如何管理臨時項目和臨時請求

項目很少按計劃進行。 總是有可能獲得新數據、項目或產品更新、評論或任何數量的最後一分鐘請求。 您如何處理這些臨時請求？

Ad-hoc 意味著它是特定的——不會重複的東西。 項目管理中會出現臨時項目和臨時請求，您需要知道如何處理它們。

什麼是臨時項目？

臨時項目是意外發生的項目，通常是為了解決問題。 項目幾乎總是提前安排好的，但是一個臨時項目突然出現在團隊身上，沒有時間進行任何事先計劃。

這是項目管理中臨時項目與傳統項目的區別之一。 另一個是臨時項目通常包括快速周轉。 臨時項目也專注於一個目標（或一組人），並且傾向於使用更少的資源，包括團隊成員。

總而言之，臨時項目是指出現需要立即響應的情況。 像任何項目一樣，完成它的時間有限，但時間框架幾乎總是很緊。

如何管理臨時項目：5 個最佳實踐

因為一個臨時項目似乎是憑空出現的，所以通常不會像一個更深思熟慮的項目那樣受到關注。 但是，您仍然需要跟踪和報告進度以滿足您的戰略計劃。

管理臨時項目的一種最佳實踐是使用項目管理軟件。 ProjectManager 是一款基於雲的軟件，可讓您實時規劃、安排和跟踪您的項目。 使用實時儀表板監控資源和團隊的時間。 無需設置。 ProjectManager 收集和計算數據，然後顯示時間、成本、差異等。 它就像您的臨時項目的即時狀態報告。 立即免費試用 ProjectManager。

1.不要忽視風險

當時間緊迫時，很容易偷工減料。 臨時項目的繁文縟節往往較少，但這並不意味著您應該忽略風險評估。 任何財務分析都會告訴您風險可能會毀掉一個項目。 雖然您沒有時間制定完整的風險管理計劃，但您必須優先考慮可能對項目產生負面影響的風險。

2. 保持靈活

無論您將哪種方法應用於您的項目，您都沒有時間對瀑布結構進行高級規劃。 敏捷項目方法更適合臨時項目。 它們更具迭代性，允許您根據需要快速調整，並傾向於在較小規模的 sprint 中與較小的團隊合作。

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3. 你仍然需要一個計劃

沒有足夠的時間來完成所有的盡職調查，例如成本估算，這將使一個更傳統的項目起步。 但即使是臨時項目也需要指導。 沒有適當的計劃或請求管理來管理您的資源、設定截止日期、優先級和分配任務將會適得其反，並創建一個比您能夠承受的更長的時間表。

4.標準化工作要求

有很多方法可以加快工作流程，例如電子郵件、文本、語音消息或面對面的快速交流。 這些方法可能會讓人感覺好像它們正在加快進程，但實際上它們會產生問題。 創建一個遵循既定模式的工作流，該模式可以集中化、所有人都可以訪問、確定優先級，甚至可以評論以促進協作。

5. 促進透明度

項目的每個方面都應該對項目團隊中的每個人都可見。 這意味著更新和任何更改。 必須有一個集中的事實來源，為混合團隊提供所需的可見性，無論他們是遠程的、在不同的部門還是使用不同的工具。

管理臨時項目的工具

項目管理軟件具有可讓您控制項目和臨時項目的功能。 您可以使用它們來組建團隊並為他們分配任務，包括截止日期、描述和優先級。 這使您可以在團隊中快速快速地滾動。

團隊需要一個協作工具來讓他們更好地交流和合作。 這可以是項目管理軟件或聊天和消息傳遞應用程序的一部分，可將團隊連接起來，無論他們身在何處。

最後，您需要一個生成報告的工具，以管理項目並讓利益相關者了解其進度。 這些報告應該能夠過濾數據，以便您可以提供項目經理需要的詳細信息以及為利益相關者提供更一般的報告。 分享這些報告越容易越好。

什麼是臨時請求？

臨時請求或臨時任務是尚未計劃的請求。 臨時項目是一項更大的工作，但定義基本相同。 它們超出了項目範圍。

另一種看待臨時請求的方法是將其視為中斷和團隊生產力殺手。 他們將您從項目中拉出來，並可能導致延誤和成本。 最壞的情況：臨時請求可能會使項目脫軌並導致失敗。

臨時請求可以是在最後一刻召集的會議中的任何內容，從而使您遠離截止日期的工作。 它可以是文書工作，在最後一刻再次分配，或重新委派任務。 即使是回復電子郵件也可能屬於臨時請求。 任何你不知道的事情都會讓你遠離工作的主旨，這是一個臨時請求。

如何管理臨時請求：5 個最佳實踐

就像您管理臨時項目一樣，臨時請求可以通過項目管理軟件進行控制。

擁有一個工作管理工具將幫助您確定優先級、協作、監控和報告臨時請求的進度。 以下是管理臨時請求時要記住的其他一些事項。

1. 計劃

是的，計劃。 雖然您無法為不知道會發生的事情制定計劃，但您可以在一天中設置足夠的緩衝，讓您在不影響日程安排的情況下響應臨時請求。 使用工作分解結構來映射臨時請求。

如果您允許對您的工作採用敏捷的項目管理方法，它可以提供更大的靈活性，因此您可以通過了解如何確定工作的優先級並與團隊其他成員保持協作溝通，從一項任務轉向下一項任務。 在 ad-hoc 系統中管理 ad-hoc 任務是保持進度的一種方法。

2. 過濾 Ad-Hoc 請求

總會有臨時請求，其中一些必須立即處理，其他可以等待，甚至可能有一些您可以忽略。 但是它們有時會以很高的頻率出現，並且可能會讓人不知所措。

團隊負責人應該是所有臨時請求的關鍵人物，以使團隊專注於他們的任務。 然後，團隊負責人可以對臨時請求進行優先級排序，並將工作分配給有能力承擔的團隊成員。

3.有一個過程

您需要一個用於計劃工作的流程，您也需要一個用於臨時請求的流程。 僅僅因為它是一個臨時請求並不意味著它不能在系統中並被跟踪。 確保所有臨時請求都進入您使用的任何工作管理工具。

這些請求也應該在工具中傳遞，但有時情況並非如此。 無論如何，無論它們來自何處，臨時請求都必須存在於工具中以使其易於管理。

4. 跟踪進度

如果沒有工具來跟踪您的進度，您就是在盲目地工作。 您需要管理臨時請求，這意味著實時了解團隊的工作量，以便分配臨時請求，然後能夠跟踪他們的工作進度。

因此，您希望使用基於雲的工具為您提供實時數據，以便您準確了解任務和團隊現在而不是昨天的位置。

5.分配資源

能夠管理臨時資源需要資源管理工具，允許您根據需要重新分配資源以完成工作，而不會影響已經在進行中的其他工作。

有時這可能意味著需要額外的團隊成員來處理臨時請求。 擁有可以顯示團隊當前分配的資源管理工具將更好地幫助您銷售您的案例。

ProjectManager 如何幫助臨時項目

ProjectManager 是一個基於雲的工作管理工具，它足夠靈活，可以管理臨時項目。 通過電子郵件和工具中的自動通知使臨時請求流程標準化，然後可以分配團隊並與跟踪其工作所需的透明度經理和利益相關者實時協作。

接收看板上的新請求

可以將臨時請求添加到看板中，以便將它們集成到更大的工作流程中。 經理可以設置優先級、添加描述並將任務分配給團隊成員。 然後，團隊可以通過在任務級別發表評論來管理他們的積壓工作並一起計劃 sprint。 同時，項目經理對流程具有透明度，可以看到前面的任何瓶頸並重新分配資源以解決它們。

有效分配資源

為了了解團隊中誰有能力處理臨時請求，ProjectManager 具有實時資源管理功能，例如工作量圖表。 工作量圖表採用顏色編碼，便於查看分配給他們的任務過多或過少。 然後，項目經理可以平衡工作量並做出更有洞察力的任務。

為利益相關者生成進度報告

提出臨時請求的利益相關者會想知道工作的進展情況。 這就是 ProjectManager 的報告功能的用武之地。一鍵生成差異、時間表和其他報告。 可以過濾所有報告以僅顯示您希望與利益相關者共享的數據，然後以 PDF 格式傳遞或打印出來。

ProjectManager 旨在管理任何類型的項目，包括臨時項目，無論您的團隊是在同一屋簷下還是分佈式。 借助安全的時間表，無論組織中的位置或部門如何，您都可以始終了解團隊在其任務上的工作狀態。 擁有這種控制和可見性可以防止臨時請求降低您的工作效率。

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