10 個可以嘗試實際工作的生產力系統

誰不想提高生產力？

好吧，一種方法是實施生產力系統。 而且有很多選擇！

讓我們來看看您可以嘗試的 10 個最流行的生產力系統。

什麼是生產力系統？

生產力系統基本上是旨在幫助人們提高生產力的任何一套策略、程序和理念。

它可能是一套簡單的規則，如果遵循這些規則，可以讓你繼續完成任務，或者是一種組織你的待辦事項以使它們更容易完成的方法（或介於兩者之間的任何東西）。

在這些系統下，“生產力”的最終目標是更好的組合：

• 優先級。 提高生產力的一部分是知道要關注什麼。 如果你有 8 小時的工作時間和 10 小時的任務，你需要弄清楚哪些 2 小時的任務要放棄或委派。 這樣，您就可以最大限度地發揮 8 小時工作的價值。
• 重點。 生產力系統也試圖提高你的注意力。 如果你能減少分心並專注於你的工作，你最終會做得更多。
• 效率。 與這些概念相關聯的生產力系統還試圖提高您的整體效率。 換句話說，您的目標之一是提高您以令人滿意的方式完成任務的速度。

有效的生產力系統

事不宜遲，讓我們來看看您在 2021 年可以遵循的一些最佳生產力系統：

1. 基本待辦事項清單。

這是一個老歌，但一個好人。 除非你真的嘗試過，否則不要翻白眼！

基本的待辦事項清單之所以成為經典是有原因的。 這個想法很簡單； 將您所有的項目、目標和職責分解為易於理解、易於統計的任務。

創建這些任務的列表並為它們設置優先級——A 優先級是緊急的，B 級優先級可以等待幾天，C 級優先級可以擱置一段時間。

這個系統很難保持一致，而且它並不適合所有工作方式或所有個人。

但是，如果您以前從未嘗試過生產力系統，那麼這是一個很好的起點。

2.番茄工作法。

番茄工作法起源於 1980 年代，由 Francesco Cirillo 發明。 基本思想是使用計時器將您的工作日分成短衝刺，中間有休息時間。 例如，您可以工作 25 分鐘，休息 5 分鐘，然後重複。 在這個循環的 3 次迭代之後，您可以休息很長時間（20 到 30 分鐘）。

不同的研究表明，不同的時間間隔是“理想的”，並且個人偏好差異很大。 因此，您需要進行一些試驗才能確定哪種專注工作和休息交替模式最適合您。

也就是說，在你的“專注”時間內經常休息並保持專注對於提高你的表現（並保持你的士氣相當高）非常有用。

3. 艾森豪威爾矩陣。

艾森豪威爾矩陣沒有關於如何更有效地工作的任何提示或建議。 它的核心是一個簡單的優先級系統。 但如果使用得當，它可以幫助您每天取得更多成就。

艾森豪威爾矩陣有時被稱為“緊急-重要”矩陣，因為它根據緊急性和重要性對任務優先級進行分類。 一項任務的緊迫性是指它必須在多長時間內完成，而它的重要性是它對你的長期目標的影響程度。

一項任務可以是緊急但不重要，也可以是重要但不緊急。

一旦您根據緊迫性和重要性正確地將任務分類為類別，您就可以首先將所有精力集中在您的緊迫和重要任務上 - 並每天取得更多進展。

4. 完成任務 (GTD) 系統。

最初由 David Allen（以及他的同名暢銷書的主題）開創，Getting Things Done 是一個生產力系統，旨在幫助您隨著時間的推移提高生產力。

GTD 本質上是一個 5 步過程：

第 1 步是捕獲，您將在其中寫下所有佔據您腦海的事物（包括您的所有任務和當前的擔憂）。

第 2 步是澄清，您可以將這些混亂的想法轉化為任務和行動項目。

第 3 步是組織，您將根據緊迫性和重要性對任務進行優先級排序（聽起來很熟悉？）。

第 4 步是反思，您可以在其中進行您認為合適的調整。

第 5 步是 Engage，您可以在其中開始一項一項地完成任務。

GTD 還鼓勵從業者根據時間範圍將任務分為 6 個區域：

• 當前行動
• 當前項目
• 重點領域
• 1-2年目標
• 長期願景
• 和總體生活目標。

5. Zen to Done (ZTD) 系統。

由 Leo Babauta 創建並受到 GTD 的啟發，Zen to Done (ZTD) 系統遵循一些類似的原則。

ZTD 與 GTD 的不同之處在於它更關注個人發展和習慣優化，而不是個人任務和項目。

在 ZTD 下，您將在 GTD 遵循類似的流程，概述您的所有想法，並最終將它們簡化為您每天想要完成的少數“最重要的任務”（MIT）。

隨著時間的推移，您將評估和改善您的習慣、系統和行為，堅持常規並在不分心的情況下完成您的 MIT。

6.每日三連勝系統。

每日三連勝生產力系統是一種簡化和組織整體工作目標的方法。 這個想法是專注於您每天要完成的三件主要事情； 你可以在上班前一晚或早上寫下這些。

如果您在白天完成所有 3 件事，您就贏了！ 就是這麼簡單。

顯然，這種策略有一些弱點。 並非所有任務和目標的權重都相同，而且並非所有任務和目標都易於量化，因此將其歸結為“3”件事可能很困難。

然而，這是一個很好的方法來縮小你的注意力，讓你對完成一個日常目標感覺良好。

7.子彈日記。

不久前深受潮人歡迎，子彈日記不僅僅是在 Instagram 上炫耀的藝術項目。 由 Ryder Carroll 開發的解決方案可以在 ADHD 的情況下保持專注和高效，您可以使用子彈日記在生活的幾乎任何領域實現更高的生產力。

子彈日記通常依靠手寫（和文字日記）來組織你的想法。

您將創建一個索引，概述您的目標，並練習“快速記錄”，它依賴於一個符號和縮寫系統來創建簡潔的寫作和交流 - 您將自己創建這個系統。

這裡有很大的靈活性和個人適應空間。 這不是每個人的理想解決方案，但如果您喜歡手寫的想法並且發現您的想法經常分散，那麼它可能是完美的。

8.“吃青蛙”的方法。

不用擔心。 在這個系統中，我們不是在吃真正的青蛙。 除非…

馬克吐溫曾經說過：“如果你的工作是吃青蛙，最好在早上第一件事做。 如果你的工作是吃兩隻青蛙，最好先吃最大的一隻。”

“吃掉青蛙”生產力系統的整個想法是按照從最難到最難的順序組織你的任務和優先級。

首先做一天中最困難的事情，這將確保你在做這件事時處於巔峰狀態、生產力和精力——一旦你完成了，默認情況下一切都會變得更容易。

它超級簡單，但它有效（至少對我們中的一些人來說）。

9.看板系統。

看板旨在幫助您直觀地組織任務。 您可以創建不同的列來表示給定流程的不同階段，例如“頭腦風暴”、“準備”、“執行”和“跟進”。

然後，您可以創建卡片來代表不同的客戶、項目或任務，並在您實現新的里程碑時將這些卡片移動到每一列。

這是有利的，因為它是可視化的——並且可以公開，使其有助於保持團隊的組織性。

然而，並非所有任務都可以輕鬆地簡化為卡片和列的形式，這使得它更不適合抽象任務和項目。

10. Seinfeld 生產力系統。

是的，宋飛。

根據一份報告，Jerry Seinfeld 幫助推廣和普及了基於一致性的生產力系統。 這個想法很簡單。

為了鼓勵自己寫作，宋飛會投資一個大挂歷，並在他成功寫作的每一天都打上一個紅色的 X。 隨著時間的推移，這產生了深遠的心理影響。 他養成了可重複的習慣，不敢“打破鏈條”。

每天他都在考慮寫作，他都會有動力去實現他的目標——如果沒有其他原因，就是在日曆上放一個紅色的 X 並保持連勝。

通過這種方法，您可以通過多種方式獲得創意。 你可以用特定的方式獎勵自己。 您可以使用日曆以外的其他東西來跟踪您的進度。

但是，如果您一直致力於做某事，那麼每天都這樣做並想像和/或慶祝它可以更容易地建立這種習慣。

生產力系統的價值

為什麼需要生產力系統？ 為什麼你就不能靜下心來，更加努力地工作？

好吧，公平地說，你可能可以更努力地工作。 但是，用更大的力敲鍵盤鍵並在辦公室花費更多時間只會讓你到目前為止。

生產力系統為您提供多種優勢，包括：

• 你可能已經在盡可能地努力工作了。 那麼，你能做些什麼來更好地工作，真的嗎？ 生產力系統給你方向感。 它們為您提供了新的嘗試策略、新的優先事項以及為自己設定的新的潛在目標。
• 因為你會定期遵循這個系統，你也會從一致性中受益。 與其在沒有計劃和快速改變優先事項的情況下進入工作日，你將有一些有規律的東西來錨定你。
• 團隊團結。 如果您正在管理一個團隊，那么生產力系統就更有價值了。 因為您可以圍繞單個系統協調整個團隊，所以您可以讓每個人都在同一個頁面上 - 並且可能還鼓勵更多的協作。
• 成功/失敗指標。 你怎麼知道你是否正在實現你的生產力目標？ 你怎麼知道你做的事情是否正確？ 良好的生產力系統具有明確的成功和失敗指標； 您是否正確遵循系統以及您是否在該系統內取得進步應該是顯而易見的。

無論您是致力於堅持使用一種生產力系統，還是想依次嘗試多種生產力系統，一件事是肯定的； 很難知道您的生產力系統是否正常工作。

你做的比平時多嗎？ 比平時少？ 相同？

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