更好的問題管理的 8 個步驟

已發表: 2022-08-23

問題發生。如果您希望您的項目取得成功，您需要製定一個計劃來快速有效地應對出現的任何問題。這些步驟是最佳實踐問題管理過程的一部分，是良好項目管理的核心要素。

什麼是問題管理？

問題是項目過程中出現的任何影響計劃的問題。問題可能是先前定義的風險，也可能不是。你要避免的是一種集體項目健忘症，問題出現了卻永遠得不到解決。（當問題沒有得到解決時，問題會以一種有趣的方式重新浮出水面。）

項目中的問題管理始於定義活動和業務規則的計劃，以管理和控制項目期間出現的問題。

項目問題的類型

當然，對於問題管理，您需要做的第一件事就是識別問題。可能有很多問題，其中一些屬於這四個類別。

主要問題：可能會阻礙項目的進展或成功完成並需要立即關注的問題。
機會：並非所有問題都是壞事，有些問題可能提供不可預見的機會。
關注：不是一個大問題，但它是你想要保持警惕的事情，因為它可能會發展成需要關注的事情。
情況：是另一個可能引起關注或主要問題的問題，但從情境的角度發展。

這些問題的一些例子是供應商員工的問題、技術故障、材料短缺或延誤以及超級成功的推廣。您可以使用我們的免費問題跟踪模板開始記錄您的問題。

模板很棒，但它們不提供項目管理軟件的問題管理功能。 ProjectManager 有多個項目視圖，允許團隊中的每個人按照自己的意願工作。例如，有一個任務列表視圖可以收集團隊成員與一個或多個問題相關的任務。查看優先級、狀態等。立即免費開始使用 ProjectManager！

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一致問題管理的 8 個步驟

關於問題管理有很多要了解的。這是一個很大的話題，每個項目經理在他們的項目中都必須處理這個話題。

與風險不同，問題不是潛在問題。一個問題正在此時此地發生。

管理問題與管理項目沒有什麼不同，因為它需要一個流程和計劃來實施戰略。這些步驟將幫助您建立一個框架來控制項目中出現的問題。

1. 創建寄存器

開始的唯一方法是識別問題並將它們收集在文檔中，以便您可以開始響應並跟踪解決問題的進度。理想情況下，在線創建協作文檔。同樣，您可能會管理風險或變更，您希望通過在日誌或註冊表中跟踪它們來管理問題。如果沒有報告問題的流程或工具，它將在項目的洗牌中丟失。您需要報告問題並通知其他人，以便其他人可以確認問題是否仍然存在。

2. 及時報告

時機很重要。如果您允許報告滯後，您將失去解決問題的機會，以免問題變得太大而無法修復或需要大量資源以致成為項目破壞者。溝通是關鍵，必須開放渠道，以便盡快將信息傳遞給合適的人。如果你及時報告，你最好及時解決。坐在已知問題上是自找麻煩。

3. 日誌問題

確保人們知道誰可以記錄問題並且他們這樣做。如果沒有人記錄問題，那麼您將遇到問題。這會使您的項目出現更多裂縫，直到最終崩潰。您希望保留此過程的詳細記錄。沒有什麼太小了。它對你來說可能看起來微不足道，但它可能是解開問題解決方案的關鍵。此外，日誌提供了一個存檔工具以供將來使用。

4. 分配動作

在行動旁邊也放一個名字，這樣就定義了明確的責任。只有當擁有明確的所有權，即負責識別、跟踪和關閉問題的人時，問題才會得到解決。您需要有一個負責與該問題相關的所有事情的負責人，並且在問題關閉之前不會繼續處理。問責制在問題管理中至關重要。

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5. 監控進度

人們是否在跟進他們的行動項目？定期驗證狀態。問題的地位是一個關鍵的區別。如果問題已經解決，但資源仍在不必要地處理它，那麼這是另一個問題。經常通知大家。為了防止將不需要的資源分配給問題，您需要完全透明。每個人都必須知道問題的狀態才能最有效地工作。項目儀表板可以讓每個人都了解問題狀態。

6. 評估影響

定義升級規模並確保衡量所採取的行動。但適當升級。您不想將所有資源都扔到只需要一些資源的地方。也就是說，您也不希望製造任何不必要的障礙來阻止快速恢復。

7. 批准決議

確保在將問題標記為已解決後對其進行仔細檢查。雖然有問題的所有者，但必須有人在管理流程，以便他們可以檢查工作並確保它與組織的整體項目和戰略目標保持一致。只有當所有這些鴨子排成一排時，才能關閉問題。

8. 關閉它

那是我們進入最後一步的時候。關閉問題。將已解決的問題移出列表。這感覺很好，不是嗎？

幫助問題管理的免費模板

如果沒有項目管理軟件來實時連接團隊並幫助管理人員在解決這些問題時跟踪這些問題，問題管理就會很困難。但是，如果您還沒有準備好投資這些工具，那麼還有其他方法可以管理問題管理流程。 ProjectManager 有幾十個免費的項目管理模板可以提供幫助。這裡僅僅是少數。

問題跟踪模板

我們適用於 Excel 的免費問題跟踪模板包含您在項目中出現的問題時捕獲、跟踪和解決問題所需的一切。有一些列來描述問題，然後記錄其對項目的潛在影響。下拉菜單可讓您設置優先級，以便您知道首先處理哪個。問題所有者、日期和狀態也收集在模板上。

項目儀表板模板

擁有該問題跟踪模板後，您將需要使用我們免費的 Excel 項目儀表板模闆對其進行補充。雖然它不像我們的軟件那樣實時更新，但您可以看到使用它來跟踪團隊在解決項目問題時的進度和績效。

項目狀態報告模板

您的問題在模板中可以幫助您跟踪進度，但您還必須向利益相關者報告該進度。這就是我們免費的 Excel 項目狀態報告模板派上用場的地方。從關鍵項目亮點到需要立即關注的行動項目，您需要在此處更新利益相關者所需的數據空間。

問題管理過程中要避免的 3 件事

您可以做很多事情來幫助您的問題管理過程。同樣重要的是您需要避免的那些事情。在進行問題管理時，請確保您不會陷入這些不良做法。

不使用問題日誌：可能感覺問題日誌只是一份無用的文書工作。當問題出現時，只需解決它們。但是問題日誌是團隊可以識別問題的地方，管理人員可以分析、跟踪和記錄他們的解決方案以供將來參考。
不識別問題類型：了解您正在處理的問題類型有助於您跟踪和分配正確的團隊成員。技術、業務流程和資源問題之間存在差異，它們需要不同的方法。
不注意問題狀態：同樣，這可能會讓人覺得浪費時間，但是在整個項目中跟踪問題時，了解問題的狀態（開放、調查、實施、升級或解決）是必不可少的。