用於高效數字營銷客戶呼叫的會議議程提示和模板

您是否發現自己在客戶會議期間手忙腳亂？ 處理客戶在最後一刻突然出現在您團隊中的意外績效問題或新晉升？ 或者也許是參加一場老式的會議線尷尬遊戲？ 會議應該富有成效，並推動您的團隊共同前進。 會議不應該讓人筋疲力盡或分心，必須討論正確的 PPC 主題，以保持你們的關係朝著共同目標前進。

良好會議的基石是在電話會議之前提前發送的精心製定的議程 - 理想情況下，在會議前一天發送，以便所有各方都有時間回顧或添加他們自己建議的談話要點。 以下是有關使用 2 個模板製作可操作的數字營銷會議議程的一些提示，您可以將其用於您自己的未來會議。

為什麼議程對會議的成功如此重要？

有幾個原因：

1) 議程設定了對時間如何花費、誰將參與以及將涵蓋哪些主題的期望。

2）議程減少分心並消除分支，“兔子踪跡”對話

3）精心構建的議程可以讓您的客戶被聽到

4）議程可以作為帳戶中已完成工作的跟踪記錄

• 如果您通過 Basecamp 或 Asana 等工作流自動化軟件發送議程——那就更好了！ 您將擁有所有討論過的主題和做出的決定的運行日誌。 通過電子郵件發送議程很好，但它使跟踪過去的對話變得痛苦。

5) 議程允許所有各方滿懷信心地離開他們的會議，並確信下一步將採取什麼步驟以及需要採取什麼行動。

話雖如此 - 什麼是好的議程？ Hanapin 要求所有客戶會議都有一些特定於數字營銷人員需求的關鍵要素：

1.先把家務放在一邊

家政項目可能包括：

• 預先設置特定的會議時長，以防您遇到困難並需要限制會議時長
• 討論任何可能中斷工作流程的團隊成員缺席、增加、即將到來的假期等。
• 如果需要調整未來的會議時間、安排 QBR 或需要額外的團隊參與特定的會議類型，例如創意審查、Facebook 廣告審計、與合同相關的銷售聯繫等。 – 進行這些更改並發送如果可能，日曆會在所有各方仍在通話時發出邀請！ 通過電子郵件協調會議邀請既困難又耗時，因此請利用實時對話來為未來的會議做好準備。

2. 避免意外：給客戶一個“有什麼新鮮事？” 要點

• 議程的這個要點可以很簡單： “客戶公司/行業更新”
• 口頭跟進客戶，看看他們最近是否有什麼緊迫的事情。 他們有新的促銷活動嗎？ 他們的內容團隊是否正在推出一個新項目？ 正在製作視頻嗎？ 預算對話是否在內部進行？ 給客戶時間來了解他們行業中正在發生的事情。 這一步對於有時會感到與客戶所在行業脫節的機構至關重要。 作為值得信賴的合作夥伴，您應該與客戶一樣了解他們所在行業的動態。 它總是會影響您的營銷策略！

3. 包括月度或季度預算預測

• 觸摸基於預算的預計支出方式。
• 這避免了關於預算分配的任何令人討厭的談話。 如果您看到某些機會可以更好地將預算用於 KPI 搖滾明星活動或渠道，它也可以用於績效對話。

4.保持性能更新部分簡單，並通過對話或超鏈接報告/屏幕截圖進行詳細說明

策略、受眾、定位、活動……績效更新可能會很快變得過於復雜。 在一個強有力的議程中，性能更新可以分為 3 個部分：

1）什麼表現好：

• 是否有達到或超過目標 KPI 的測試？
• 帶著關於如何利用關鍵勝利的建議來參加會議，無論是通過調整預算，向正增長方向擴大更多目標，還是擴大小測試。

2）表現不佳的地方：

• 導致性能滯後的原因是什麼？
• 我們可以對這些痛點做些什麼，這些行動的預計到達時間是多少？

3) 後續步驟：

• 要採取的行動，詳細說明由誰來做
• 每項行動都應始終與日期相關聯——客戶可以期望完成工作的截止日期，或者您的團隊可以期望獲得客戶反饋或資產的日期。 請記住——ETA 不僅適合您！ 無論誰負責前進的動力，它們都將應用於每個項目。

5. 數字營銷人員的一些塑造議程的智慧：

• 包括會議詳細信息，例如屏幕共享鏈接、電話號碼和 PIN 碼，因此客戶無需在日曆邀請中挖掘此信息。
• 沒有人喜歡龐大的議程！
  • 不要將有關最近審計或項目的信息段落與大量附件一起粘貼，而是參考有關該項目的其他電子郵件或在議程中使用超鏈接，以便各方可以輕鬆訪問 Basecamp 或 Asana 中的項目線程、Google 文檔和表格，等等。這將使議程保持整潔並切中要點。
• 確保會議日期包含在電子郵件或消息的主題中
  • 當您對代理與客戶關係中的某些歷史性時刻感興趣時，這使得回顧舊議程變得更加容易。
  • 這也適用於報告或審計文檔——指明報告何時完成以及為審查而提取的數據的時間段。
• 使用“我們”的語言而不是“我會在星期五之前把這份報告發給你”。 如果您有其他團隊成員承諾在該帳戶上工作，這表明他們的參與並灌輸對團隊的信心。 畢竟，代理是一個團隊，代理-客戶關係也是一個團隊！ 沒有人在這裡獨自工作。 呼叫特定團隊成員也是如此，除非您想讓客戶準備好接收來自特定團隊成員的電子郵件。

會議議程模板：

示例 1：簡要版本

下午好，請查看隨附的每週績效報告。 [90 天路線圖和狀態文件位於此超鏈接中。]

我們期待著明天美國東部時間下午 3:30 與您交談。

會議議程

• 公司/行業更新
• 預算進度
• 性能更新：
  • Google Ads 表現最佳/問題點和後續步驟
  • Facebook 廣告表現最佳/問題點和後續步驟
• 行動項目：
  • 廣告附加信息（預計到達日期）
  • X 審核（ETA 日期）
  • 促銷發布（預計到達日期）

示例 2：詳細版本

主題： X 客戶/機構名稱數字營銷會議議程 - 2019 年 11 月 13 日

早安客戶名稱和團隊，

以下是我們明天美國東部時間上午 11 點會議的狀態文件和議程的鏈接。 如果您想在我們的討論中添加任何額外的內容，請告訴我們。 我們期待明天的來電！ 會議信息：用於屏幕共享的 Google Hangout Link
電話：XXX-XXX-XXXX
Pin: ?XXXXXXXX# [狀態文檔鏈接]

2019年11月13日會議議程：

1. 家政

• Google Display Audit 已完成：安排時間進行審核。
• 注意：我們不會在感恩節那一周（11 月 27 日）開會

2. 客戶公司/行業動態

3. 11 月 1 日至 12 日 MTD 預算進度和績效概覽

• 谷歌搜索： $X | X 轉換 | 每次轉化費用：X 美元 – 以理想的預算速度目標運行（由於高質量、低 CPL，我們正在增加 X 活動支出以縮小差距。）
  • 品牌搜索：$X | X 轉換 | 每次轉化費用：$X
  • 非品牌搜索：$X | X 轉換 | 每次轉化費用：$X
• 谷歌顯示： $X | X 轉換 | 每次轉化費用：X 美元 – 超出理想預算速度的百分比
• Facebook/Instagram 廣告： $X | X 轉換 | 每次轉化費用：X 美元 – 在理想預算速度下的運行百分比

4. 回顧每週表現

[鏈接到每週報告]

• 最佳表演者：
  • 關於績效的簡要說明——什麼做得好，如何利用這些機會。
• 問題點：
  • 什麼是行不通的，我們可以做些什麼來改進。 [報告我們調查表現不佳者的超鏈接——在會議期間篩選分享和討論。]

5. 下一步——行動項目和預計到達時間

• 客戶：
  • 我們在啟動 Y 活動之前等待 X 審查和批准。 預計到達時間：11 月 15 日
• 機構：
  • 最近完成：11 月 11 日至 12 日完成非品牌削減
  • X 個廣告組將於 11 月 18 日星期一發布
  • 創建新的預算進度表 - ETA：11 月 18 日。
  • Google 本地廣告改進/擴展 – 11 月 25 日
  • 搜索查詢審核將於 11 月 27 日完成

通過了解您的客戶，您自然會發現他們喜歡什麼樣的議程——他們是否需要大量細節或只是一個簡短的討論大綱。 確保保持簡單、可操作、可預測。 議程不應該讓人覺得很耗時，但當您作為值得信賴的機構與客戶建立數字營銷關係時，它們可以很好地直接對話並設置工作優先級。

另外——不要忘記在會議結束後發送一個簡短的會議跟進後續步驟！ 這可以像讓客戶知道您已將後續步驟和 ETA 添加到他們的狀態文檔一樣簡單，也可以採用帳戶下一步操作的洗衣清單的形式。 這將使每個人都感到輕鬆並建立每週的期望。