2020 年 19 款最佳免費小型企業生產力應用程序

已發表: 2019-11-16

當您嘗試管理不斷發展的業務時，保持生產力至關重要。

作為企業主和領導者，你不斷地被拉向一千個不同的方向。在回复客戶服務電子郵件、更新您的商店和推廣您的產品之間，很難知道該把注意力集中在哪裡，以確保您將時間花在了能取得進展的任務上。

勵志名言可能是激發行動並讓您度過一天的好方法，但從長遠來看，它們並不是幫助您完成工作的有效方法。另一方面，最好的生產力應用程序可確保您將時間花在正確的任務上，讓您不需要做的事情從您的盤子中消失，並自動執行不值得任何人花費時間的家務。

為了幫助您入門，我們匯總了 19 款最佳生產力應用程序列表。我們為您準備了兩個列表：11 款最適合企業家的提高生產力的應用程序，以及 8 款適合小型企業的最佳生產力應用程序。每一個都將幫助您和/或您的團隊在 2020 年提高您的工作效率。更好的是，所有這些應用程序都可以免費使用。

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2020 年面向企業家的 11 款最佳免費提高生產力的應用程序

嘗試提高公司範圍內的生產力時，一個很好的起點是您自己的時間。畢竟，如果你沒有明智地管理你的時間，你很可能會成為團隊其他成員的阻礙者。

為企業家使用這 11 款提高生產力的應用程序，以最大限度地減少分心，明智地管理您的時間，並確保您始終在處理最重要的待辦事項。

1.救援時間

用於時間管理的最佳免費生產力應用程序

RescueTime 是一款時間管理應用程序，可以跟踪和計算您在不同類型任務上花費的時間。

例如，也許您覺得自己每天只看幾分鐘社交媒體。 RescueTime 可以準確顯示您在滾動瀏覽提要上花費了多少時間。結果可能會讓您大吃一驚，並向您表明您需要盡量減少這種干擾。

或者，也許您覺得將數據從一個應用程序剪切和粘貼到另一個應用程序不需要付出太多努力，並且值得自動化。 RescueTime 可以顯示使用 Zapier 等自動化工具可以節省多少時間。

如果您覺得自己工作時間很長但沒有完成足夠的工作，RescueTime 可以幫助您了解並了解您在哪些方面花費了太多時間在沒有足夠影響的任務上。這使您可以找到機會委派這些任務、自動化它們或避免某些干擾。

2. 保持專注

阻止分心的最佳免費生產力應用程序

如果您發現自己在社交媒體、新聞網站或其他在線乾擾上浪費了太多時間，您可以使用 StayFocusd（Chrome 擴展程序）來完全阻止您訪問這些網站。

StayFocusd 的工作原理是讓您指定願意在特定類型的網站上花費多少時間。因此，如果您想將您的 Twitter 滾動限制為每天 10 分鐘，您可以在 StayFocusd 中進行設置。當您的 10 分鐘結束時，StayFocusd 將阻止您訪問 Twitter，無論您告訴它多長時間。

StayFocusd 還有一個核選項，當您必須專注於特定任務時，它可以讓您阻止對所有網站或除您需要使用的網站（例如，Google Docs）之外的所有網站的訪問。當您需要最大程度地減少分心但又在努力靠自己做這件事的意志力時，它是一個很好的工具。

3. 用於 Gmail 和 Outlook 的 Boomerang

消除電子郵件干擾的最佳免費生產力工具

如果您發現電子郵件是您最大的干擾源之一，那麼 Boomerang for Gmail 和 Outlook 可以提供幫助。使用其收件箱暫停功能可防止任何新電子郵件在您需要集中精力時到達您的收件箱。準備好後，取消暫停收件箱，讓您的電子郵件進入。

與關閉收件箱相比，Boomerang 的優點在於您可以創建投遞例外。假設您需要集中精力，但同時也在等待來自您的業務合作夥伴或投資者的重要電子郵件。您可以將這些電子郵件地址添加為例外，以便它們繞過您的阻止程序並到達您的帳戶。

您還可以在收件箱暫停時向給您發送電子郵件的任何人發送自動回复，讓他們知道在您收到消息之前會有延遲。這有助於提供人們在需要緊急與您取得聯繫時可以使用的替代聯繫信息。

4. Todoist

用於待辦事項列表管理的最佳免費生產力應用程序

如果您需要一個應用程序來跟踪您的所有待辦事項，Todoist 是一個不錯的選擇。您可以使用它的免費計劃來創建多達 80 個項目，從而可以輕鬆地將您的未完成任務劃分到您需要的多個不同列表中。

例如，您可以為工作待辦事項和家庭待辦事項創建單獨的列表，並從同一個應用程序管理這兩個列表。或者，您可以更細化，為工作、家庭、差事、電子郵件、特定項目、長期目標以及您需要分類到不同組的任何其他內容創建列表。

Todoist 的優勢在於其簡單性。添加一個簡短的行來描述您需要做什麼，然後在完成後將其選中。它基本上是手寫待辦事項列表的複製品，但無論您身在何處，在您碰巧使用的任何設備上，當您的腦海中突然出現待辦事項時，它都可以使用。

5.看板流

番茄工作法的最佳免費生產力應用程序

KanbanFlow 通過使用番茄工作法完成任務所需的工具，為您提供看板的所有好處。

首先設置您的通道並添加您的任務。當你準備好開始其中一個時，你可以點擊幾個按鈕來開始一個 25 分鐘的番茄鐘。 KanbanFlow 會在需要休息時通知您，甚至可以讓您在需要時將番茄時間記錄到時間表中。

KanbanFlow 的另一個獨特功能是，當您在計時器完成之前暫停計時器時，它會詢問您為什麼暫停它。這有助於找出在您嘗試集中註意力時最常讓您分心的事情，這樣您就可以集思廣益，盡量減少最令人分心的事情。

6. 郵箱

用於管理電子郵件的最佳免費生產力應用程序

Gmail 是一款出色的免費電子郵件工具，但它的眾多功能也使其成為一款出色的生產力工具。

感覺你一直在一遍又一遍地回答同樣的問題？通過創建預設回復來節省輸入答案所需的時間 - 只需單擊幾下即可將保存的文本選擇添加到任何電子郵件中。

您是否總是需要將電子郵件添加到參考文件夾或發送給您的會計師？創建過濾器以自動標記或轉發來自特定人員或具有特定主題行的電子郵件（例如，“發票”）。您還可以使用它們通過創建過濾器來自動存檔或刪除某些電子郵件來保持收件箱清晰。

您可以使用 Gmail 的眾多插件之一在 Trello 或 Asana 等項目管理應用程序中創建任務，直接向 Slack 發送電子郵件，或在不離開收件箱的情況下將電子郵件添加到 Evernote。這使得在電子郵件到達後立即處理它們並將它們送到最終需要的地方變得很容易。

7. 印象筆記

保持井井有條的最佳免費生產力應用程序

您使用的每個軟件都有自己的信息保存方法。您計算機上的文件將保存到您的硬盤中。 Google Docs 被保存到 Google Drive。您可以將要保存在瀏覽器中的網頁添加為書籤，並將可能需要在電子郵件應用程序文件夾中再次引用的電子郵件歸檔。

這種方法的問題？當你需要找到你記得保存的東西時，很難知道去哪裡找。 Evernote 通過為您提供需要保存的所有筆記和文檔的中央資源來解決此問題。

Evernote 可讓您在任何設備上通過文本或語音記筆記並將其保存到您的帳戶。但您也可以將它與 Google Drive、Gmail 和 Outlook 集成以保存您以後可能需要參考的文檔和電子郵件，或者使用它的網絡剪輯器將網頁的完整副本保存到您的 Evernote 帳戶。

然後，當您需要查找您知道自己擁有的東西時，您不必猜測保存它的位置。你可以只搜索你的 Evernote 帳戶。

8. 最後通行證

用於密碼管理的最佳免費生產力應用程序

在您訪問的每個站點上使用相同的密碼對任何人來說都是一個壞主意，但對於需要確保黑客無法進入他們的商業文件、網站、銀行和會計程序的企業主來說，這尤其成問題。

但是想出並記住唯一的密碼本身就是一項任務。這就是 LastPass 的用武之地。使用 LastPass，您可以為需要登錄的每個站點生成長而強的唯一密碼。它將這些密碼保存在您的 LastPass 帳戶中，因此您無需記住登錄或重置密碼。

LastPass 的免費計劃可讓您保存多達 20 個帳戶的登錄詳細信息，因此您可以使用它來保護您最重要工具的登錄信息。或者，您只需每月 3 美元即可升級，為所有內容創建和保存安全登錄。

9.扎皮爾

用於自動執行任務的最佳免費生產力應用程序

Zapier 是一個應用程序連接器，無需編碼專業知識即可輕鬆地將數據從一個應用程序移動到另一個應用程序。它與 1,500 多個應用程序連接，以幫助您自動化您的工作流程。

例如，Zapier 的 Shopify Zaps 會自動將新訂單添加到電子表格中，將新客戶添加到您的電子郵件營銷工具中，在您的項目管理工具中為新訂單創建任務，以及在社交媒體上發布新產品。這可確保完成這些任務，但無需您進行任何工作。

您盤子上的任何死記硬背的任務，包括將數據從一個系統複製和粘貼到另一個系統，都可以使用 Zapier 自動化。設置這些自動化只需要幾分鐘，並且會讓您有一些時間專注於更重要的待辦事項。

10. 谷歌

用於最小化應用程序的最佳免費生產力工具

需要快速轉換貨幣、了解遠在海洋之外的國家的時間或執行複雜的數學計算？您不需要單獨的應用程序來完成任何這些任務，您只需要 Google。

Google 在其自然搜索結果上方顯示了大量功能，可幫助您快速執行原本需要單獨應用程序才能完成的任務：

在搜索欄中鍵入計算以獲取結果。
找出現在在澳大利亞的時間或查看澳大利亞和紐約之間的時差。
將美元兌換成歐元或日元。
在您要去的城市中找到最便宜的酒店。
設置番茄鐘計時器或秒錶以跟踪在任務上花費的時間。

這些搜索工具限制了您需要在屏幕上打開的應用程序數量以及您在一天中登錄和退出不同程序的次數。

11. 海明威編輯

最好的免費生產力應用程序，用於清晰、無錯誤的寫作

寫作非常耗時，而不必擔心您是否有拼寫和語法錯誤，或者您所寫的內容是否足夠簡單以供其他人理解。

海明威編輯器通過指出拼寫和語法錯誤、向您顯示哪些句子太難讀以及用更簡單的替代方案指出單詞和短語來減輕您的擔憂。

您可以直接在海明威編輯器中寫作，或者，如果您不想在寫作時被它的建議所困擾，可以將您的文本粘貼到工具中，以便在您完成寫作時進行清理。這是一種很好的方式來捕捉你的想法，而不會因為試圖同時讓事情變得完美而分心。

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2020 年面向小型企業的 8 款最佳免費生產力應用程序

一旦您將自己的時間管理轉變為一門科學，您就可以開始提高整個團隊的工作效率了。

在公司範圍內使用這八個免費的生產力應用程序，以確保每個人都可以訪問他們需要的小型企業營銷工具，以盡可能高效地完成工作。

1.特雷羅

適用於裝配線工作流程的最佳免費生產力應用程序

如果您正在管理需要在完成之前從一個人或團隊轉移到另一個人的項目，Trello 是理想的項目管理生產力應用程序。

使用 Trello 看板，您可以為流程中的每個步驟創建不同的通道，在每個通道完成時將任務從通道移動到通道，將任務分配給需要完成它們的人員，並在第一時間查看每個未完成任務的進度一眼。

Trello 非常適合內容營銷等工作流程，在這些工作中有作家、編輯和平面設計師參與，或者在招聘和招聘中，人力資源和招聘經理都需要在流程的不同部分完成特定任務。

2.體式

適合小型團隊的最佳免費生產力應用程序

雖然 Trello 非常適合裝配線工作流程，但 Asana 的免費計劃為您的團隊選擇工作方式提供了更多的靈活性。

Asana 的看板視圖與 Trello 的完全一樣，讓您的團隊在看板板上管理任務和項目。但是，如果該視圖不適合您的團隊，您還可以在更傳統的待辦事項列表甚至日曆上查看任務。

Asana 的另一個優點是您可以從一個中心視圖管理多個項目。在 Trello 中，您的每個工作流程都需要單獨的面板，但 Asana 允許您從中央儀表板將任何項目的任務分配給組織中的任何人。

Asana 的缺點是它的免費計劃只能容納 15 名團隊成員，所以如果你有一個更大的團隊需要協作，你就需要升級。使用 Trello 的免費計劃，您可以添加到看板的人數沒有限制。

3. 鬆弛

用於實時通信的最佳免費生產力應用程序

Slack 是一款聊天應用程序，可讓團隊彼此實時交流。當電子郵件的異步性不夠快時，單個團隊成員可以相互發送即時消息進行聊天，整個團隊可以創建自己的討論渠道以進行全團隊協作。

但在生產力方面，Slack 真正閃耀的地方在於其龐大的應用程序庫。您可以將 Slack 連接到您使用的任何其他應用程序，例如從 Slack 討論創建支持票證、將附件直接保存到 Dropbox 或 Google Drive，或者將 Slack 中收到的待辦事項添加到您的待辦事項列表中。

還有一些 Slack 應用程序可以幫助您自動化從同事那裡獲取信息的過程。您可以添加一個應用程序，該應用程序會自動收集每日站立的更新、為午餐提供食物訂單或發送每週員工參與度調查。

其中一些應用程序是免費的，一些是付費的，但是 Slack 應用程序的大型庫為您提供了很多可供選擇的選項。

4. 谷歌文檔、表格和幻燈片

用於實時協作的最佳免費生產力應用程序

Google 文檔、表格和幻燈片可讓您輕鬆與他人協作構建文本文檔、電子表格和幻燈片。貢獻者可以實時協作處理這些資產，查看其他人當前在哪裡進行更改，因此沒有人會覆蓋其他人正在做的事情。

您還可以控制其他人可以對您創建的資產執行的操作，授予他們查看、評論或編輯您的資產的權限。使用建議模式為文檔所有者提供更改以接受或拒絕，或者在有問題或需要進一步解釋時留下評論。

這套工具的最佳之處在於您創建的資產的所有歷史版本都已保存並可訪問。因此，如果有人做出了您不喜歡的更改，或者您需要返回到以前的版本，您不僅可以查看所有以前的版本，而且只需單擊幾下即可恢復到它們。

5.谷歌驅動器

用於共享文件和文件夾的最佳免費生產力應用程序

雖然很多企業都使用 Dropbox，但如果您正在尋找免費的文件共享和存儲工具，Google Drive 是更好的選擇。 Dropbox Basic 的免費計劃僅為您提供 2 GB 的存儲空間，但您可以使用 Google Drive 獲得 15 GB（儘管該空間與您的 Gmail 帳戶共享，如果您有的話）。

如果您還使用 Docs、Sheets 和 Slides 等 Google 工具，Google Drive 的運行會更自然。您使用這些工具創建的文件會自動保存到 Google Drive。您可以在 Google 雲端硬盤中創建共享文件夾，並自動授予有權訪問該文件夾的任何人對該文件夾中文件的相同訪問權限。

Google 雲端硬盤的備份和同步工具還可以輕鬆地將您保存在計算機上的任何文件自動備份到 Google 雲端硬盤並訪問這些文件，而無需打開您的 Google 雲端硬盤網絡應用程序。這是另一種在中央位置獲取所需一切的方法，因此您不必猜測文件的保存位置。

6. 概念

用於團隊知識管理的最佳免費生產力應用程序

保持團隊高效的最佳方法之一是確保每個人都可以輕鬆訪問完成工作所需的信息。當每個團隊都使用不同的系統來記錄和存儲他們的知識時，這是一項艱鉅的任務。

Notion 解決了這個問題，讓團隊可以輕鬆地構建企業中任何人都可以搜索和訪問的內部知識庫。為不同的團隊創建不同的工作空間，例如人力資源、市場營銷、銷售和客戶服務，然後一次性搜索它們以快速找到任何團隊記錄的知識。

借助 Notion 的免費計劃，您可以添加無限的團隊成員並創建多達 1,000 個存儲塊，這對於希望儘早收集公司知識但預算不多的成長型公司來說是完美的選擇。

7. 波浪會計

用於簡單商業會計的最佳免費生產力應用程序

Wave 是一個免費的、功能豐富的商業會計工具，讓企業主和他們的財務團隊一起工作，以跟踪銷售、發票、費用和利潤。

通過 Wave 的免費計劃，您可以獲得無限制的銀行賬戶交易、發票和收據掃描，從而輕鬆收集和合併您的所有業務費用和收入。添加您員工的商業信用卡以記錄他們的開支，並讓他們使用 Wave 的移動應用程序提交收據圖片。

您還可以通過 Wave 接受付款（儘管需要支付交易費用）並自動轉換外幣付款。最後，將您的會計師和簿記員添加到您的系統中，這樣您就可以使用相同的數據，並設置權限以確保每個人都只能看到您希望他們看到的內容。

8. 雲應用

用於共享屏幕截圖的最佳免費生產力應用程序

屏幕截圖有助於在內部和外部進行清晰的溝通，但共享屏幕截圖可能會很麻煩。 CloudApp 可以輕鬆捕獲和共享屏幕截圖和短視頻，並通過 Web 鏈接與您需要的任何人共享它們。它可以幫助企業主向員工提供清晰、直觀的指示，並讓員工向客戶提供同樣的指示。

要在您的企業中免費使用 CloudApp，每個需要它的員工都必須創建自己的免費帳戶。雖然這不會將您企業的所有屏幕截圖保存在同一個位置，但您可以通過鏈接輕鬆共享它們，如果它們顯示安全信息，這些鏈接可以受密碼保護。

為您自己和您的企業選擇合適的生產力應用程序

雖然擁有合適的生產力應用程序可以幫助您專注於推動工作的任務，但擁有過多的應用程序可能會消耗自己的生產力。

因此，在您開始下載應用程序並將其發送給您的團隊之前，請花一些時間確定您要提高工作效率的最大障礙是什麼。

分心是您生產力的最大障礙嗎？如果是這樣，RescueTime、StayFocusd、Boomerang 和 KanbanFlow 等工具可能會有所幫助。

您的企業的整體生產力是否受到影響，因為人們不確定他們的優先事項是什麼，或者因為他們找不到前進所需的東西？如果是這樣，請讓您的團隊使用 Trello、Asana、Google Drive 或 Notion 等應用程序進行設置。

您是否正在為高效協作而苦苦掙扎？ Slack、Google Docs、Google Sheets、Google Slides、Google Drive 和 Wave Accounting 等工具可以提供完美的解決方案。

您是否難以清晰地溝通？試試 Hemingway Editor 和 CloudApp。或者，如果您難以記住太多信息，請使用 Evernote、Todoist 或 LastPass 等工具。

確定你不完美的生產力的根本原因，你將在 2020 年邁出提高生產力的第一步。