在項目管理中管理重複性任務

已發表: 2022-12-22

這發生在我們所有人身上。錯過每週或每月出現的會議或重要任務。一旦我們深入工作，就很難記住重複性任務。在項目管理中，忽略重複性任務會很快使項目偏離軌道，或者團隊成員可能會錯過重要的更新。

將重複性任務作為項目管理軟件的一部分至關重要。如果你不相信，讓我們說服你。首先，讓我們澄清什麼是重複性任務，並包括一些常見的例子。然後我們討論如何在 ProjectManager 中安排重複性任務，這樣您就再也不用擔心錯過任何任務。

什麼是重複性任務？

重複性任務是定期發生的工作。在項目管理軟件中，重複性任務可以設置為每天、每週、每月或任何發生頻率提醒用戶該任務到期。

使用重複性任務有助於簡化流程。這使團隊不必使用在線日曆或物理待辦事項列表等其他工具來將這些任務放在首位。更多的精神空間可用於工作，而不是分心或錯過重複出現的重要任務。

項目管理軟件自動化流程越多，團隊成員離開工作的時間就越少。雖然在線日曆或智能手機很有用，但不得不離開你的工具意味著暫停你的工作並減慢你的速度。

ProjectManager 為您提供了許多任務管理選項，例如看板和自動化上的自定義工作流程。例如，我們的重複任務功能允許用戶創建和編輯一系列重複任務，它適用於我們所有的項目視圖。這意味著您可以使用所需的工具並獲得自動提醒，通知您即將進行的重複性任務。沒有更多的解決方法，例如創建獨特的任務來在整個項目中提醒您。重複項目可以節省時間並保持團隊的工作效率。立即免費開始使用 ProjectManager。

ProjectManager 中的日曆視圖 — ProjectManager 允許您在一個方便的視圖中查看所有定期和重複的任務。學到更多

重複性任務示例

儘管它們看起來微不足道，但重複性任務在項目管理中很重要。說明重複性任務的種類和頻率有助於理解它們對任務管理的重要性。讓我們看一些重複性任務的例子。

會議

重複性任務最明顯的例子是開會。您可能每天或至少每週與您的團隊舉行站立會議。然後是全公司範圍的會議、鼓勵協作的跨部門會議等。

但是會議很重要。是的，他們可能會覺得很浪費時間，但如果有適當的議程，他們是提供相關項目信息的絕佳工具。即使錯過一次會議也會對項目產生不利影響。但如果您工作太忙，很容易錯過會議。這是重複性任務可以幫助您想起項目會議的地方。

報告

當然，團隊或公司會議只是重複性任務的一種。項目經理通常每週進行一次狀態報告。這些讓項目經理了解他們團隊的進度和績效，或者通知利益相關者，這兩者都非常重要。

如果不跟踪您的項目，它很可能會落後於計劃或超出預算，這可能會導致超支或更糟。利益相關者也需要保持更新，以管理他們的期望並確保項目按計劃向前推進。

重複性任務的其他示例可以是其他會議類型，無論是與高管還是客戶。除了狀態報告之外，還有其他報告。項目報告需要安排為重複性任務，以確保這些截止日期都不會被忽視。

如何使用 ProjectManager 安排重複性任務

ProjectManager 將重複性任務作為其更大的任務管理功能的一部分，它使用戶不必單獨創建每個任務。使用我們的重複任務功能，您可以完成一項任務並設置其頻率以滿足您的需求。

打開任務卡時，您可以添加說明、自定義標籤、截止日期、優先級、添加附件和評論。我們軟件上的任何任務都可以變成重複性任務。您所要做的就是更新位於任務截止日期和優先級之間的任務卡中的循環設置。

要設置它何時重複出現，請單擊重複以創建一個彈出窗口。默認設置為不重複，下拉菜單允許您選擇每天、每週、每月或多年重複。注意：您可以在工作日和工作日重複該任務。

接下來，因為這是一個項目，所以會有一個結束日期。在“結束”下，您可以單擊按鈕以調出日曆圖標並選擇您希望重複性任務結束的日期。或者，您可以選擇“之後”按鈕並為結束後的重複性任務安排特定數量的任務或發生次數。一旦你點擊保存，你就完成了。

您可以像編輯該工具上的任何任務一樣編輯重複性任務。更新一項任務，這些更改會反映在所有重複性任務中。您還可以將更改應用於該單個任務。

重複性任務顯示在項目視圖中。我們的軟件有多個項目視圖，因為我們知道項目經理可能需要規劃項目的工具與項目團隊用來執行該計劃的工具不同。以下是可以執行重複任務的功能。

看板

看板是可視化項目工作流程的絕佳工具。他們有代表任務的卡片，隨著任務從一個生產階段移動到下一個階段，任務從一列移動到另一列。該工具可以自定義，因此每個列標題都與您的項目週期相匹配。

任務清單

項目團隊喜歡的另一個工具是任務列表。這不僅僅是一個待辦事項列表，而是您工作的集合，顯示了任務的優先級、截止日期、分配給誰、狀態和完成百分比。

項目日曆

項目日曆視圖是以經典日曆格式查看的項目。它顯示月份、日期、工作量和項目。您可以顯示日曆以顯示截止日期和持續時間或任務和受讓人。這是對重要日期的一個很好的概述，對於那些不想迷失在雜草中的利益相關者來說，這是一個流行的觀點。

甘特圖

甘特圖是比較流行的項目管理工具之一。他們組織您的任務，鏈接依賴關係並可以指示項目里程碑。它們是必不可少的計劃和調度工具。我們的甘特圖的獨特之處在於您可以過濾關鍵路徑並設置基線。設置基線後，您可以根據實際工作量實時跟踪計劃工作量，以幫助您按計劃進行。

時間表

時間表是安全文檔，可以添加來自多個項目的任務並根據需要自動填寫。一旦提交，它們將被鎖定並交付給有權批准它們的個人。由於時間表通常每週提交一次，因此有一個重複性任務可以幫助團隊成員按時完成任務，並且經理可以快速審查它們。

任務管理模板

重複性任務是時間管理的主要內容，也是我們軟件中的一項有用功能。但是，如果您還沒有準備好遷移到項目管理軟件，我們提供了許多免費的項目管理模板。由於我們一直在談論任務管理，這裡有一些您現在可以下載的免費任務管理模板。

工作分解結構模板

在您可以管理您的任務之前，您需要知道它們是什麼。工作分解結構 (WBS) 是一種分層樹狀圖，可幫助您確定項目可交付成果以及完成這些交付成果所需的任務。下載我們的免費 Excel 工作分解結構模板，確保您在計劃任務時不會錯過任何關鍵的可交付成果。

甘特圖模板

如前所述，甘特圖是流行的任務管理工具。他們列出了您的所有任務，然後在時間表上顯示它們。您可以在一個地方看到整個項目，這有助於您更好地管理資源。使用適用於 Excel 的免費甘特圖模板直觀地跟踪您的項目任務。

項目任務跟踪器模板

有重複性任務很重要，但跟踪任務以查看是否按計劃進行的能力也很重要。使用我們的免費 Excel 項目任務跟踪模板，您可以列出您的任務、截止日期、優先級以及最重要的狀態。這樣您就可以一目了然地看到哪些任務是按時完成的。