會議請求電子郵件模板 + 主題行
已發表: 2022-01-17
這已經不是什麼秘密了：擁有決策權的高級管理人員和經理們都很忙。 如果您正在發送冷電子郵件和冷電話，發送商務會議請求電子郵件，或者以其他方式試圖在未經通知的情況下向這些潛在客戶推銷，這些人很容易以他們繁忙的日程為藉口在您有機會之前拒絕您來證明你的價值。
引起他們注意的最好方法之一是在他們已經花費大量時間的地方與他們會面：在他們的收件箱中。 普通人每週花費超過四個小時閱讀、寫作和回復電子郵件，因此您很有可能在此聯繫到他們。
什麼是會議請求電子郵件？
會議請求電子郵件是發送來要求與某人安排會議的任何電子郵件。 通常，它會詢問收件人是否有時間講話或預約講話。 這適用於虛擬會議和麵對面會議。
通常，會議將深入討論特定主題。 在許多情況下，這些都是需要決策的可操作項目。 例如，有人可能會發送會議請求電子郵件，試圖安排時間討論企業的預算或營銷計劃。
當然，有很多方法可以要求安排會議，無論是通過電話、當面還是通過電子郵件。 但是，發送會議邀請電子郵件是一種特別好的方法，因為它可以讓用戶仔細計劃他們的措辭和語氣，避免在一時衝動的談話中出現任何令人尷尬的錯誤或失誤。
此外，發送會議電子郵件請求是跟踪您的計劃的一種更簡單的方法，因此雙方可以快速將建議的會議時間和日期添加到他們的日曆中，或者返回電子郵件以供將來參考。
發送會議請求電子郵件是安排忙碌人士日程所需的基本步驟中的第一步。 以下是如何增加獲得積極響應的機會。
- 在您發送會議請求電子郵件之前
- 自動化您的外展順序
- 會議請求電子郵件模板
- 仔細檢查拼寫和語法錯誤
- 跟進您的前景
- 如何使用電子郵件模板
- 預熱社交媒體的前景
在您發送會議請求電子郵件之前
請記住，人們會收到很多電子郵件，因此請重視您的電子郵件。 一封有效的會議請求電子郵件為會議本身定下了基調。 你不想讓一些小（但容易犯）的錯誤阻止你得到你想要的。
如何查找和驗證電子郵件地址
首先，對您正在發送電子郵件的人進行研究，以確保您需要與之交流。 然後，如果您確定自己找對了人，請驗證他們的姓名、拼寫、職位、公司名稱和聯繫信息。
不准確的聯繫數據每年會浪費銷售代表 27.3% 的時間，發給錯誤人的電子郵件可能意味著沒有得到回复。 它們還可以使您的信譽受到打擊。
為確保您擁有正確的電子郵件，您可以使用專為電子郵件驗證而設計的工具：
- 例如，Voila Norbert 會驗證電子郵件以確保可送達性並防止退回郵件。 它通過根據一個非常大的數據庫檢查電子郵件來做到這一點。
- Email Hunter 是另一個強大的電子郵件查找工具。 如果您只知道公司的域名，只需輸入該名稱即可找到員工電子郵件地址列表以及常用電子郵件格式，例如：{first}@hunter.io
與手動驗證不同，這些自動化工具可以非常快速地檢查大量電子郵件，從而節省您的時間，同時仍確保您的電子郵件能夠發送給您想要的人，並且不會將您的電子郵件列入黑名單。
市面上有很多電子郵件驗證工具，其中許多報告的準確率高達 98%，並且已經驗證了數百萬封電子郵件。
請檢查！
即使您已在其他地方尋找潛在客戶，由 Voila Norbert 提供支持的 Mailshake 的列表清理器也可提供更高級別的防禦不良電子郵件地址。
如果您使用的是日程安排工具，請向自己發送一封測試電子郵件，以便您準確了解潛在客戶將看到的內容，並確保一切正常。 您應該知道您為收件人提供了什麼樣的體驗：如果安排會議對他們來說太困難或太混亂，他們就會繼續前進。
此外，考慮如果事情沒有按計劃進行會發生什麼。 如果此人決定安排會議，但不能在您建議的日期或時間見面，您需要保持靈活性。 提供獎勵，例如商務午餐或咖啡，可能會鼓勵更多人對會議說“是”。 在發送您的請求之前，請務必檢查日曆組成員的日程安排。
案例分析
巴西最大的保險諮詢平台 Multirisco 在頭兩個月使用 Mailshake 與潛在客戶建立對話，推動了 4 萬美元的新業務。 了解他們是如何做到的。
在主題行上加倍下注
電子郵件主題行是您電子郵件中最重要的部分，但它們往往被視為事後的想法。 研究表明，47% 的電子郵件僅基於主題行打開，因此編寫一個成功的標題對於更接近會議至關重要。
不可抗拒的主題行是什麼樣的？ 包括會議日期和電子郵件收件人的姓名已被證明可以提高打開率。 此外，將主題行限制為三個或四個字會導致最高響應率。
正確的味道
帶有難以閱讀或垃圾語言的電子郵件，特別是在主題行中，不太可能被閱讀，更有可能被發送到促銷或垃圾郵件。 Mailshake 的電子郵件複製分析器提供實時反饋和建議，以提高可傳遞性和可讀性。
觀看這個簡短的視頻，了解如何編寫主題行和打開電子郵件副本：
自動化您的外展順序
您的目標受眾可能非常龐大，因此如果您每週要接觸數百名潛在客戶，則不可能手動跟踪所有潛在客戶。
這就是為什麼像 Mailshake 這樣的銷售參與工具對於創建有效的、可擴展的後續電子郵件序列至關重要。
使用 Mailshake，您可以：
- 使用強大的郵件合併功能批量個性化您的電子郵件
- 使用 Lead Catcher 直接從您的 Mailshake 儀表板回复潛在客戶
- 根據收件人是否打開電子郵件、單擊鏈接或回復來安排暫停或觸發的後續電子郵件
- 設置跟進之間的時間間隔（第一封和第二封電子郵件之間的 5 天，第二封和第三封電子郵件之間的 7 天等），以及您希望他們發送的日期和時間（例如，早上 8 點到 6 點之間）平日下午）
- 通過 A/B 測試不同的主題行、正文和完整的廣告系列序列來優化您的文案和整體外展策略
- 通過 Zapier 與您的 CRM 的本地集成以及與數百個軟件工具的第三方集成，您可以通過在有人下載電子書、預訂會議或註冊演示時觸發活動來進一步自動化您的外展活動
如果社交媒體和電話是您的外展節奏的一部分（繼續閱讀以了解您為什麼應該這樣做），您可以在外展序列中包含這些接觸點以及 Mailshake 銷售參與。
底線：如果做得好，自動化可以成為您預訂更多會議的秘密武器。 Mailshake 等自動化平台可以幫助您在不犧牲個性化或質量的情況下擴展您的推廣範圍。
會議請求電子郵件模板
個性化您的請求（附示例）
個性化是您的銷售工具中最強大（而且免費！）的工具之一。 B2B 買家不僅對個性化做出反應，他們也開始期待它。 超過 80% 的買家希望品牌了解他們，而 87% 的買家表示個性化會對他們對公司的看法產生積極影響。
特殊訂單
個性化是成功的冷電子郵件推廣的關鍵。 使用郵件合併來填寫收件人的姓名、公司、最近的獎項和其他個人詳細信息。
以下是一些簡單但個性化的主題行，您可以將其複制並粘貼到您的會議請求電子郵件中：
- 有時間談談嗎，凱倫？
- 要求與約翰共進商務午餐
- [您的公司] + [他們的公司] 會議？
然後將這些主題行與個性化的電子郵件副本結合起來，例如：
嗨，珍妮特，
我的同事 John Hughes 推薦你為傑出的平面設計師。 我的公司與平面設計師和其他創意人員合作，幫助他們更好地推銷他們的服務，我很想和你談談你的工作，看看我是否能幫助你以你的方式推動一些業務。
你能在周一上午 9 點參加一個快速的咖啡會議嗎（我請客）？ 如果這對你有用，請在星期五之前告訴我。
一會再聊，
勞拉
案例分析
Banzai 幫助 B2B 科技公司推動現場營銷活動，在擁擠的環境中，確保您的消息傳遞與目標受眾聯繫至關重要。 Banzai 使用 Mailshake 來推動 80% 的產品演示。 了解他們是如何做到的。
具體說明您的要求
積極的一面是，一個人閱讀電子郵件的平均時間已增加到約 11.1 秒（自 2011 年以來增加了 7%）。 但是，留下深刻印象的時間仍然不多，這意味著您需要直截了當。
明確說明您想見面的原因，以便他們能夠充分利用他們（和您的）時間。 如果他們不得不花時間弄清楚你想要什麼，答案很可能是“不”。 這是優先矩陣的一個很好的例子：
嗨，本，
是 Appcues 的 Karl。
很高興與您討論{{上次通信中的主題}}。
我正在聯繫，因為我知道您最近{{他們或他們的公司正在做的事情}}。
我對如何實現 {{helpful related topic or resource}} 有一些想法，我想我可能能夠幫助你。
下週你們有時間打電話或一起喝咖啡嗎？
我保證不會佔用你太多時間。 我真的很感謝你花時間聽我講這件事。
卡爾
讓說“是”變得容易
您是通過電子郵件發送商務會議請求的人，因此您的潛在客戶應該承擔的唯一責任就是同意並出現。 您需要完成大部分或所有繁重的工作，例如選擇場地並建議日期和方便的時間。 他們要做的工作越少，你看起來就越好，他們就越有可能說“是”。
您還應該提前讓他們知道您希望會議持續多長時間。 您的目標受眾需要知道您需要多少時間。
避免歧義。 使您的要求簡潔而具體。 他們對會議的問題會更少，並且能夠更好地做出明智的決定。
這是另一個請求電子郵件示例，您可以編輯以供自己使用：
主題：有時間進行快速會議嗎？
嗨邁克，
我的名字是凱爾，我是職業服務公司的銷售總監。我注意到你有幾個職位要填補你的公司，我很想與你安排一次會議，看看潛在的合作是否會受益我們倆。 您能在下週四上午 11 點在您或我們的辦公室見面嗎？
我期待著您的回音。 如果上述方法不適合您，請隨時建議其他地點或時間。
問候，
凱爾
請求回复
在電子郵件末尾包含號召性用語可以使您的商務會議請求完整循環。 您一直在努力選擇目標對象、獲取他們的聯繫信息、查找會議日期、時間和地點，以及撰寫您的信息。 不包括響應請求可能會破壞您的所有努力並阻止收件人採取行動。
您可以通過以下幾種方式要求回复您的會議請求：
- “請隨時直接回复此電子郵件，或撥打 123-456-7890 給我打電話。”
- “使用我的日曆選擇最適合您的日期和時間。”
- “期待你的回复！”
- “讓我知道你的日程安排是什麼樣的，我們就從那裡開始。”
此外，請確保將您的 CTA 限制為僅一項請求或操作，以減少對下一步操作的混淆。 單個 CTA 已被證明可以將響應率提高近 400%。 此外，它消除了潛在客戶如何接受會議請求的猜測。
將其添加到菜單
將您表現最好的電子郵件保存為模板，以便您和您的團隊成員可以再次使用它。
仔細檢查拼寫和語法錯誤
儘管像 Grammarly 這樣的拼寫檢查工具可以發現許多拼寫錯誤或語法錯誤，但它們並非萬無一失。 研究表明，即使是電子郵件副本中的一個錯誤也會破壞您的可信度。
即使是像百事可樂和通用汽車這樣的大品牌和高端公司也不能倖免於錯誤。 HubSpot 發布了一系列備受矚目的拼寫錯誤（包括他們自己的拼寫錯誤），以表明沒有人是完美的。 養成校對您的會議請求電子郵件（以及所有其他書面內容，就此而言！）的習慣，這樣您就不會因為容易避免的錯誤而錯過會議。
跟進您的前景
您發送了完美的商務會議請求，以及……蟋蟀。
首先，不要驚慌。 即使是對時間敏感的內容，您也可能不會立即得到響應。 發生這種情況的原因有幾個：
- 收件人沒有收到或看到您的電子郵件
- 您在會議請求中指定的時間、日期或地點不適合他們
- 他們因為忙而忘了回复
- 他們不小心刪除了您的電子郵件或將其發送到錯誤的文件夾
- 他們不感興趣
不要把沒有回應當作答案。 不感興趣只是讓你重蹈覆轍的可能原因之一。 唯一確定的方法是跟進您的潛在客戶。
研究表明，50% 的銷售發生在第五次跟進後，但 44% 的銷售人員在第一次嘗試後停止聯繫。 跟進您的會議請求電子郵件絕對可以幫助您獲得更多的會議 - 以及有望隨之而來的銷售。
直到最後一滴
將自動跟進添加到您的活動序列中，以確保每個人都收到它們。
這是一個會議請求跟進的示例，您可以根據自己的需要進行調整：
嗨，保羅，
我上週要求與您會面，但尚未收到您團隊中任何人的回复。 我認為我們的公司可能會從合作中受益，並想與您見面討論。
如果你很忙，我可以理解。 如果您認為我們談話有意義，請告訴我您的日曆是什麼樣的。
期待您的回音，
布賴恩
如何使用電子郵件模板
複製粘貼永遠不起作用。 任何銷售代表都不應該期望簡單地將模板粘貼到空白電子郵件中，交換潛在客戶的姓名，點擊“發送”，然後期望看到結果。 買家精明； 他們可以判斷何時收到的是模板，而不是真正的個性化電子郵件——而且他們不太可能被打動。
那麼應該如何使用模板呢？ 它們最適合在哪些電子郵件中使用？ 他們需要什麼程度的編輯才能獲得最佳效果？
Rex Bibertson 在最近的一次視頻通話中與我分享了一些技巧。 我總結了下面的一些關鍵要點，但如果您想了解更多信息，請觀看此視頻：
模板最適合用於可重複的消息。
Rex 最常將模板用於高度可重複的消息——比如會議跟進。 相同的目標，相同的信息。 但是更複雜的場景呢，比如冷電子郵件推廣？ 你應該完全放棄模板嗎？ 絕對不。 但是使用它們需要您付出更多的努力。
對一個企業有用的不一定對你有用。
不要把那些說“這個電子郵件模板在三個月內帶來 100 萬美元的淨新銷售額”的文章從表面上看。 毫無疑問，電子郵件副本發揮了作用，但行業、產品、價格點、位置和其他許多因素也是如此。
使用模板作為創作靈感。
您自己可能會收到大量冷酷的電子郵件。 或者您可能已經在 LinkedIn 上看到了一些很棒的示例。 同樣，不要只是撕掉它們。 但是您絕對應該將它們用作創作靈感。 就像 Twitter 上無數的 meme 格式一樣，採用一種成功的格式並對其進行調整以供自己使用並沒有錯。
問問自己：利用報價模板是否有意義？
一些最有效的電子郵件涉及特別優惠——比如免費試用和大折扣。 報價是這些消息成功的原因。 因此，發送類似的電子郵件沒有什麼意義，但提供的優惠要少得多。 它只是行不通。
個性化時，請分批進行研究。
Rex 每次花兩個小時在 LinkedIn 上挑選關於他的目標受眾的關鍵事實。 使用這些事實，他將為每個潛在客戶製作一個可以直接插入模板電子郵件的句子。 在那段時間裡，他通常可以做足夠的研究來為 100 個不同的潛在客戶發送個性化的電子郵件。
按類別個性化，而不是一對一。
另一個大規模添加個性化的重要技巧：根據潛在客戶類型而不是個人添加個性化元素。 例如，年收入高達 50 萬美元的 SaaS 初創公司的 CEO 可能會有類似的經歷和痛點。 弄清楚您的產品可以為該客戶做什麼，並在您的電子郵件中引用它。
收到過關於電子郵件長度的建議嗎？ 忽略它！
Rex 認為沒有任何“完美”的電子郵件長度。 當然，您幾乎總是希望盡可能簡短，但這並不一定意味著它必須少於 100 個單詞（或任何其他任意數量）。 短本身還不夠好。 還需要有一個引人注目的鉤子——一個讓你的潛在客戶做出回應的理由。
預熱社交媒體的前景
如果您的會議請求電子郵件沒有得到很好的回复，您可能會通過其他渠道取得更大的成功。 包括另一個接觸點，例如 LinkedIn 或 Twitter，可以幫助您的名字在他們的收件箱中脫穎而出，而且它為您提供了一個額外的渠道來了解更多關於他們的信息。
對於 B2B 賣家來說，LinkedIn 是探礦的金礦。 銷售代表可以直接與利基專業人士和決策者聯繫，同時更多地了解他們的潛在客戶和他們工作的公司。 例如，您可能會查看某人的個人資料並註意到他們最近獲得了獎項，或者他們的公司達到了一個重要的里程碑。
銷售人員可以將這些見解轉化為破冰船，在他們嘗試與潛在客戶建立聯繫時給予他們“參與”。 它為對話增加了一層個性化和真實性，這比一般的大眾信息更容易引起你的注意。 如果您還沒有，請查看我們關於如何發送 LinkedIn 消息請求的指南。
Twitter 還通過幫助您識別潛在客戶並與他們建立聯繫並為他們的對話做出貢獻而加入了社交銷售行列。 您可以在 Twitter 上創建私人列表來跟踪您的潛在客戶及其發布活動，這樣您就不會錯過任何參與的機會。 您還可以與目標潛在客戶互動，與他們的內容互動，鼓勵與您自己的內容互動，並以電子郵件無法實現的方式了解您的目標受眾。
熱身您的潛在客戶可能需要一些時間，所以如果您沒有看到立竿見影的效果，請不要氣餒。 最好的做法是在與潛在客戶建立聯繫之前推遲要求召開商務會議。 一旦你不是一個完全陌生的人，他們可能會更願意接受你要說的話。
混合方法
在您的活動序列中加入冷呼叫，並使用Mailshake Dialer 直接在平台上撥打電話。
結論
與潛在客戶會面是銷售過程的關鍵部分。 它設置了一個議程，您可以在其中更深入地研究他們的問題和您的解決方案，而無需爭奪他們的注意力。 請記住，要求開會只是第一步。 您還需要製定一個計劃，說明他們接受您的請求後如何進行，並讓他們很高興他們接受了您的提議。
但現在，請使用上述請求電子郵件樣本和會議電子郵件主題行，並將它們設為您自己的。
會議請求電子郵件常見問題解答
您如何通過電子郵件發送會議請求？
發送有效的會議請求電子郵件有幾個基本步驟。 首先查找並驗證您的聯繫人的電子郵件地址，然後寫一個引人注目的主題行，最好包括他們的姓名和會議日期。 使其具體化，並通過添加明確的 CTA 來請求響應。
你如何要求會議預約？
請求會議預約有很多可行的方法，但您的主要目標是讓潛在客戶說“是”的過程盡可能簡單。 這意味著您自己建議地點、日期和時間，但要給他們建議替代方案的空間。
你如何礼貌地要求約會？
要求回復有時會讓人覺得有點粗魯。 但如果不這樣做，將阻止收件人採取行動。 要取得適當的平衡，請嘗試以下響應請求之一：
- “請隨時直接回复此電子郵件，或撥打 123-456-7890 給我打電話。”
- “使用我的日曆選擇最適合您的日期和時間。”
- “期待你的回复！”
- “讓我知道你的日程安排是什麼樣的，我們就從那裡開始。”
如何索取 Zoom 會議電子郵件？
在新的 Zoom 工作文化時代，發送 Zoom 會議電子郵件變得越來越普遍。 要做到這一點，請按照下列步驟操作：
- 登錄 Zoom 的桌面客戶端
- 安排您的會議
- 點擊“會議”
- 選擇您要邀請的人參加的會議，然後單擊“複製邀請”
- 將信息粘貼到電子郵件（或任何其他通信平台）中，並將其發送到整個日曆組