項目章程快速指南

項目需要批准才能執行。 項目章程是將項目出售給利益相關者和發起人的項目計劃文件。 如果您能夠展示其可行性和投資回報，這項工作將獲得繼續前進的綠燈。

但是任何成功的項目章程都有很多要素。 如果您是項目管理的新手，項目章程模板可以幫助您確保達到所有要點。 我們提供了一個免費的項目模板章程幫助作為項目章程應包含的示例。

那麼，究竟什麼是項目章程？ 以下快速指南將幫助您更全面地了解，以便在您推銷下一個項目時，您將擁有取得成功所需的一切。

什麼是項目章程？

項目章程是對范圍、目標和參與項目的人員的說明。 它開始了定義這些參與者的角色和責任的過程，並概述了項目的目標和目的。 該章程還確定了主要利益相關者，並在項目計劃開始時定義了項目經理的權限。

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按照我們的快速指南編寫和執行下面的項目管理章程。

項目章程的關鍵要素

項目管理章程可作為參考文件。 它應該定義這三個要點。

1. 項目的本質是什麼？ 項目的目標和目的是什麼？ 您打算如何達到和實現這些目標和目的？
2. 為什麼會有這個項目？ 提供對項目的共同理解。 章程應將其價值和/或存在的理由傳達給參與其中的每個人，從團隊到項目經理、利益相關者、發起人等。
3. 我們可以同意這個項目嗎？ 章程充當項目發起人、關鍵利益相關者和項目團隊之間的合同。 通過注意參與項目的每一方的責任，每個人都清楚他們的職責是什麼。

如何創建項目章程

因此，這些是粗略的筆觸，雖然項目說明不需要詳細說明，但它的關鍵要素比這些一般性說明要多得多。 請記住，下面概述的部分應該簡短，因為它們涉及更詳細的項目規劃文件，例如範圍說明書、項目預算、風險管理計劃或徵求建議書。

1. 說明項目信息

項目章程的第一部分包含項目的一般信息，例如項目名稱、描述以及項目發起人、項目經理、團隊成員和利益相關者。

2. 定義項目團隊的角色和職責

項目章程的一個重要功能是記錄誰是您的團隊成員以及他們的角色和職責是什麼。 您還應該確定主要的利益相關者。 注意任何項目中的利益相關者總是至關重要的，因為他們是您將向他們報告的人，並且在某種意義上管理他們的期望。 您越早知道他們是誰，您就能越早制定富有成效的利益相關者管理計劃。

3. 確定項目目標和項目目標

項目經理區分這兩者很重要。 項目目標是項目應該產生的高層次收益，而項目目標是完成它們所需的特定里程碑或步驟。 如果你沒有明確的目標，你的項目就會落空。

4. 展示商業案例

項目章程需要一個商業案例，因為它基本上說明了開展項目的原因。 它幫助項目經理解釋項目將滿足哪些業務需求以及項目利益相關者的預期財務收益和投資回報是什麼。 推銷項目的一個好方法是了解項目將為贊助商和利益相關者帶來什麼好處。 弄清楚這些好處是什麼並在此處列出。

5. 概述項目範圍

範圍內和範圍外的項目是什麼？ 範圍是項目的邊界，例如開始日期和結束時間。 那麼，範圍內的項目是什麼，例如項目過程的那些部分，而不是項目分步過程之外的任務或行動？ 概述您的關鍵項目可交付成果和里程碑。 稍後，在規劃階段，您將需要創建更深入地描述項目範圍的範圍說明。

6. 創建項目時間表

項目時間表是項目時間表的簡化版本。 該項目時間表應顯示關鍵可交付成果、里程碑和項目階段，以便利益相關者了解全局。

7. 制定項目預算

雖然您在創建項目預算時會更詳細地介紹，但您希望在此處獲得有關您預期的項目成本的大致數字。 定義項目的預算以及誰將擁有支出權限。 包括您已定義的任務的估計成本，但要注意新的項目要求和任務將需要調整此預算。

8. 注意關鍵假設和約束

寫下所有可能對項目計劃的製定或執行產生影響的假設或約束是很重要的。 注意關鍵假設對於利益相關者管理非常重要，因為設定明確的期望是成功的關鍵。 您還希望至少有一個關於您將如何處理項目約束的大綱。 如果你現在不覆蓋它，你將不得不稍後追趕。

9. 記錄關鍵項目風險

識別項目中可能出現的所有潛在風險，這樣您就不會感到意外。 在這裡，您需要強調最可能或最有影響力的風險，以便利益相關者及早意識到它們。 項目計劃中的風險登記冊和風險管理計劃應緊隨其後，詳細說明如何解決這些風險以及團隊中誰負責捕捉和修復這些風險。

10. 定義項目要求和成功標準

項目管理團隊和項目干係人必須就成功標準達成一致。 確定項目成功的最常見方面是三重約束要素：時間、成本和範圍。 但根據項目的不同，可能會有許多項目要求，例如風險承受能力水平和質量標準。

項目章程模板和示例

編寫項目章程需要時間和精力，如果您不熟悉項目規劃，這可能會很有挑戰性。 但您不必擔心，您可以使用我們的免費項目章程模板開始。 將其用作項目章程示例以進行處理。

軟件可以幫助您組織章程

即使在模板的幫助下，項目章程也需要大量工作。 項目規劃軟件可以幫助您組織製定章程所需的所有信息。

ProjectManager 有一個動態列表視圖，它比其他僅將您的待辦事項列表數字化的軟件工具做得更多。 將文件附加到列表中的每個項目，設置優先級並添加標籤以使其更易於查找。 通過為每個項目設置截止日期來保持進度。 我們向您展示完成的百分比。 立即免費使用 ProjectManager，讓您的章程按時正確構建。

項目章程的用途是什麼？

運行一個項目需要很多文件。 在您開始之前，您必須創建許多項目，從項目計劃到項目預算等等。 所有這些文件都詳細介紹了您在項目聲明中廣泛提及的項目。 那麼，你為什麼需要另一個文件，這不是多餘的嗎？

雖然你確實會在粒度級別上覆蓋這個基礎，但這是你的第一次傳球，而且它更籠統並且排在其他一切之前是有原因的。 以下是該文檔的三個主要用途：

1. 您需要它來授權您的項目。 這是向您的利益相關者出售項目並廣泛定義他們的投資回報的文件。 這就像一個電梯推銷，所以它必須出售這個項目。
2. 它用作主要的銷售文件。 當您將其呈現給利益相關者時，他們現在可以在與其他項目接觸時分發或呈現摘要，以便他們可以將資源集中在需要的地方。
3. 這是一份貫穿項目生命週期的文檔。 無論是在會議上還是在協助範圍管理時，您都將始終提及它。 章程充當路線圖，沒有所有細節來分散您對其他項目材料的注意力。

撰寫項目管理章程的技巧

有一個編寫項目章程的過程，首先要了解項目的願景是什麼。 該願景聲明不能含糊不清，但必須抓住項目的目的，為項目團隊定義最終目標。

想像

一旦你有了清晰的願景，你就可以把它分解成更實際的部分。

• 客觀的。 列出項目的三到五個目標，要 SMART：具體、可衡量、可實現、現實和有時限。
• 範圍。 現在通過描述業務如何因項目交付而改變或改變，勾勒出項目的正式邊界，同時注意哪些與工作範圍相關，哪些不相關。 這是您更好地控制項目的方式。
• 可交付成果。 描述項目負責生產的每個可交付成果。 一旦你把所有這些都搞定了，你就已經在你的章程上站穩了腳跟，並準備繼續前進。 您可以使用 WBS 模板來幫助識別您的可交付成果。

組織

當您為章程構建結構時，您需要確定四個子集。 這是通過列出以下內容來完成的：

1. 客戶/最終用戶。 要完成此列表，請問自己：在此項目的上下文中，客戶和/或最終用戶是什麼？ 項目客戶是誰？ 是否有特定的個人或實體負責接受項目的可交付成果？
2. 利益相關者。 如前所述，確定項目的利益相關者至關重要。 他們是項目內部或外部對該項目具有特定關鍵利益的個人或實體。 它可能是監督成本的財務總監或首席執行官，但無論是誰，他們的關注點都會略有不同，具體取決於他們的角色。
3. 角色。 您需要將關鍵角色和職責分配給參與交付項目的人員，包括項目發起人、項目委員會和項目經理。 在每個條目之後寫一個簡短的摘要，定義他們的角色以及他們在項目中的職責。
4. 結構。 現在您需要定義項目中這些不同角色之間的報告線。 使用項目組織結構圖來做到這一點。 它描繪了組織的結構以及參與項目的人員的關係和角色。

甘特圖是傳統的項目規劃工具。 他們將您的任務和截止日期轉化為可視化時間線。 ProjectManager 具有在線甘特圖和其他計劃工具，可讓您分配任務、實時跟踪進度。 不僅如此，您還可以快速過濾關鍵路徑，然後設置基線以比較計劃工作量和實際工作量。 使用 ProjectManager 保持進度並保持在您的預算範圍內。

執行

您有遠見，並組織了項目的各個部分。 現在你必須制定一個計劃來實施它們。 這有四個部分：

1. 計劃。 如果你要實施，那麼你需要一個實施計劃。 這是一種通過列出項目生命週期的階段、活動和時間框架來為您的客戶和利益相關者營造信心氛圍的方法。
2. 里程碑。 里程碑標誌著項目的主要階段，並將較小的任務收集到更大的工作塊中。 項目應該只有少數幾個，這就是為什麼它們是里程碑，但它們是確認關鍵可交付成果完成的重要方式。
3. 依賴關係。 列出所有關鍵依賴項以及它們對項目的重要性。 這些是相互關聯的任務或活動，因為它們會在項目的生命週期內影響項目。
4. 資源計劃。 項目涉及哪些資源？ 將此清單分解為勞動力、設備和材料。 這樣您就可以在需要之前知道自己需要什麼，並且可以更準確地估算預算。 隨著項目的進展和引入的變化，您需要調整您的資源計劃。 ProjectManager 具有工作負載和資源管理工具，可讓您快速查看每個人的工作負載，因此您可以根據需要重新分配任務。 這可以防止每個人工作過度或工作不足。

風險、問題和預算

我們幾乎完成了，但是如果不收集可能使項目脫軌的潛在風險和問題，任何章程都是不完整的。 這包括與項目相關的假設和約束。

風險是項目中可能發生也可能不會發生的潛在問題。 風險並不總是消極的，因為有積極的風險，你也應該為此做好準備。

問題是項目中已經發生的事情。 基本上，風險是未來時態，問題是現在時態，​​但是在創建項目管理章程時，您必須為任何和所有可能發生的情況做好準備。

最後，通過以上所有信息，您可以大致勾勒出在您允許的時間範圍內交付項目的成本。 然後你展示你的章程，一旦它被批准和簽署，真正的工作就開始了。

使用 ProjectManager 進行下一步計劃

該章程為該項目奠定了基礎。 它提供了一個願景並確定了所有零件的放置位置。 這是一個很棒的框架，但它不是一個計劃。 章程導致項目規劃，ProjectManager 是您從頭到尾管理項目所需的屢獲殊榮的項目管理軟件。

用於規劃的甘特圖

將章程轉變為計劃需要一個足夠靈活的工具來響應和調整所涉及的許多任務。 在線甘特圖項目視圖接受任務並填充項目時間表，其中可以鏈接依賴項，以避免以後出現瓶頸。 設置里程碑、快速編輯日期，甚至將工作分配給團隊成員。

協作完成任務

在分配團隊時，為他們提供明確的指示至關重要。 項目經理有太多事情要做，要花時間對他們的團隊進行微觀管理。

ProjectManager 使分配變得容易，而且由於其無限的文件存儲，您可以根據需要附加盡可能多的文檔和圖像以進行說明。 可以在任務級別進行評論，因此團隊成員之間始終有一個開放的渠道來溝通和協作。

報告一切

項目的一個強大窗口是報告功能，只需單擊幾下即可創建深入的項目報告。 經理可以過濾報告以顯示他們需要查看的內容，例如任務進度或項目差異。 這些報告監控項目以使其保持在軌道上，但也可以與利益相關者共享以使他們保持在循環中。

一旦您編寫了項目章程並獲得了利益相關者的批准，那麼您將需要正確的工具來管理項目的範圍、任務和資源，以確保您在預算範圍內按時完成。 ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件，可在狀態更新時立即報告，以便您了解項目的位置以及如何使其順利完成。 立即試用我們屢獲殊榮的軟件，免費試用 30 天。