十大項目執行策略

已發表: 2022-08-23

您的組織是否未能縮小戰略和項目執行之間的差距？這不是一件容易的事。

幸運的是，您可以使用一些策略（和工具！）來克服這些差距，而且您並不孤單。讓我們了解正確的策略和工具如何幫助您縮小差距以促進成功的項目執行。我們將聽取專家的意見並回顧項目負責人可以立即在他們的項目和項目中付諸實踐的關鍵要點。

什麼是項目執行？

在項目生命週期的五個過程組中，每個階段都有多個目標和結果。在項目啟動和規劃過程之後，項目執行開始。

成功的 CEO Ram Charan 和 Larry Bossidy 在他們的書中定義了執行力：完成事情的紀律：“執行力是公司為了獲得競爭優勢而需要掌握的一組特定的行為和技術。這是它自己的學科。”

項目執行是項目生命週期的第三階段，也是項目階段中最重要的階段之一。在此階段，您將構建可交付成果並將其展示給您的客戶和關鍵利益相關者。這通常是項目生命週期中最長的階段，並且可以預見的要求最高。

項目執行的主要目的是完成項目管理計劃中規定的工作並實現關鍵項目目標。在此階段，項目負責人關注以下關鍵流程：

管理人員
以下流程
向所有關鍵利益相關者、贊助商和團隊成員傳達信息

當您執行一個項目時，您需要管理許多事情：資源、成本、進度等等。 ProjectManager 是具有多個項目視圖的工作和項目管理軟件，可以更有效地執行此操作。構建甘特圖、分配任務並跟踪進度以與利益相關者共享數據並保持項目團隊的實時聯繫。立即免費開始使用 ProjectManager。

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項目執行步驟

與項目管理一樣，項目執行被分解為多個步驟，以確保您不會忽略任何重要的事情。八個項目步驟可能會略有不同，具體取決於項目和您的組織的工作方式，但我們在下面概述了基礎知識。

1. 執行項目範圍

您已經規劃了項目範圍，收集了需求並使用工作分解結構對其進行了定義。一旦該範圍得到驗證，就該付諸行動了。這還涉及控制範圍，這是項目監控階段的一部分。

2. 管理你的團隊

為團隊分配任務僅僅是開始；您需要監控他們的工作，並通過監控他們的工作量並消除任何可能阻礙他們進步的瓶頸來確保他們的生產能力。

3. 做出改變

這導致每個項目都需要進行更改。無論您的計劃有多好，都會有影響您的日程安排和預算的變化。您需要監控項目、建議更改並採取糾正措施以保持進度。

4. 更新利益相關者

您的利益相關者對項目進行了投資，您需要管理他們的期望。一種方法是定期與他們溝通。通過了解他們想要更新的頻率以及他們希望如何獲得這些更新來管理這些通信。

5. 進行團隊建設練習

只有團隊合作才能正確執行。這種協作涉及很多東西，例如連接它們的工具，但也包括信任。團隊建設練習是建立信任的一種方式，特別是對於沒有很多共享經驗的新團隊。

6. 慶祝里程碑

有些人可能希望將慶祝活動留到最終交付之前，但是在整個執行階段擁有里程碑、承認它們並獎勵團隊是保持士氣的方式，這會影響生產力。

7. 定期見面

為了讓您的利益相關者了解最新情況，您需要清楚地了解項目的績效和進度。有一些工具可以監控和報告績效，但您還必須定期與項目團隊會面並獲取狀態報告和反饋。

8. 文件變更

正如我們所指出的，改變是項目的一部分。您可能很想識別并快速響應變化，這很重要。但是，如果不將這些更改記錄在項目計劃中，您就會為問題做好準備。這些變更管理文件為未來項目提供歷史數據，同時也解釋當前項目中的行動。

項目執行挑戰

由於事情可能會出錯或偏離項目計劃，因此存在比我們概述的更多的問題。這就是為什麼在執行期間監控和跟踪如此重要的原因。以下是一些需要注意的常見問題。

範圍蔓延是指項目範圍超出其原始目標。這可能是由於利益相關者想要改變、供應鏈問題等等。您的工作是審查每項更改並確定它們的優先級或相應地忽略它們。

擁有一個信任的團隊需要每個人都對自己的工作負責。如果沒有問責制，您將面臨長時間的延誤和更高的成本。讓你的團隊負責是成功管理團隊的一部分。

您應該在計劃階段製定風險管理計劃，並且在您執行項目時會派上用場。這使您可以在問題出現時識別并快速響應。

執行差距

實施執行戰略以將戰略目標轉化為業務價值的組織將發現成功的“更大系統”——最高管理層、中層管理人員、項目經理和項目團隊。

今年早些時候，Todd Williams 出版了另一本書，名為 Filling Execution Gaps。威廉姆斯的書更進一步明確地確定了“六個執行差距”，以實現可重複的項目成功。

根據最新的 PMI Pulse of the Profession 2017，“C-Suite 繼續主要專注於橋接戰略制定和執行以及應對技術和業務中斷。” 威廉姆斯的研究揭示了我們一直缺少的差距。

威廉姆斯的研究確定了阻礙項目成功執行的六個主要差距：

缺乏共識
離職的執行發起人
與戰略目標不一致
變革管理不善
公司治理不力
缺乏領導力

現實情況是，單獨修復每個差距並不是解決方案。真正的挑戰是找到解決方案、制定行動計劃和實施戰略來彌補所有六個差距。根據威廉姆斯的說法，這不是火箭科學，但了解每個差距如何影響您的項目計劃是項目最關鍵階段的關鍵：執行。

縮小執行差距

縮小差距有兩個方面：

使戰略計劃目標和目標與實施計劃保持一致
在計劃和項目中執行滿足這些目標的結果

縮小執行差距，也稱為戰略差距，是當今企業領導者面臨的最令人沮喪的挑戰之一。執行差距是公司的戰略和期望與其實現這些目標並將想法付諸行動的能力之間的感知差距。

項目執行計劃模板

如果您正在尋找項目執行模板，我們有一個免費的 Excel 行動計劃模板，其中概述了您需要採取的行動步驟。它列出了分配給任務的人員、截止日期、需要哪些資源等等。這是一個靜態文檔，但如果您還沒有準備好升級到項目管理軟件，您會發現它很有用。

改善項目執行的戰略技巧

讓我們回顧一些促進項目成功執行的策略。

1. 以終為始

考慮使您的策略與預計的最終結果保持一致是一個好主意。從概念到實施的一個大問題就是缺乏明確定義的目標。無法定義他們想要完成的任務的高管很難指望項目負責人了解他們的戰略並以任何有意義的貢獻來領導他們的項目。

2. 獲得核心團隊的支持

定義明確的項目有助於贏得團隊和利益相關者的認可。解釋戰略決策背後的願景可以讓這個核心團隊更深入地了解他們的知識和工作將如何為更大的整體做出貢獻。使用協作項目管理軟件是一種理想的方式，可以讓每個人都作為一個團隊工作，同時關注主要目標。

3. 項目負責人完成他們的項目

為確保戰略付諸實施，請確保您擁有具備正確項目領導技能的人才來管理項目。情商和自我意識仍然是項目領導者的基本技能。

4. 打造高績效團隊

旨在建立一支高素質的團隊，幫助您為您的計劃和項目定義正確的策略和調整。能夠調整願景並與團隊合作的項目負責人將成功交付關鍵計劃和項目，願景和戰略與實施的一致性將幫助您縮小這些差距。

5. 通過問責制監控進度和績效

實施任何戰略都需要開會討論所需的各種項目和計劃。會議對於幫助在此階段集中註意力以執行以下操作至關重要：

管理人員
遵循流程
向所有關鍵利益相關者、贊助商和團隊成員傳達信息

會議是鞏固協議、記錄可操作項目、識別風險/問題並讓您的團隊負責跟進以產生結果的好方法。

在整個項目中保持溝通渠道暢通。確保在會議之前、期間和之後就未解決的行動項目、問題和風險進行跟進。避免微觀管理，並根據情況和團隊成員調整你的領導風格。

使用 ProjectManager 執行項目

在執行方面，戰略和理論只會讓您走得更遠：您需要正確的工具來確保您的項目計劃取得成功。 ProjectManager 擁有一套強大的工具來幫助您執行項目計劃。

實時跟踪項目執行

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更有效地管理任務

儀表板允許經理監控項目，而我們的任務管理工具幫助團隊成員執行日常任務。我們屢獲殊榮的軟件具有多個項目視圖，包括列表視圖，團隊成員可以在其中查看所有分配的任務、任務優先級和截止日期。更新進度、添加評論和附加文件任務很容易，因此所有工作都以項目為中心。透明度是良好執行的關鍵，而 ProjectManager 絕對有它。

如果您正在尋找一種工具來幫助您在執行項目時實施這些策略，那麼可以使用 ProjectManager。 我們基於雲的項目管理軟件提供實時數據，因此您可以看到正在發生的事情。 免費試用此 30 天試用版。