多項目管理：5 個基本技巧

管理一個項目已經夠難的了。 每個項目實際上都需要控制數百個較小的項目——在預算範圍內按時交付一個項目需要花費大量時間和精力！

這就是為什麼多項目管理是一項挑戰，需要項目管理辦公室 (PMO) 或經驗豐富的項目經理來管理資源和團隊成員。

多項目管理就像聽起來一樣，是一種管理實踐，項目經理同時領導多個項目。 這是一種優化組織中的資源規劃和資源管理並在所有項目中更有效地使用資源和團隊成員的方法。

什麼是多項目管理？

多項目管理是指計劃和項目組合。 項目群是一組相關的項目，項目組合只是一個組織的所有項目和項目群。 項目管理附帶了管理這些稱為項目集管理和項目組合管理 (PPM) 的方法。

多項目管理聽起來像是您需要認證的東西，是的，有多項目管理認證，例如由項目管理協會 (PMI) 頒發的認證。 但我們大多數人都不是項目經理，而是同時負責管理多個項目。 多項目管理是一項挑戰，需要項目經理特別注意：

• 資源管理
• 時間跟踪
• 容量規劃
• 項目調度
• 項目計劃
• 團隊管理

有沒有多項目管理工具可以幫助我們做到這一點？

是的，借助項目管理軟件和用於項目組合管理的甘特圖，您無需長時間的項目管理或項目組合管理 (PPM) 培訓和經驗即可管理多個項目。

多項目管理的重要性

多項目管理聽起來像是項目組合管理。 但它們在關鍵方面是不同的。 多項目管理的重要性就在於這些差異。

當項目經理負責領導多個項目時，他們有責任盡快完成工作並儘可能注重成本。

多項目管理可以通過關注容量規劃、任務優先級和資源分配來幫助實現這些目標。 及時了解項目的最新情況非常重要，這樣您就可以根據需要將資源從一個項目轉移到下一個項目。

項目管理軟件為您提供資源管理工具，以更有效地管理計劃和項目組合。 ProjectManager 擁有項目規劃工具，旨在讓您隨時了解實時數據，讓您更好地分配資源。 我們的投資組合儀表板為您提供所有項目的高級視圖，自動計算跨多個項目的指標。 立即免費試用 ProjectManager！

多項目管理的挑戰

如果您曾經嘗試管理多個項目，那麼您就會了解多項目管理的挑戰性。 同時處理多個項目（尤其是那些共享資源的項目）甚至可以突破最熟練和最有經驗的項目經理的極限。

其中一些項目管理挑戰集中在同時實施但在不同部門實施的項目上。 這些不同的部門需要協調他們的資源管理活動作為優先事項，甚至戰略，改變。

然後是項目預算和項目進度表，可以在多個項目中細化。 其中一些項目可能是相互依賴的，這增加了另一層複雜性。 還有項目環境，這是所有這些項目發生的環境。

從復雜的報告到對所有項目都有長期影響的快速決策，多項目管理可能會令人頭疼。 這就是為什麼有資源規劃工具和技術可以幫助您更好地控制它們的原因。

多項目管理工具

當您管理多個項目時，您需要項目集管理和項目組合管理工具來幫助您確定任務的優先級並分配資源：

實時數據採集

基於雲的工具可提供實時項目管理數據。 這意味著您將看到您的所有項目，因為它們現在正在執行，看到在哪里共享資源。 如果您使用的資源管理工具可以捕捉昨天甚至一小時前的照片，那麼您的工作就處於劣勢。

任務和時間管理

多項目管理所需的另一個工具是任務管理和時間跟踪。 您需要有一個工具來幫助您組織任務，無論是在任務列表上還是在看板上。

資源管理

最後，資源管理工具是必須的。 無論他們是您團隊中的人員還是設備、材料等，您都需要有一種方法來計劃和跟踪您的資源的進度，以確保他們滿足您的項目進度和項目管理計劃中設定的里程碑。

多個項目的甘特圖怎麼樣？

甘特圖是任何項目管理計劃的工作室。 他們組織任務、設定截止日期、里程碑，並在可視化時間線上顯示整個項目計劃。 項目經理使用它們來創建時間表、進行分配、檢查資源衝突等等。 它們是管理項目進度的首選工具。

甘特圖可以用於多項目管理嗎？ 是的，但前提是該甘特圖能夠在一個地方顯示您的所有項目。 這就是所謂的項目路線圖。 它看起來像一個甘特圖，只是不是將一個項目計劃的時間線可視化，而是在一個地方從頭到尾顯示您的所有項目。

由於路線圖顯示了您的所有項目，因此您可以更輕鬆地查看可以共享或移動資源的位置，從而獲得更多收益。 我們的項目路線圖模板非常適合負責領導多個項目的項目經理。

更好的多項目的 5 個基本技巧

多項目管理工具只能讓您管理多個項目。 項目管理軟件工具的好壞取決於使用它們的人。 因此，獲得正確的工具，然後應用這五個技巧來更好地進行多項目管理。

1. 計劃，計劃，計劃：我們怎麼強調都不過分。 項目計劃是項目經理可以做的最重要的活動之一，無論他們是在處理一個還是幾十個項目。 項目計劃使您有機會控制項目中盡可能多的活動。 這包括風險管理、資源管理、時間跟踪、容量規劃、通信、應急計劃等等。
2. 擁有所有項目的可見性：您想要的是在一個地方對所有項目、計劃或項目組合進行可見性。 您不應該從一個應用程序跳到另一個應用程序來計劃項目、管理資源並與您的項目團隊成員溝通。 這是災難的秘訣。 你肯定會錯過一些重要的東西。 找到一個投資組合管理工具，讓您可以在一個地方管理所有項目。
3. 優先級：你必須知道什麼是重要的，什麼不是。 一切似乎都很重要，在理想的世界中，它確實如此。 但是在管理多個項目時，您必須知道需要完成哪些任務才能實現項目目標。 有些是你想做的，有些可能會被跳過，而不會對項目的進度、預算或質量產生任何影響。
4. 委派工作：項目經理是出色的計劃者，但他們也是出色的委派者。 他們知道他們不能做所有事情。 這就是為什麼他們組建了一個具有完成工作的技能和經驗的項目管理團隊。 僅當您管理多個項目時，這種情況才會更加複雜。 您的工作是監督資源並在項目之間找到效率。 忙碌的工作可以交給你的團隊成員。
5. 知道你的團隊在做什麼：你想讓團隊自由地做他們最擅長的事情，但要受到監督。 您如何做到這一點，而不會對他們進行微觀管理並可能削弱信任，從而影響他們的生產力？ 您需要時間跟踪和資源管理工具來關注他們的工作而不會妨礙他們。 查看他們在做什麼，這些任務的狀態是什麼，以及他們的工作量是否平衡以保持他們的工作能力。

ProjectManager 如何幫助管理多個項目

任何項目經理在管理多個項目時可以獲得的最佳技巧是獲得可以促進他們需要做的所有事情的項目管理軟件。 ProjectManager 是一個基於雲的工具，可以組織您的項目，並為您提供必要的資源管理工具，以確保每個項目按時交付、在預算範圍內並滿足利益相關者的質量期望。

市場上最強大的任務管理

使用我們的任務管理功能可以輕鬆管理跨項目的任務。 您可以分配任務，跟踪您的團隊在這些任務上花費的時間，並為他們提供協作和更好地合作所需的工具。 多個項目視圖適合以不同方式工作的混合團隊。 他們可以使用任務列表來管理自己的工作。 經理可以查看他們的狀態並跟踪截止日期，以確保他們達到里程碑。

輕鬆管理您的團隊

使用團隊管理工具讓您的團隊保持在視野中，而不會阻礙他們的進步。 同樣，多個項目視圖允許每個人按照他們想要的方式工作。 所有狀態更新都在軟件中共享，因此每個人都始終在同一頁面上。 經理可以對整個團隊以及他們正在從事的工作有一個高層次的了解，所有這些都列在團隊頁面的一個位置。 他們可以查看分配給他們的任務以獲得所需的可見性，以確保每個項目都按計劃進行。

在工作負載圖表上計劃和跟踪資源

資源管理也是關鍵。 工作量圖表讓管理人員可以在彩色編碼圖表中查看其團隊的工作量，從而可以快速輕鬆地查看分配的任務過多或過少。 然後從工作負載圖表中重新分配這些任務並保持其工作負載平衡。 您還可以在甘特圖上跟踪非人力資源。

創建投資組合路線圖

我們的投資組合管理功能非常適合管理多個項目。 路線圖可在一個時間線上向您顯示所有項目，以幫助您更有效地分配資源。 我們的實時投資組合儀表板為您提供所有項目指標的高級視圖。 還有可以一鍵生成的投資組合報告。 我們所有的報告都可以過濾，只顯示您需要的數據。 然後與利益相關者分享，讓他們了解最新情況，並對您的進展感到滿意。

ProjectManager 是屢獲殊榮的軟件，可幫助您計劃、跟踪和報告多個項目。 無論您是管理一個項目還是數十個項目，我們的工具都可以為您提供實時數據以做出更好的決策，並提供最佳執行它們所需的功能。 立即免費試用 ProjectManager！