項目關閉的 5 個步驟（包括清單）

在一個項目的計劃中投入瞭如此多的時間和精力，人們常常忘記了項目的結束——項目結束——同樣重要。 即使項目在技術上完成，也會涉及很多工作。

例如，有許多任務您仍然必須完成。 它們可能是程序性的，但這並不會使它們變得不那麼重要。 有批准、簽名、付款，所有這些看起來都像是把文書工作推給你，但要告訴等待獲得報酬的團隊成員。

更不用說，當您結束一個項目時，您可能正在計劃另一個項目。 因此，您希望獲得此轉換的過渡支持。 您必鬚髮布資源、存檔文件，並且不要忘記通過聚會或某種慶祝活動來承認項目的成功。 這也很重要。

我們的免費項目結束模板是一個很好的資源，可以幫助您記住還有哪些工作要做。

什麼是項目收尾？

項目收尾是項目的最後階段。 當項目經理驗證客戶、利益相關者或客戶已接受項目可交付成果時。 如果項目或產品在項目之後仍在進行，則必須設置維護。

項目經理還將在關閉之前審查整個項目，對績效進行評級並將其與基線進行比較。 項目團隊將參與此過程，提供他們的觀察和反饋，這些意見和反饋將收集在經驗教訓文件中。 這為未來的項目提供了指導。

項目結束的重要性不僅僅是簽署所有文件、履行與供應商的任何合同以及讓團隊參與其他項目。 它確保項目的最初目標得到滿足，並解決任何鬆散的問題，例如風險或尚未解決的問題。

關閉項目的步驟

項目的結束是您工作的最後階段，是項目生命週期的最後一關，與項目的任何其他方面一樣，它需要一個過程。 以下是您應該採取的五個步驟，以確保您已經完成了所有的 I 並跨越了所有的 T，並充分利用了經驗。

1. 安排驗屍

管理項目不僅涉及任務和資源、預算和截止日期，還涉及您可以不斷學習的經驗。 雖然您應該在整個項目中一直在學習，但現在是回顧過去的好時機，沒有壓力和分心可能會使您的注意力變得遲鈍。

召集核心團隊就哪些有效，哪些無效徵求反饋意見。 鼓勵誠實。 通過記錄項目的錯誤和成功，您正在構建一個提供歷史數據的目錄。 在規劃新項目時，您可以返回並查看先例信息。

項目從來都不是獨立的東西，而是連續體的一部分，其中細節可能會有所不同，但一般方法通常保持不變。 任何項目結束後都會產生豐富的知識。

2. 完成文書工作

如前所述，項目會生成大量文檔。 這些文件必須得到利益相關者的簽字和批准。 一切都需要注意，必須簽字，這是這些文件實際上已經結束的法律證明。 這包括關閉您可能與內部合作夥伴或供應商或與您簽訂合同的任何其他資源簽訂的所有合同。

這包括處理所有未付款項。 您要確保支付所有發票、佣金、費用、獎金，以及您擁有的一切。 完成與項目有關的所有費用。 如果不付款，就不會完成。

項目管理軟件可以幫助您組織所有這些文件。 ProjectManager 就像您所有項目文件的中心一樣。 您可以在我們的列表視圖中跟踪它們，這比通常的待辦事項列表應用程序要多。 一方面，您可以看到列表中每個項目的完成百分比。 現在您知道該承包商是否已收到付款以及您是否可以簽署合同。 您甚至可以設置通知以確保您的付款按時交付。 通過此免費試用版自己嘗試一下。

3. 釋放資源

您為該項目組建了一個團隊，現在您必須將他們裁掉。 這是一個正式的過程，也是一個至關重要的過程，可以讓他們為下一個項目騰出時間。 每個團隊都聚集在一起，因為他們為項目帶來了技能和經驗。 項目決定了你想要合作的團隊成員，每個項目都會有一點不同，這將反映在聘請來執行它的團隊中。

對於內部資源和外部資源都是如此。 當您與他們簽訂合同時，外部的可能會更明顯，並且該合同將有一個期限。 結束後，確保他們全部付清，這樣他們就可以簽字離開。 但是內部資源仍然存在，所以你必須提醒自己，他們在項目上的時間也是有限的，如果你在項目完成後不釋放你的資源，你可能會阻止其他團隊的項目。

4. 歸檔文件

從舊項目中可以吸取教訓，這就是為什麼您在項目期間定期與您的團隊會面並在之後回顧過程的原因。 但是，如果您沒有存檔來提取舊記錄，那麼您獲得的任何知識都會因為組織和管理不善而丟失。 您努力工作以獲得出色的項目文檔，不要丟失它。

相關：什麼是項目決策日誌？

在關閉項目之前，將所有文檔以及任何可能證明有用的註釋和數據存檔。 即使您從未訪問過它，也需要為組織中的其他人保留在任何項目上完成的工作的書面記錄。 這可能包括法律團隊、人力資源團隊，甚至是你的繼任者。 你永遠不知道什麼時候有人可能不得不回過頭來回答一個問題，或者想了解一個老問題是如何解決的。 把它想像成為冬天儲存食物。

5. 慶祝成功

如果這對你來說聽起來很傻，那麼你就沒有做好你的工作。 獎勵你的團隊承認工作做得很好並沒有什麼愚蠢的。 它創造了封閉，這就是項目的這一部分的全部內容，但它也種下了一顆種子，當你與舊團隊的成員一起工作時，它會在以後的項目中開花。

項目收尾清單

為確保您正確關閉項目，請按照此分步項目關閉清單進行操作。

1. 從您創建的項目範圍文檔開始，並確保您已滿足其中列出的所有要求。
2. 確保所有可交付成果都已由利益相關者移交和簽署，得到他們的認可和滿意。
3. 其他項目文件也必須由適當的人簽署，這包括與供應商和其他承包商的任何未完成的合同和協議。
4. 一旦文件被簽署，然後處理它們並支付所有發票並關閉任何與項目相關的合同。
5. 將所有文檔添加在一起，包括完成所有項目報告，然後將它們組織並存檔為歷史數據以供將來參考。
6. 使用收集的文書工作來識別和記錄在項目過程中學到的經驗教訓，包括來自利益相關者的任何反饋，這樣您就不會在未來的項目中犯同樣的錯誤。
7. 完成後指派一名過渡支持人員來指導項目，以便徹底關閉項目。
8. 釋放或重新分配項目資源，包括您的團隊和其他項目人員以及用於項目的任何設備或場地租賃。
9. 如果你沒有用過項目管理軟件，那就買一個吧，因為它不僅可以幫助控制項目的生命週期，還可以徹底控制項目結束的過程。
10. 最後，但也許最重要的是，與您的項目團隊一起慶祝。 他們完成了這項工作，值得稱讚，並有機會在下一個項目開始之前發洩一下。

幫助項目關閉的免費模板

當你關閉一個項目時，有很多事情需要跟踪。 您不想錯過任何關鍵步驟，也不想留下一些未簽名的文件或不討論經驗教訓，以避免在下一個項目中出現同樣的錯誤。 ProjectManager 是一款出色的軟件，也是用於所有項目管理的首屈一指的在線網站。 其中包括數十個免費模板。 這裡有一些可以幫助您完成正確關閉項目所需的所有小事情。

項目關閉模板

我們免費的 Word 項目關閉模板中概述了關閉項目時需要捕獲的所有內容。 您可以確保利益相關者已在每個文件上簽字，承包商已獲得報酬，合同已關閉，您的團隊已從項目中解脫出來，這樣他們就可以開始下一個文件了。

經驗教訓模板

關閉一個項目需要大量的行政工作，但它也應該是一個反思的時間。 我們免費的 Excel 經驗教訓模板是一個很好的工具，可以捕捉項目生命週期過程中出現的勝利和問題。 你描述了發生的事情，它如何影響項目，以及你將在未來的項目中做些什麼來避免重複這些錯誤。 這是一個經典的項目結束文件。

行動項目模板

Excel 的免費操作項模板是吸取您在上述模板中收集的經驗並將其轉化為計劃的好地方。 一旦你看到你過去犯過的錯誤，你就可以製定一個行動計劃，以免重蹈覆轍。 這個免費模板可讓您創建任務、將它們分配給團隊成員、添加優先級以便您知道哪個先執行，甚至提供截止日期並跟踪狀態。

您的項目已關閉——使用 ProjectManager 進行下一個項目！

現在我們知道，適當的項目結束將幫助您正確地開始您的下一個項目。 如果您在集中式項目管理軟件（如 ProjectManager）中計劃和管理您的項目，您將可以訪問您以前的所有項目。

這樣，當您計劃一個新項目時，您可以快速查看系統中的舊文檔、任務、評論和模板。 它也使下一個項目的入職變得更簡單，因為團隊成員應該已經在系統中。

為後代創建報告

在此過程中，自動報告軟件可以提供巨大幫助。 ProjectManager 讓管理人員一鍵創建報告。 這包括時間表報告等報告，因此您可以快速查看團隊成員在項目生命週期內的工作時間。 您還可以創建更多特定於利益相關者的報告，例如狀態報告、差異報告或項目計劃報告。 這一切都在我們的項目管理軟件中實現自動化，幫助您更快地完成項目。

節省時間並在開始新項目時搶占先機是您有效減少時間和成本的方式。 ProjectManager 從頭到尾為您簡化項目。

關閉項目的一部分是能夠計劃和執行它。 這就是 ProjectManager 的用武之地。作為基於​​雲的軟件，它使您和您的團隊能夠在監控和報告項目時獲得實時數據。 此外，您的文檔更易於訪問和安全。 參加這個免費的 30 天試用，自己看看吧。