛在的新客戶，他們可以退出行政會議。

8. 創建協作環境。

與此一致，設計和培養一種有利於協作的公司文化是有幫助的。

確保您的所有銷售團隊成員都知道一起工作對您的組織至關重要——並且人們不會羞於請求或給予幫助。

這將使您的銷售代表更容易相互覆蓋。

如果有需要響應的潛在客戶並且分配給他們的代表整天都很忙，則代表可以將其轉發給另一個日程安排更開放的代表。

9. 設定團隊和個人目標。

目標對於激勵人們、設定方向和鼓勵人們取得最佳表現非常重要。 所以，是的——設定目標！

設定目標時，盡量設定個人層面的目標和以團隊為中心的目標。 團隊目標將鼓勵人們更緊密地合作和協作，為組織實現更好的目標。

個人目標將使您有機會放大個人員工的優勢和劣勢 - 並平衡它們以實現更高的個人績效。

如果你想成功，你將需要兩者。

10. 提供獎勵。

我一般都是自我激勵的。 我喜歡在每一件事上都做到最好，不管有什麼風險。 但很多人不是這樣的——如果他們要盡力而為，他們需要一些更具體的東西。

這就是為什麼提供獎勵和激勵措施以加快潛在客戶響應時間可能符合您的最佳利益。 如果代表可以始終保持 5 分鐘的平均響應時間，請考慮給他們獎金或特殊停車位。

即使是很小的獎勵也可以在很大程度上鼓勵更好的表現。

11. 收集反饋。

花時間收集來自客戶和銷售代表的反饋。 您的客戶對您提供的響應時間（以及您的整體溝通）是否滿意？

您的銷售代表是否有關於如何更快響應的想法？ 您的組織中有什麼東西阻止他們更快地響應嗎？

這是“直接從馬口中”的方法，它非常有價值。 認真對待這些意見和建議，並考慮積極改變您的銷售策略以適應它們。

12.研究數據並找到改進的方法。

我向您展示瞭如何計算平均潛在客戶響應時間，因此請充分利用這些知識。 在此期間，請研究與您的電子郵件活動相關的其他指標，包括發送和接收的電子郵件數量以及平均線程長度。

這裡的想法是找出與您的電子郵件通信習慣相關的最大優勢和劣勢，並找到糾正它們的方法。

只要你不斷地尋找新的想法、嘗試和改進，你最終會取得進步。

如果您想計算您的潛在客戶響應時間並找到更好的改進方法，您需要像 EmailAnalytics 這樣的工具。

它直接與 Gmail 集成，教您了解有關銷售代表習慣的所有信息。

您不僅會了解他們的平均響應時間，還會了解他們每天發送和接收的電子郵件、他們最忙的時間和天數，以及許多其他指標。

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