採購合同：合同類型和最佳實踐

已發表: 2022-08-23

您如何組裝執行項目所需的物品稱為採購，這是一種說明如何獲得項目所需商品和服務的奇特方式。如果您沒有穩定的或至少管理的供應來執行項目所需的東西，那麼您將偏離軌道並威脅項目的成功。

當您需要來自第三方的用品時，您必須簽訂協議以確保您獲得所需的物品並在您需要時交付。所有這些細節都在所謂的採購合同中定義。沒有採購合同就沒有項目。

採購合同要點

採購中有許多類型的合同，但在深入了解之前，我們需要對採購是什麼以及為什麼它對項目成功至關重要。採購是指組織用來以合理的價格和按時獲得所需的技術、結構化方法和手段，同時仍與供應商和供應商建立牢固的關係。

首先，您需要確定您需要的商品或服務。一旦你知道了這一點，你就可以開始研究一個供應商名單，這些供應商可以在你的預算限制內以價格滿足你的要求。然後，您進入談判階段以確保滿足這些需求。當他們完成時，雙方最終確定了一個帶有價格、交貨和付款流程的採購訂單。

接下來，供應品在約定的日期交付，並審核交付以確保其符合協議。然後，您保留良好的合同管理記錄並保存文書工作，就像處理任何業務交易一樣。這個過程越順利，所有相關人員就會越開心，雙方之間建立聯繫以確保未來採購順利進行的可能性就越大。一份可靠的合同對於交付一個成功的項目是必要的。

採購合同是在管理項目的過程中在承包商和供應商之間建立具有法律約束力的協議的過程。這些合同是項目獲得所需材料、供應品和服務所必需的。

使用合同和採購有助於買賣雙方就這些材料、商品和服務達成協議。本協議包括支付發票和滿足合同的條款和條件。採購合同是買賣雙方之間具有法律約束力的文件，它不僅定義了業務關係，而且保護了雙方的利益。

採購合同的參數包括選擇供應商和產品、審查供應商、通過談判決定條款和條件，以及通過訂購、支付和交付材料、供應或服務來管理該過程。

採購合同很重要，因為它可以最大限度地提高利潤並使企業在競爭激烈的市場中保持穩定。採購合同讓雙方有機會合作，相信雙方都不會利用對方。它還通過將工作外包給可以更具成本效益的第三方來幫助企業分散其資源以更有效地工作。

在合同方面，達成協議的方法不止一種。這些不同類型的採購合同為一方或另一方提供了多種風險，適用於從一開始就或多或少確定範圍的建設項目。採購合同的主要三種類型如下：

固定價格合同：固定價格或包乾合同是在合同簽訂時確定的材料、貨物或服務的支付金額，此後無論是否有外部或內部影響都不會改變這會增加成本或延遲進度。這種類型的合同的優點是它清楚地概述了雙方在交付內容和成本方面的角色和責任。這些是最常見、直接且易於管理的合同類型。
成本補償合同：成本補償或成本控制合同是買方同意支付材料和設備以及任何間接成本，例如工資和水電費，這些成本是製造產品或服務的一部分。為了讓買家覺得物有所值，他們將獲得固定費用或利潤相對於成本價格的百分比。這將大部分風險放在了賣方的肩上。他們只有在費用得到核實後才能得到報銷。如果項目範圍發生變化，賣方承擔任何額外費用。為了使這對賣家有價值，他們將增加額外的成本，將調整保持在最低限度並提高他們的底線。
時間和材料合同：時間和材料合同補償供應商使用的材料並支付他們在項目上花費的時間。這使得供應商的行為就好像他們是承包商的第三方僱員一樣。當項目的範圍更難定義時，該合同最有效，因為合同允許一定的靈活性。但是，當使用其中一份合同時，買方必須提供更多監督，以確保項目按計劃進行並且不會超出預算。

雖然簽訂了合同，但過程並不完整。當然，還有已簽訂合同並遵守合同條款和條件的工作。

為了確保事情順利進行，您可以做的一件事是優先考慮採購流程的透明度。更深入地了解供應商績效有助於加強這些關係，並努力為所有相關人員實現最佳結果。

您需要密切監控和管理合同條款，尤其是與工作相關的費用，以降低成本。與其使用必須不斷更新並經常冒著傳播舊版本風險的電子表格，不如使用數字工具自動化這些流程。

簡化採購流程也是關鍵。供應商的收集和監控有助於確保合同條件得到滿足。使用在線項目管理工具將通過避免在努力實現合同合規性時會減慢工作速度的手動錯誤來降低成本。

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