創建完美的 2023 年公共關係日曆的指南

成功的公共關係最重要的組成部分之一是及時性。 及時性讓媒體及其受眾有理由關心您的品牌。 困難在於調整什麼對您的品牌來說是及時的，什麼對目標媒體是及時的，什麼對每個人的觀眾都是及時的——所有這些都是同時進行的。 這樣做不僅需要跟上您所在行業的趨勢，還需要在幾乎任何其他人之前看到它們。 一個完美的公關例子？ 節日禮物指南。 購物者通常要到 11 月才會開始考慮或閱讀它們，但公關和營銷部門早在春季或夏季就開始著手研究它們。 您需要時間來製定您的計劃，推銷媒體渠道，並在假日購物開始時為他們提供所需的一切，以整合他們的禮品指南。 這就是為什麼像您這樣成功的 PR 專業人士因成功而值得高五分。 您如何掌握趨勢、季節、媒體機構的動態、您的公司正在發生的事情，並使它們協同工作？ 如果您像我認識的任何 PR 專家一樣，那麼細緻的日曆肯定會有所幫助 —將季節性日曆與您品牌的營銷日曆以及您想要報導的媒體的編輯日曆相結合的主日曆。 這種公關內容日曆不僅僅是一大串日期。 它本身就是一個戰略和項目，規劃出公關報導所需的一切，並從你的目標報導、目標和活動中倒推。 本指南將幫助您創建自己的一個。

什麼是公關日曆？

公關日曆是一個項目日曆或計劃，它列出了宣傳和確保公關或媒體報導所需的所有關鍵組成部分。 它還可以將它們映射到您的其他重要營銷活動和業務事件，因此您可以了解您的 PR 計劃如何與業務計劃的其餘部分保持一致。 關於您的 PR 日曆的一個重要說明是，它不僅僅是發布日期或最終截止日期的日曆。 它實際上將流程的不同步驟以及與之相關的所有任務分解為可管理的時間表。 所有次要的截止日期、與活動相關的會議和約會、設計團隊的資產請求和高管的報價。 您可以提前想到的所有待辦事項都需要獲得廣泛的報導。 當然，需要哪些待辦事項將根據貴公司的個人公關策略而有所不同。 公關日曆上可能會發生的事情的示例包括：

• 日期文章或其他媒體報導上線。
• 圍繞活動發布您的品牌內容的日期（即頒獎公告、新聞稿或在社交媒體上分享新聞）。
• 您、您的團隊或您的主管提供給記者的報價的截止日期。
• 將產品樣品發送給評論者和影響者的發貨日期。
• 投球和獎項提交的截止日期。

為了獲得覆蓋範圍，您需要做或記住的任何事情都是公平的遊戲。

為什麼公關和營銷團隊需要公關日曆？

已經有業務日曆、營銷日曆、內容日曆等。 為什麼公關日曆也需要存在，為什麼您的團隊應該有一個？ 僅僅是為了感覺有條理嗎？ 好吧，是的，不是。 不要低估不堪重負的營銷團隊對績效和生產力的影響。 如果有人不知道發生了什麼或需要完成什麼，就會造成混亂，從而導致項目延遲和錯誤。 這就是為什麼擁有 PR 日曆不僅僅是組織和顏色編碼。 是關於：

使公共關係與其他業務活動保持一致

將 Google 日曆中的不同日曆視為公關和營銷的不同層次。 它們各自顯示一個單獨的視圖，但放在一起，您就可以看到整個畫面。 整體業務日曆是其他一切都應基於的核心。 營銷日曆是第二層——您如何通過發布和活動等方式將主日曆傳達給客戶。 內容日曆可以是第三層，顯示您將使用哪些內容來實施這些活動。 將您的 PR 日曆視為最後一層； 展示您將如何利用宣傳和知名度來擴大您的營銷信息。 通過查看所有這些內容，您可以全面了解公共關係如何與其他業務和營銷活動聯繫在一起。

圍繞假期和趨勢規劃公關

公關日曆使您的整個團隊的工作更輕鬆的另一種方式是通過提前計劃任何季節性假期或您的品牌可能想要參與宣傳的趨勢。 比如我們之前說的禮物指南。 那些重要的、時間敏感的活動可能會在您沒有事先計劃好的時候迅速悄悄地出現在您面前——以及它們所需的準備工作。 使用日曆，您可以立即屏蔽與您的行業相關的季節性趨勢或事件，並將它們作為每年重複出現的項目添加到您的日曆中——它們永遠不會再偷偷出現。

更輕鬆的內部和外部協作

最後，當您按照公共關係的要求進行合作時，您需要對很多不同的人負責——外部合作者，如記者和出版商、同事和同事，以及與您公司合作的自由職業者。 PR 日曆可以與參與項目的每個人共享，這將幫助您更輕鬆地合作和溝通，而不會錯過可能會犧牲覆蓋面的外部截止日期。

同比回報

最後，公關日曆將在未來幾年產生結果。 創建的第一個日曆將在每年的計劃過程之後開始，其中包含一個想法框架。 內容——新聞稿、博客文章、活動等——可以創造性地重新利用，從而節省大量時間。因此，您已準備好為您的團隊、合作夥伴和您自己組織起來。 你從哪裡開始？

1. 選擇你的格式

首先，您需要決定您的 PR 日曆將存放在何處。 儘管我喜歡紙質日曆和記號筆，但我不建議將它們用於整個營銷和公關計劃。 這意味著您的選擇是一個很好的舊電子表格、一個基本的數字日曆或一個專用的編輯日曆工具。 每個選項都有一些優點和缺點，因此請考慮您自己團隊的需求。

2.決定你的內容類型

一旦您決定了 PR 日曆的存放位置，就可以開始在其中構建您的活動和流程了。 您需要執行的首要步驟之一是確定您需要實施的內容類型並擴大您的內容和公關範圍。這可能包括：

• 球場
• 事件
• 公關活動
• 博客內容
• 社交媒體帖子/活動
• 打印資料

如果它是 PR，它可以（並且應該）在日曆上計劃。 構建事物的一個好方法是在您使用的任何工具中為每種內容格式提供其自己的類別。

3. 計劃你的發布節奏

接下來，您需要考慮您的日曆將有多“滿”。 換言之，您希望將內容作為策略的一部分發布的頻率，無論是“獲得”還是“自有”媒體。 這樣做時，您需要考慮幾個不同的因素。 首先，您的團隊有能力發布多少自有內容並獲得多少報導？ 尤其是如果您要讓設計師來創建資產、請高管來提供報價以及進行更多的協作工作，您需要為團隊的其他成員制定可實現的截止日期。 您還希望留出足夠的空白空間或空閒時間來響應彈出的更及時的趨勢和事件。 其次，哪些季節性趨勢或活動會產生最大影響？ 您希望盡可能讓您的目標受眾最先想到，但在您的團隊在幕後開展一個公司撤出所有公關和營銷的大型項目時，也值得在“安靜”時期間隔開內容短時間停止。 一旦您了解了您正在處理的限制，您就可以為您的內容節奏設定目標，例如每月視頻、每周博客文章和新聞報導，以及每日社交帖子。

4.集思廣益並添加內容創意

一旦您確定了日曆的結構和節奏，您就可以開始集思廣益內容和 PR 想法，並將它們添加到日曆的空位中。 你會想集思廣益，比如：

• 推銷媒體的故事角度
• 來賓內容和思想領導力
• 貴公司博客的內容
• 社交媒體和電子郵件活動
• 宣傳活動、獎項和其他公關的內容

您還需要嘗試盡可能地圍繞相關主題或季節性趨勢來組織事物。

5. 添加行業特定內容

公關日曆因行業而異。 一項業務所需的內容對於另一項業務可能完全沒有必要。 將注意力吸引到特定於行業的內容可以根據您的需要定制日曆。 考慮添加以下主題：

6.包括聯繫信息

公關需要多人協作。 要創建穩定的活動流程，請包括所有所需的內部和外部通信的聯繫信息。 這包括：

7. 保持活動部件井井有條

最後，您需要實際使用和維護您的新日曆。 這聽起來很明顯，但每天開始工作時檢查編輯日曆是一個需要養成的新習慣。 您可以通過以下幾種方法更輕鬆地養成這種習慣：

• 建立顏色編碼指南，使信息易於理解以進行“快速檢查”。
• 每週抽出時間更新日曆。
• 在團隊會議中（或緊隨其後）調出日曆。

此外，如果您使用專用的編輯日曆工具，如 CoSchedule 的營銷日曆，您可以通過將日曆連接到您的 WordPress 博客、社交媒體配置文件和電子郵件營銷工具來規劃內容。 這使您可以從同一日曆中起草甚至安排外發內容。 專用工具還可以更輕鬆地使用項目和任務模板以及您自己構建的電子表格中可能不可用的其他功能將項目分解為特定操作。PR 日曆消除了在多個步驟中處理多個項目的壓倒性感覺。 但只有將日曆最大化到最大程度才能實現 PR 目標。 使用以下四個想法來最好地優化您的日曆。

流暢

你的日曆不是刻在石頭上的。 公關機會可能會隨機出現，某些事件會要求事後採取行動，所以你的方法要流暢。 歡迎變化或對情況做出反應通常會激發創新。

考慮交貨時間

最好的公關計劃並不倉促。 考慮項目啟動和項目完成之間的適當提前期。 充足的時間表可以輕鬆滿足截止日期並進行內容更改。

使用相關的標籤

使用相關的主題標籤將內容與時事聯繫起來。 提前創建內容可以節省時間，但用戶會關注趨勢。 通過添加標籤來保持內容新鮮。

評估以前的公關活動

評估前幾年的公關活動評估成功，突出改進領域，並展示如何最好地向前推進。 思考以下問題：

• 什麼對你有效？ 什麼失敗了？
• 哪些創意超出預期？ 如何擴展這些想法？
• 您是從哪裡獲得媒體關注的？
• 主要競爭對手從哪裡獲得媒體關注？

從這裡開始，使用您的答案來深思熟慮地開發或更改您的 PR 日曆。

現在就開始

公關日曆將消除在多個階段處理多個項目的摩擦和壓倒性的感覺。 但是，僅當您使用它時。 如果您還沒有日曆來解決這一切，現在是時候開始將一個日曆引入您的策略了。 如需構建它的幫助，請試用我們的免費 PR 日曆模板或立即查看我們的軟件。 這篇文章最初發佈於 2020 年 7 月 1 日。它於 2021 年 12 月 29 日更新，並於 2022 年 12 月 20 日再次更新。