如何執行需求評估

您的項目、業務或組織需要什麼？ 這不是一個簡單的問題。 但是，回答這個問題不應該讓您不知所措。 只需進行需求評估即可準確識別您的項目需求。

什麼是需求評估？

如上所述，需求評估是確定組織或項目需求的過程。 這是通過識別當前狀態和所需狀態來完成的，類似於差距分析。 需求評估過程是一個系統化的過程，用於許多行業和學科，例如醫療保健、企業管理、人力資源和項目管理。

1. 引發
2. 數據收集和分析
3. 最終生產

在項目管理中，需求評估可以解決組織問題，以及項目是否符合其需求。 它也可以用作項目中的一個系統過程，旨在發現項目的當前條件與成功完成所需的條件相比相差多遠。

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需求評估過程從確定項目、業務或組織需求的問題開始。 然後，一旦您確定了您的需求，差距分析就會確定如何縮小組織當前所處位置與以後需要達到的位置之間的差距。

完成需求評估後，您需要將這些發現轉化為項目的方向。 使用項目管理軟件有助於簡化該過程。 ProjectManager 是基於雲的工作和項目管理軟件，具有多個項目視圖。 您可以在我們的看板上列出需求評估問題，所有詳細信息都記錄在您的甘特圖、工作表、任務列表和日曆視圖中，這樣可以更輕鬆地將這些問題的答案轉化為項目計劃。 立即免費開始使用 ProjectManager。

需求評估問題

您可以使用這些問題來幫助您開始需求評估過程。 這些示例問題適用於任何行業。

• 您的服務和/或產品是否按時交付給客戶？ 如果這個問題的答案是否定的，那麼您需要探究原因。 如果答案是肯定的，您將需要研究該過程，看看是否有可以進一步簡化操作以節省更多時間的領域。
• 公司每年是否盈利或實現其財務目標？ 如果您沒有賺錢，甚至沒有達到您為自己設定的目標，那麼您需要探索您業務的財務領域以找出原因。 如果你是，那麼要問的問題是你怎樣才能做得更好。
• 是否定期產生潛在客戶？ 這是一個與您的業務銷售有關的問題，但也與財務方面有關。 您需要一定的潛在客戶才能進行銷售。 線索越多，達成交易的可能性就越大。 因此，產生潛在客戶至關重要，如果您在這方面落後，您需要找出原因。
• 公司有明確的願景嗎？ 願景聲明是任何企業的指導文件。 如果該願景聲明不明確，將對您工作的各個方面產生負面影響。 如果很清楚，那麼您可能需要定期重新審視需求評估，因為願景可能會隨著公司的發展和變化而更新。
• 工作質量是否受到持續監控？ 任何企業的成功都取決於其所做工作的質量。 如果您沒有適當的工具來監控質量以確保您始終滿足質量預期，那麼您將需要一個。 如果你有一個，也許它需要升級。

為什麼需求評估很重要？

正如我們之前所說，可能很難辨別項目的需求，尤其是當您處於其中時。 通過一個系統的過程，仔細檢查項目計劃，任何未解決的問題都更有可能變得明顯。 然後可以縮小需求和當前條件之間的差距。

有不同類型的需求評估，每一種都可以發現各種差距； 它可以解決知識、實踐、技能或工具方面的差距。 需求評估有助於顯示項目中哪些是有效的，哪些是無效的。 然後，可以修復不工作的內容。 這有助於組織或項目，因為它提高了效率。

需求評估是一種強大的計劃工具，因為它不僅從項目或組織的一個層面評估需求，而且從所有層面評估需求。 您將獲得一種整體方法，既能看到從高層次到細化層次的需求。 這有助於為您的計劃提供信息並提供要採取的具體行動以進行改進。

需求評估類型

需求評估沒有一種類型，實際上有七種。 例如，您可以進行差距分析或差異分析，以將性能與您的預期進行比較。 還有對行動的反思和對行動的反思。 前者正在回顧以確定哪些方面做得很好，哪些方面可以改進。 後者是相同的，僅針對當前正在發生的操作。

作為自我評估的一部分，您還可以保留日記、日記、日誌或進行每週回顧。 然後是同行評審，即其他專業人士查看工作並向您報告反饋和建議。 觀察也很重要，只要在業務流程中密切關注任務即可。

還有一種叫做關鍵事件審查和重大事件審計的東西，可以識別公司的質量保證能力。 最後，實踐審查是對可以識別需求和需要改進的工作的例行審查。 這七種需求評估技術並非項目管理獨有，而是適用於許多行業。

如何通過 7 個步驟進行需求評估

對於可以識別差距並最好地滿足您的項目需求的成熟需求評估，我們確定了七個步驟。 這些步驟幾乎與您可能喜歡的任何學科或技術相關。

1. 確定項目的發起人

項目發起人不僅僅是利益相關者，而是執行發起人，是組織中的高級領導者。 此人將幫助指導需求評估並使其與更大組織的目標保持一致。

發起人還可以獲得對需求評估的支持。 他們在組織中處於足夠高的位置，可以讓部門領導與流程保持一致，這可以清除可能阻礙進展的障礙。 贊助商通過提供指導，更重要的是，為項目提供資金，獲得所有相關人員的支持。 他們確保每個人都與流程的成功息息相關。

2. 創建 ROI 模型

通過定義投資回報 (ROI) 以及項目將如何使組織受益，需求評估證明了財務承諾的合理性。

在更大的意義上，它還將表明項目本身是有價值的。 該項目值得付出的努力、時間和成本，因為它將帶來可觀的投資回報。 因此，該 ROI 模型的一部分應包括項目的成本計劃、資本投資和人員配備要求。

3. 確定必要的工作流

這是對每個部門進行分析的時候，包括其中的工作流和團隊成員。 此步驟必須具有透明度才能起作用。

也有組織外部的工作流，例如當項目與供應商、承包商和其他組織合作時。 因此，必須移除項目中的所有孤島，此步驟才能正常工作。

4. 採訪工作流領導者

一旦您確定了與項目相關的工作流，就該與每個工作流的領導者交談，以了解他們的流程。 你會想要發現他們遇到的任何痛點。 此外，看看這種需求評估將如何影響他們的工作。 當您解決需求方面的任何差距時，後者的數據將有所幫助。

通過打開作為較大項目一部分的所有工作流之間的溝通渠道，您可以在整個項目執行過程中促進更好的溝通。 這有助於管理人員，也有助於從事該項目的團隊。

5. 與團隊會面

您已經會見了工作流領導者，現在是時候與他們的團隊開會了。 您想與每個團隊成員交談，無論他們在組織的哪個位置工作。 團隊是您在前線的部隊，擁有通常不會反映在管理中的經驗和觀點。

團隊可以為您提供項目的基本視圖，這是問題首先出現的地方。 他們可以提供解決這些問題的關鍵信息。

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你的工作是明確項目的目的和目的。 留出時間讓團隊成員提出問題並讓他們參與對話。 讓團隊成員誠實，在安全的地方聽到他們的抱怨，不受評判或懲罰。 他們將向您展示項​​目中必須修復的區域。 建立他們的信任，解決方案會更有效。

6. 組建團隊和時間表

有了您已經編譯的所有數據，現在是時候組建一個團隊來響應提出的問題並以分配所有不同部分並提供基於項目需求的問責制的方式安排信息。

該時間表是共享的，以數字方式存儲，因此所有人都可以訪問它，並在團隊聚集的公共場所實際發布。 改進必須在所有部門和團隊之間進行有效溝通。

7. 執行前報告

最後一步是數據和計劃獲得行政批准的時間。 未經行政級別的批准，在需求評估期間暴露的差距將無法彌補。 一旦每個人都同意前進的道路，只有這樣，才能實施。

需求評估示例

讓我們想像一個假設的需求評估示例，以更清楚地了解我們正在談論的內容。 在這種情況下，我們將想像一家製造公司在按時向客戶交付產品時遇到問題。 這將是第一步，確定他們擁有的業務需求。 不過，他們本可以通過分析來意識到他們沒有按時完成生產。

下一步將是執行差距分析，以了解當前情況以及該情況與所需狀態之間的差距。 這可能會導致生產方法、團隊的培訓需求或更有效的工具出現問題。 假設該工廠最近升級了用於生產其產品的工具，但該團隊沒有滿足新設備的潛力。

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這導致下一步，即評估培訓選項，以使團隊快速使用新工具。 您需要研究培訓計劃、成本、投資回報、法律合規性、培訓時間以及如何在培訓過程中保持競爭力。 此時，您將創建一份報告來解釋培訓需求並推薦前進的道路。

需求評估模板

如果您希望進行需求評估，項目管理軟件可以提供幫助，尤其是在您實施改進計劃時。 但是，如果您還沒有準備好邁出這一步，我們有免費的項目管理模板來幫助您。 我們的網站為您項目的每個階段提供了數十個項目管理模板。 以下是一些與需求評估相關的內容。

需求收集模板
需求評估意味著捕獲大量數據。 我們免費的 Word 需求收集模板是收集所有這些文檔的絕佳工具。 有一個用於確定需求的封面，一個項目計劃部分，介紹如何實施您的計劃以縮小您發現的差距，一個寫下利益相關者對目標和目標的想法的地方以及更多內容。

行動項目模板
當您完成需求評估過程時，您將提出任務。 您可以在我們的 Excel 的免費操作項模板中捕獲它們。 現在您有了分配團隊所需的任務列表。 您將了解必須完成的工作、截止日期等等。 誰、什麼和什麼時候是日程的開始。

項目計劃模板
您使用免費行動項目模板開始的時間表將引導您制定項目計劃，以執行您在需求評估中學到的內容。 我們免費的 Word 項目計劃模板可讓您放置執行項目計劃所需的一切，從目標到活動和任務，再到完成工作所需的資源。

ProjectManager 如何幫助進行需求評估

一旦您制定了應對在需求評估中發現的差距的計劃，就可以在基於雲的工作和項目管理軟件 ProjectManager 中設置該計劃。 我們幫助您規劃您的任務並安排工作，以從您的需求評估中實現您所需要的。

在交互式甘特圖上組織任務

在計劃如何使用我們的在線甘特圖滿足您的需求時，讓您的所有任務井井有條。 您可以鏈接相關任務以避免延遲，添加里程碑以跟踪進度，甚至過濾關鍵路徑。

現在，您可以在時間線上查看您的整個日程安排，以獲得概覽。 然後設置一個基線，您將能夠實時跟踪計劃的工作量與實際工作量，以保持該時間表。

使用多個項目視圖以您想要的方式工作

當您分配團隊任務時，他們可能會在不適合甘特圖的敏捷環境中工作。 這就是為什麼我們提供多個項目視圖以讓每個人都滿意。

敏捷團隊可以使用看板來管理他們的積壓和計劃衝刺，而管理人員可以了解他們的流程以根據需要重新分配資源以避免瓶頸。 其他團隊成員可能希望擁有任務列表或日曆視圖。 這取決於他們。 所有視圖都會一起更新，因此始終有一個信號源。

在實時儀表板上跟踪進度和性能

即使您的團隊可能在不同的項目視圖上工作，甚至可能在遠程工作，您仍然可以使用我們的實時儀表板監控他們的工作。 沒有像輕量級工具那樣的設置，我們會自動收集實時數據，計算它，然後在跟踪六個項目指標的彩色圖表中顯示結果。

當然，我們有狀態報告，而且只需一個按鍵即可過濾並與利益相關者共享。 自定義工作流程以簡化您的流程並添加任務批准以控制狀態更改。 此外，我們的核心是協作，幫助團隊更好地合作。 您甚至可以保存所有需求評估文件以備將來使用，因為我們擁有無限的文件存儲空間。

ProjectManager 是屢獲殊榮的工作和項目管理軟件，可將混合團隊連接起來，無論他們在何處、何時或如何工作。 多個項目視圖和協作平台可幫助您的團隊更高效地工作，同時您可以透明地了解該過程，以使他們使用資源管理工具保持滿負荷工作。 立即免費開始使用 ProjectManager。