會議計劃步驟：如何計劃會議

人們常常對會議的前景抱怨不已，這是可以理解的。 它們可能會很長，但並不能有效地利用一個人的時間。 但會議很重要。 它們是與團隊溝通並讓團隊更好地合作的好方法。 要消除會議帶來的恥辱，請學習會議計劃。

什麼是會議策劃？

會議規劃確定會議議程。 它包括誰將出席、會議將在何時何地舉行以及會議期間和之後將發生什麼。 它組織會議以避免浪費任何人的寶貴時間，還可以為何時可以發言、誰將主持會議以及誰記錄會議記錄製定指導方針。

使用屢獲殊榮的項目管理軟件 ProjectManager，不僅可以捕獲會議議程並在與會者之間共享，還可以列出會議期間創建的所有行動項目。 這些任務可以添加到任務列表、看板或日曆視圖中，並分配給具有截止日期、優先級和註釋的個人。 您甚至可以將文件附加到任務中，以便每個人離開會議時都可以立即開始工作。 立即免費開始使用 ProjectManager。

為什麼會議計劃很重要？

會議是向一群人有效傳遞信息的絕佳工具。 當然，還有其他方式，例如電子郵件或文檔，但是會議提供了提出問題和反饋的空間。 這可以確保在會議結束之前每個人都達成共識。 會議還有助於在團隊中建立聯繫，從而促進更好的協作。

會議是項目中溝通的重要手段，但它們常常浪費時間，而不是提高效率。 Jennifer Bridges，PMP，向您展示如何計劃一次富有成效的會議。

這是白板的截圖供您參考！

會議計劃步驟

在計劃一次富有成效的會議時，您必須問自己與新聞業更常見的人物、原因、地點和方式等問題。 以下是有效會議規劃的 6 個步驟：

1.確定會議的目的

在沒有首先了解為什麼應該召開會議的情況下，不要安排會議。 如果沒有充分的理由見面，就不要見面。 但如果有的話，那麼這個目的就應該明確定義並突出重點。 你不想在會議上貪多嚼不爛。

2. 為會議設定目標

會議應該讓一群人從一個地方轉到另一個地方，無論是讓他們明確某個主題還是給個人分配工作。 在安排會議之前，請確保您心中已有目標。 這樣您就可以確保在會議結束之前目標已經實現。

3. 確定誰應該參加會議

並非每個人都需要參加每次會議。 不要邀請那些對參與會議將要討論的內容不感興趣的人。 讓那些以某種方式參與會議主題的人出席。

4. 提前通知與會者

會議的宣布應該有足夠的時間，以便每個人都可以確保他們在日曆上安排了時間。 切勿在沒有通知的情況下擅自與人開會。 他們可能無法參加，即使可以參加，他們也會因為這種突然的情況而感到不安。 這表明他們缺乏對時間的關心。

5. 準備會議內容

在會議之前寫好議程。 這將提供會議期間討論內容的大綱。 如果您需要分發任何支持文件，請務必在會議之前將其打印出來。 您最不想做的就是毫無準備。 這不專業。

6. 確定會議的持續時間

會議可能會一直持續下去。 為了避免會議永無休止，請設定時間限制。 您實際上需要多少時間來完成會議要求的事情？ 這就是會議的持續時間。

7.制定會議議程

我們已經提到了議程的必要性。 現在你可以寫了。 首先進行破冰活動，讓每個人都感到舒服，然後列出主題，包括下次會議之前需要完成的任何要點或行動項目。

8.寫會議紀要

應指定一名秘書保存會議記錄，會議記錄是會議期間要點的簡短摘要。 這可以包括會議領導者和與會者的發言內容以及下次會議之前將執行的任何行動項目。

最後，創建會議紀要很重要，以確保您和您的團隊成員不會忘記會議的要點。 我們的免費會議紀要模板是幫助您完成此過程的絕佳工具。

完成所有這些事情，團隊成員就不會在每次召開會議時抱怨，但實際上，他們會收到行進命令，並對下一步該做什麼感到興奮。

會議策劃的挑戰

詹妮弗說，會議可能會成為團隊成員生存的禍根。 並不是說項目會議不重要，只是有時它們更成問題，例如：

• 讓錯誤的人參加錯誤的會議
• 缺乏關於會議的溝通
• 會議期間缺乏清晰度
• 缺乏會議計劃

詹妮弗指出，最後一個項目如果計劃得當，將解決她提出的所有其他問題。 這將使會議富有成效，團隊快樂。 監控團隊的健康和幸福似乎不是一個優先事項，但如果你想擁有一個成功的項目，你就必須這樣做。

免費會議策劃模板

ProjectManager 有許多適用於 Excel 和 Word 的免費項目管理模板，您可以立即下載。 有一些模板涵蓋了項目的每個階段，包括這三個可以幫助您召開更成功的會議的模板。

會議紀要模板

為了更輕鬆地記錄會議紀要，請使用我們免費的 Word 會議紀要模板。 是否有空間記錄出席人員、會議議程、會議要點以及下一次會議的時間。

行動計劃模板

大多數會議都會以行動項目結束，這些行動項目被分配給出席者在下一次會議之前完成。 使用我們免費的 Excel 行動計劃模板列出所有這些任務、分配的人員、完成任務的時間表等等。

任務跟踪模板

一旦您開始執行行動計劃中的任務，請務必使用我們的免費 Excel 任務跟踪器模板來確保它們按計劃完成。 您可以監控您的工作狀態並確保您保持在正軌上。