項目定義：項目的意義

項目的定義究竟是什麼？ 我們談論了很多關於項目管理的特定方面的內容，但有時從根本上開始挖掘基礎知識是很有價值的。

為了充分理解高級項目管理概念，了解簡單的答案很重要。 當你可以調用這些知識時，更複雜的概念更容易掌握。 無論您是項目經理還是利益相關者，在下一個項目定義時都要牢記這些項目管理技巧。

項目定義

項目是為了達到特定目標或結果而必須完成的一組任務。 根據項目的規模和範圍，這些任務可能很簡單，也可能很複雜，但所有項目都可以分解為目標以及實現這些目標需要做什麼。

組織和個人管理具有廣泛目標的項目。 這些可以採取多種形式，從建造建築物到規劃活動，甚至完成特定職責。 例如，零售商可能會尋求改進他們跟踪訂單履行方式的項目。 施工團隊在他們計劃和建造某些東西的任何時候完成項目 - 等等！

需要了解的 7 個關鍵項目術語

無論項目如何，都有通用的項目術語，無論項目類型、項目規模或任何其他因素如何。 了解這七個術語就像手背一樣，您將在項目開始之前領先一步：

1. 項目生命週期

項目生命週期是指所有項目從開始到結束必須經過的五個階段。 項目生命週期的五個階段是給出項目定義的最基本大綱。 這五個階段是啟動、計劃、執行、監控和關閉。

二、項目範圍

項目範圍是項目規劃階段的一個關鍵方面。 在許多方面，它是起點。 確定項目範圍需要項目經理及其團隊設定目標和目的、詳細說明可交付成果、創建任務、確定重要日期等等。 項目範圍定義了期望的結果以及影響實現這些結果的所有具體因素。

3. 利益相關者

利益相關者是指參與項目的任何人和每個人。 利益相關者可以參與項目的每個階段，或者只是以某種方式參與。 利益相關者分析有助於對投資者、團隊成員、供應商、承包商等如何影響您的項目進行分類。

4. 可交付成果

可交付成果是指項目創建的特定結果。 可交付成果可以是“有形的”或“無形的”，這意味著它們可以是實物產品或概念性的東西。 通常，可交付成果是最初激發項目的需求。 如果有人與建築商簽約來設計和建造辦公空間，那麼辦公室就是有形的可交付成果。

5. 里程碑

里程碑是幫助跟踪項目進度的預定成就。 將里程碑視為檢查點。 這些檢查點是在項目開始之前確定的，因此項目經理和團隊知道他們何時可以按計劃實現交付。 如果沒有里程碑，就很難知道項目是否正在走向成功或需要重新規劃。

6. 資源

資源是完成項目所必需的任何東西。 在建築項目中，材料是必不可少的資源。 也就是說，其他資源——如時間、勞動力和設備——同樣重要。 項目經理必須能夠識別所有項目資源，以便創建資源計劃並相應地管理資源。 當資源下落不明時，很容易管理不善。

7. 依賴

項目依賴關係是指在項目中必須如何共享和分配資源。 許多項目將使用相同的物理材料用於不同的目的和不同的階段。 了解這種依賴關係是確保有足夠的資源可供使用的唯一方法。 同樣，所有項目都分解為任務。 當一項任務在另一項任務完成之前無法開始時，這些任務共享依賴關係。

在項目上工作意味著什麼

無論是項目經理、團隊成員還是任何其他項目利益相關者，他們都是更大的項目團隊的成員，他們的行為直接影響其他團隊成員。 像任何團隊一樣，您作為一個整體“贏”或“輸”，因此與其他團隊成員進行溝通和傾聽以協調努力並取得成功非常重要。 大多數項目事故和項目失敗都是溝通不暢或缺乏協作的直接結果。

只要工作完成，為什麼這很重要？ 從事一個項目是為了理解整個項目，就像是為了完成工作一樣。 看到這個大局的唯一方法是傾聽團隊的意見並相互學習。

什麼是項目管理？

項目管理的過程從項目的概念開始，並貫穿項目的整個生命週期。 這需要詳細了解公司資源以及如何分配它們以完成任務、職責、事件和其他項目。

廣泛的行業依賴項目管理方法和工具來執行項目。 這些行業的一些例子是建築、IT、工程、營銷和廣告。 任何為實現共同目標而共同努力的團隊都在從事某種形式的項目管理。

項目經理做什麼的？

項目經理不僅僅是傳統意義上的經理。 這個人是項目團隊的領導者，從頭到尾監督項目的各個方面。 項目經理通常會編寫項目計劃、召開團隊會議、分配任務並進行質量控制測試，以確保一切順利進行。 但是，項目經理不能背負整個項目。 事實上，他們的主要職責之一就是知道如何將各種職責委託給團隊成員。

在他們的團隊的幫助下，項目經理將創建項目時間表和預算。 他們還將在整個項目生命週期中創建項目報告。

正如你所看到的，他們的職責很廣泛，但這並不意味著分散得太細。 理想情況下，項目經理創建項目的地基——就像房子的地基一樣。 然後他們指定其他人完成每個房間。

項目定義：項目管理的最佳實踐

無論項目、團隊規模或其他任何事情，都有一些實踐可以成倍地增加成功的機會。 與實現目標和實現可交付成果一樣重要，在項目中營造積極的文化同樣重要。 這五個技巧可能看起來很簡單，但它們使世界變得與眾不同：

設置定期團隊簽到

“根據需要”與團隊會面很容易，但是一旦項目開始，就很難在每個人的日程安排中找到時間。 相反，在項目開始之前安排定期會議。 這些會議用作簽到，團隊成員可以在其中互相提供更新、表達疑慮、提出問題、進行調整以及做他們可能需要的任何其他事情。 當這些簽到已經被納入日程安排時，沒有人會等到出現意外或問題時才會見面。

代表

給出項目定義的部分原因是知道如何委派。 無論是項目經理還是團隊成員，他們很可能在某個時候需要幫助來完成任務。 現在，這並不意味著只是將任務傳遞給其他人。 這意味著每個團隊成員都有相同的責任。 相反，最好的項目經理知道如何放棄一些控制權並委派給團隊成員。

了解團隊

項目管理團隊中的每個人都應該熟悉彼此的優勢、劣勢和專長。 例如，如果團隊成員需要來自不同部門的信息，他們應該確切地知道該問誰。 這種熟悉減少了浪費的時間。 對於項目經理來說，非常了解他們的團隊尤為重要。

當項目成員知道這些事情時，他們可以根據團隊成員的優勢做出決策，而不是圍繞他們的弱點。 了解團隊是在項目中創造積極文化的一個重要方面，因為它慶祝每個人的能力。

慶祝里程碑

說到積極的文化，永遠不要低估花一點時間來紀念里程碑的力量。 達到一項意味著團隊取得了重大進展，項目仍在進行中。 至少，重要的是在團隊簽到時宣布達到里程碑。 這使每個人都在同一頁面上，並提高了團隊效率。

選擇卓越的 PM 工具

項目管理是一項極其複雜的工作。 如果沒有合適的工具，很容易出錯，變得雜亂無章，甚至無法完成項目。 保護您的項目免受這些失誤的最佳方法是選擇簡化整個過程的工具。

最好的項目管理軟件就是這樣做的。 使用項目管理軟件可以釋放您的團隊和項目的全部潛力，並將最終結果提升到新的高度。 關鍵是要找到一個直觀、用戶友好的項目管理軟件，它不會影響功能。

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甘特圖計劃

使用 ProjectManager 強大的甘特圖功能從頭到尾規劃您的項目，該功能允許您分階段規劃項目任務。 您甚至可以創建依賴項並設置里程碑。 此外，您可以導入 Excel 文件和 Microsoft Project 文件，因此可以無縫切換到我們的軟件。

在項目儀表板上跟踪

隨著項目團隊推進任務，項目經理可以在我們的實時儀表板上跟踪每個狀態更新，您可以對其進行個性化設置以顯示最重要的指標。 跟踪對任務的每一次更改，並自動更新色彩豐富、易於閱讀的圖表和圖形。 關注您的項目進展從未如此簡單！

當您使用 ProjectManager 時，可以獲得所有這些功能以及更多功能。 我們的軟件中提供了所有這些工具，可幫助您實時規劃、跟踪和報告您的項目。 參加 30 天免費試運行，看看它能為您做什麼！