項目管理中的項目設計:快速指南

已發表: 2023-06-16

項目設計階段是規劃項目的第一步。 它為項目啟動和項目規劃階段以及項目章程和項目計劃等重要文件奠定了基礎。

什麼是項目設計?

項目設計是一個集思廣益的過程,項目管理團隊開始從高層次的角度思考項目,概述目標、方法、資源和成功標準,以建立將呈現給利益相關者的項目方法,然後開始項目啟動和項目規劃階段。 在項目的這個階段,將做出有關如何管理和治理的決定。

然後,在項目設計階段之後,可以創建項目建議書、項目章程和項目計劃。 然後,這些項目文件將用於管理項目生命週期的執行階段。

然而,在項目設計過程中進行的思考並沒有像它在管理項目方面在更高層次上工作那樣關注細節。 項目規劃軟件可以幫助組織高層戰略和項目設計的具體細節。

例如,ProjectManager 有用於製定詳細計劃的甘特圖,還有用於項目設計戰略方面的輕鬆協作的看板。 在一款易於使用的項目管理軟件中管理您的策略、計劃、進度、執行和報告。 今天免費試用。

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項目設計過程的目的是什麼?

項目設計定義了將要使用的總體項目方法和項目概覽。 它描述了將要完成的主要可交付成果、產品或功能。 項目設計還粗略估計了預算並概述瞭如何監控和評估進度。 可以有不止一種設計呈現給利益相關者,然後他們可以選擇他們認為最適合他們需求的設計。

為什麼項目設計階段很重要?

項目設計是邁向成功項目的重要的第一步。 項目設計是為實現目標而對想法、材料和過程進行的戰略組織。 項目經理依靠良好的設計來避免陷阱並提供參數來維護項目的關鍵方面,例如進度和預算。

項目設計過程:如何逐步設計項目

定義項目設計和製定實施策略需要採取一些步驟。 它們是項目中最重要的步驟。 因此,您希望讓您的團隊和利益相關者參與流程,以確保涵蓋所有基礎。 花時間徹底完成這個階段。

1. 定義你的項目願景

你對這個項目有什麼看法? 這不是天上掉餡餅的希望,而是一份願景聲明,它設想了一個需要解決的問題。 這意味著澄清項目的原因。 願景聲明是一份正式文件,說明了項目的潛力。 它呈現給利益相關者以展示項目的可行性及其收益。

這不是一份冗長、詳細的文件。 你可以對項目的結果有一個簡短的、理想主義的願景; 畢竟,這就是您銷售項目的方式。 因此,描繪一下項目的成功,並將其置於更大的背景下。

2. 陳述你的項目將要解決的問題

為了支持該遠景文檔,您需要確定需要解決的問題。 因此,通常需要進行需求評估,以便您了解業務遇到的障礙。 這將使您要解決的問題與組織及其戰略保持一致。 它還將為您提供必要的數據來設計問題的最佳解決方案。

首先,您要收集哪些信息? 該信息有哪些來源,您將如何收集這些信息? 接下來,分析並確定您的項目要解決的問題。 將這些結果收集在文檔中。

3. 估計需要的項目資源

接下來,您需要識別完成項目所需的資源。 資源是從人員到設備再到成功完成項目所需的設施的任何東西。

找出資源的一個好方法與記者處理新聞故事的方式相同,使用五個 W:誰、什麼、哪裡、何時和為什麼。 您需要誰來執行項目,需要哪些資源管理工具,工作將在哪裡完成,項目何時開始和結束,為什麼需要這些資源?

4. 概述你的項目目標

如果你沒有首先確定它們,你就無法實現你的目標。 目標是項目結束時可以觀察和衡量的東西。 目標與問題的解決是一致的。

創建一個目標陳述,解釋如何在項目中實現目標。 要做到這一點,請應用 SMART 方法,它代表特定的、可衡量的、可實現的、現實的和與時間相關的。 每個目標都應由這些術語定義。

5. 構建你的項目策略

為實現項目目標,必須制定適當的戰略。 戰略是在資源、進度、預算等項目約束條件下實現項目目標的過程。如何制定戰略來實現項目目標?

考慮先例並回顧過去的類似項目,以及它們在應用策略的優缺點方面可能表現出的情況。 項目管理的最佳實踐始終是一個良好的基礎,然後逐步製定戰略,創造通往成功的途徑。

6.準備應急計劃

任何項目經理都知道很少有事情按計劃進行。 需要有一個備份計劃來快速正確地響應項目中出現的問題。 因此,這必須包含在您的項目設計中。

尋找項目中固有的負面風險。 他們分佈在不同的地方,比如團隊,可能缺乏技能,不可避免地缺席,人員流動等。時間表可能會被延誤所困擾。 範圍可能沒有明確定義。 成本被低估,或者資金枯竭。 制定應對這些風險的計劃。

項目經理的甘特圖
以甘特圖為基礎制定應急計劃,以防 ProjectManager。 了解更多

7. 制定評估計劃

項目必須始終處於評估狀態。 評估計劃將幫助您監控項目,甚至可能在項目開始偏離軌道時提醒您。 使用此計劃來分析項目的組成部分、結果和影響。

結果是可衡量的變化,而影響是項目目標的實現情況。 因此,評估計劃是一份詳細的文件,它定義了通過跟踪項目各個方面的進展來確定項目有效性和效率的標準。

8. 估算成本並製定項目預算

預算概述了推動項目的財務資源。 預算將為項目的每個需求分配成本。 創建項目預算意味著將分配給項目的財務資源正式化。 這首先要選擇一種方法來估算成本、確定影響和報告評估。

9. 創建項目提案

所有這些都導致​​了一個項目提案,以解釋為什麼應該執行該項目以及它的好處是什麼。 總結了前面的步驟,寫出了項目的願景和它所涉及的問題的簡要描述。 然後陳述項目的目標並概述將用於實現這些目標的策略。

項目設計實例

項目經理使用甘特圖等項目管理工具來構建項目設計。 下面是一個簡單的項目設計示例,展示瞭如何將項目設計思想添加到此項目規劃工具中。

對於這個項目設計實例,讓我們來看一個建設項目。 如下圖所示,在項目設計階段,項目經理可以使用甘特圖添加主要任務和可交付成果,並構建項目的工作分解結構以概述項目執行的各個階段。

ProjectManager 的甘特圖有兩個主要部分。 在左側有一個電子表格,允許項目經理輸入信息,這些信息將用於在右側自動生成項目時間表。 該時間表不僅會顯示項目任務,還會顯示里程碑、任務相關性和項目可交付成果的截止日期。

ProjectManager 可以做什麼來幫助您進行項目設計

設計項目需要大量工作,但使用項目管理工具可以簡化創建詳細說明項目各個部分的大綱的過程。 除了使用甘特圖將您的項目設計想法組織成項目時間表外,您還可以使用看板來使用 ProjectManager 管理工作流。

使用看板計劃工作流程

ProjectManager 具有看板功能,該功能旨在可視化工作流程。 項目設計階段涉及項目管理團隊成員之間的協作,他們需要共享文件和實時溝通,這可以通過 ProjectManager 的看板來實現,讓項目團隊更好地溝通和構建項目設計。

帶有看闆卡彈出窗口的項目經理的看板 當您收集更多文檔來定義您的項目時,很容易看出此過程如何在整個項目設計過程中為您服務。 然後,一旦您執行了正確的操作,您就可以使用 ProjectManager 的實時儀表板來跟踪項目進度。

使用實時儀表板跟踪項目

一旦項目設計成為現實,ProjectManager 的實時儀表板可幫助項目經理跟踪項目成本、時間表和進度。 這些功能強大的儀表板可用於跟踪投資組合中的多個項目。

只有強大的項目管理軟件才能處理良好項目設計所需的所有數據。 ProjectManager 是一種基於雲的工具,具有在線甘特圖等功能來幫助安排時間,以及其他功能來協助預算和資源分配。 參加這個為期 30 天的免費試用,了解它如何為您提供幫助。