如何使用項目決策日誌獲得最佳結果

項目是一系列決策。 理想情況下，每個決定都應該是深入研究、團隊諮詢和歷史數據的結果。 項目經理使用決策日誌讓利益相關者了解誰授權了決策以及決策是如何產生的。

決策日誌是所有項目經理都需要了解的關鍵溝通工具。 您可以使用項目管理軟件、模板或簡單的記事本來跟踪決策。 但在我們討論如何製作之前，讓我們更好地理解項目決策日誌的定義。

什麼是決策日誌？

決策日誌是導致您在項目期間做出選擇的決策記錄。 它可以是會議信息、記錄或項目文件——所有這些都編譯在決策日誌中並傳遞給項目發起人。

溝通問題是項目的死亡。 決策日誌用作向利益相關者提供支持信息的溝通工具。 決策不僅僅發生在預定的會議中：它們也可以在臨時會議或幾個團隊成員之間做出。 決策日誌記錄了所有這些信息。

因此，決策日誌是在項目過程中商定的關鍵決策的列表。 雖然參與項目管理的每個人都不會使用項目決策日誌，但它肯定已經獲得了關注。

為什麼需要決策日誌？

決策可以決定一個項目的成敗。 利益相關者在已做出的決定中擁有既得利益。 正如他們定期更新利益相關者的演示和狀態報告一樣，決策日誌解釋了為什麼做出決策以及誰授權了這些決策。

文檔是項目的關鍵，雖然主流項目管理世界可能還沒有完全接受決策日誌，但他們一直在使用完整的文檔。 文檔提供了規劃未來項目所需的歷史數據，並且在查看決策時還充當風險管理計劃的一部分。

決策日誌只能是對行動過程的提醒。 在項目的生命週期中會做出許多決策，有時項目團隊中的人員需要提醒以避免不必要的衝突。 它還解釋了誰做出了這個決定以及為什麼做出這個決定，這有助於防止團隊產生分歧。

將項目決策日誌作為唯一的事實來源，所有人都可以訪問並且易於與利益相關者共享，這對於運行成功的項目至關重要。 ProjectManager 是基於雲的軟件，可將混合團隊、經理和利益相關者與實時工作管理工具聯繫起來。

保留您的項目決策日誌、更改日誌、問題日誌、風險日誌、操作日誌、突襲日誌、風險登記冊或您在我們軟件的任務列表視圖中使用的任何日誌。 您可以附加文件、與團隊共享文件並在添加新項目時收到通知。 加入全球 35,000 多名用戶，立即免費開始使用 ProjectManager。

決策日誌的元素

決策日誌有助於進行變更分析，因為它捕獲了關鍵的決策數據。 基本上，它就像一個電子表格。 每一列都註明了決定的特定部分。 以下是任何決策日誌中應包含的一些項目：

• 項目名稱：將項目中做出的所有決策集中在一起
• 項目經理：負責人
• 識別號：為每個決定分配一個，以便於參考
• 決策標題：為決策命名可以將其與項目生命週期中的其他決策區分開來
• 日期：您做出決定的時間以及與之相關的任何截止日期
• 區域：您正在討論項目的哪個方面
• 描述：您所做決定的概述
• 理由：決定的原因以及引用的任何評論或分歧
• 替代方案：您討論過但決定反對的其他選項
• 預期影響：簡要概述您認為該決定將改變的內容
• 貢獻者：列出對決策做出貢獻的每個人
• 批准簽字：簽字，通常來自項目經理

決策日誌示例

讓我們組成一個理論案例來完成這個過程。 對於我們的決策日誌示例，讓我們考慮一個建築工地，它想知道在將較小的後屋構築到較大的建築物時是使用鋼材還是木材。

決策日誌將包含上面詳述的所有數據，例如項目名稱、項目經理的姓名、ID，並且標題可能類似於“Backhouse Frame”。 所涉及的人員至少是項目經理、建築師和承包商。

討論可能是關於價格與安全的。 收集這些優點和缺點並將它們添加到項目決策日誌中。 探索影響和替代方案，例如鋼鐵將如何影響預算以及木材可能需要額外的穩定元素。 這是一種通過最佳實踐並查看最適合該項目的方法。

做出決定，記在日誌中並讓項目經理簽字。 然後，將文件交付給項目的利益相關者，比如承包工作的財產所有者。 這為利益相關者提供了討論和決策的背景，並在構建結構時指導分包商。

如何使用決策日誌

只要在項目中做出決定，就使用日誌。 這並不一定意味著小決定，但越多越好。 包括對項目有影響的任何決定。 有可能，利益相關者會在某個時候感到不安，並要求知道為什麼會這樣做、那或其他事情。 決策日誌是一種與他們溝通並支持決策的方式。

因此，項目決策日誌在您編寫時並不重要，但在您能夠捍衛自己的決定時更重要。 如果您受到挑戰或決定受到質疑，日誌會在那里為您提供支持。

如果修改了決策日誌，應在決策記錄中註明。 您還想記錄該決定。 解釋為什麼做出這個決定以及為什麼改變它。 然後，更新日誌並創建一個反映更改的新日誌。

決策日誌模板

您可以在任何電子表格甚至文字處理應用程序上自己製作決策日誌，但如果這更容易，有許多免費的決策日誌模板可以為您佈置。 以下是我們在網上找到的一些比較流行的。

示例模板

SampleTemplates 有超過九種不同的 PDF 和 Word 決策日誌模板。 它們跨越許多不同的行業，因此您應該能夠找到適合您特定需求的模板。

Word模板在線

WordTemplatesOnline 為 Excel、Word 和 PDF 提供免費的決策日誌模板。 他們為各種類型的商務會議提供各種不同的日誌模板，例如退休計劃的指導方針和原則，一個捕捉關鍵決策和風險，其他包括優先級、狀態等。

當然，模板是靜態的，不能用於有效協作。 與其使用決策日誌模板，不如使用軟件來管理您的決策並跟踪您的項目變更。

ProjectManager 如何幫助處理決策日誌

ProjectManager 是基於雲的工作管理軟件，可連接混合團隊並幫助他們更高效地工作。 ProjectManager 擁有適合每個人工作風格的多個項目視圖和實時數據，以促進協作和更好地監控項目，它也是跟踪決策制定的好方法。

使用儀表板跟踪 KPI

在做出決定之前，您需要數據來更好地洞察問題。 ProjectManager 的實時儀表板和一鍵式報告自動收集項目指標。 儀表板跟踪時間、成本、工作量等，為您提供即時狀態報告。

使用看板創建可視化工作流程

不要使用靜態模板作為決策日誌，而是使用看板視圖。 看板是一種顯示工作流程的可視化工具。 您可以將每一列設置為決策日誌中的一個類別，並且卡片可以捕獲相關數據。 然後，您可以使用該功能在該更改獲得授權後分配和跟踪該更改的進度。

在甘特圖上遵循您的計劃

事實上，您可以使用 ProjectManager 的甘特圖計劃對項目所做的所有更改。 只需從看板切換到甘特圖視圖，您就會看到項目時間表上的工作安排。 現在，您可以添加依賴項、過濾關鍵路徑並設置基線以跟踪您的計劃工作量與實際工作量。

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