如何創建項目啟動文檔（包含模板）

在開始項目之前——甚至在規劃項目之前——您首先需要詳細定義項目。 這使得項目經理能夠獲得項目主要利益相關者的支持，並確保所有研究都已完成，順利進入規劃階段。

這就是項目啟動文件 (PID) 如此重要的原因。 為了理解原因，讓我們定義該術語並將其與其他項目文檔進行比較。 我們將探討它的重要性以及如何創建項目啟動文檔，包括其所有組成部分。 您甚至可以下載免費的 Word 項目啟動文檔模板來幫助您入門。

什麼是項目啟動文件 (PID)？

項目啟動文件（PID）用於徹底定義項目。 它類似於項目章程，但更深入。 它主要用於 PRINCE2 方法，這是代表“受控環境中的項目”的首字母縮寫詞。 PID 是線性的、基於流程的，將項目分解為定義的階段，主要用於英國。

雖然項目啟動文件是項目啟動階段的最後一部分，但它可以被視為下一階段項目計劃的基礎。 它還有助於獲得主要利益相關者對項目的支持，並告知項目團隊即將發生的事情。

項目啟動文檔是一個動態文檔，在項目的整個生命週期中經常進行審查和修訂。 事情發生了變化，這些變化必須反映在項目啟動文件中。 由於這些原因以及更多原因，這是一份極其重要的文件，我們很快就會談到。

它也可以被認為是完成該項目的比賽中的發令槍。 一旦您根據項目啟動文件佈置了軌道，那麼您就需要車輛有效地通過它。 ProjectManager 是一款屢獲殊榮的項目管理軟件，它可以獲取您的 PID 並將其轉化為可行的項目計劃。 我們強大的甘特圖可幫助您規劃和安排項目任務和資源，鏈接所有四種類型的任務依賴關係以避免代價高昂的延遲，甚至過濾關鍵路徑以識別基本任務。 一旦您的計劃到位，請設置基線以捕獲您的計劃工作量並將其與您的實際工作量實時進行比較。 這有助於您使項目按計劃進行並在預算之內。 立即免費開始使用 ProjectManager。

為什麼創建項目啟動文檔很重要？

項目啟動文件在很多方面都很重要。 它可能是啟動階段創建的最重要的項目文檔，因為它收集了該階段的大多數其他項目文檔。 通過這種方式，項目啟動文件可確保在將項目提交給項目委員會並請求其財務支持之前，項目得到充分理解。

項目啟動文件的另一個重要方面是它充當基線。 項目委員會和項目經理都可以參考它並跟踪他們的進度。 他們通過收集實際流程的數據並將其與項目啟動文件進行比較來做到這一點。 它還可以幫助識別可能出現並影響項目範圍、成本或時間的問題。

項目啟動文檔也是讓新項目成員了解情況的一個很好的工具。 他們可以在一處了解有關項目所需的一切信息，例如項目的原因、業務理由、風險、管理方式等等。

項目啟動文件中應包含哪些內容？

我們已經討論了很多關於項目啟動文檔是什麼以及它為何重要的內容，但我們還沒有詳細介紹它包含的內容。 這可能是我們討論中最重要的部分。 在這裡，我們將概述項目啟動文檔的不同部分及其作用。

項目定義

首先，項目啟動文件簡要總結了該項目，並對以下內容進行了簡短描述。

• 目的：該項目的原因，是否是新產品，填補市場空白等。
• 目標和目標：定義項目的目標、長期成果和目標、短期成果。
• 成功標準：解釋如何衡量項目以確定其是否成功。
• 假設和約束：列出您的假設是正確的，以及您已經證明的關於影響項目的內容是正確的。

商業案例

業務案例是證明項目合理性的文件。 它與項目定義中討論的內容類似，但更詳細。 它將定義項目的收益、成本和風險等。

項目範圍

您可以在此處概述完成項目必須完成的所有工作，包括定義其目標、約束和工作流程管理。

項目預算

您可以在這裡對項目成本進行最準確的估算。 這是通過多種不同的技術來完成的，因為您希望盡可能接近實際成本以避免損失。 因此，請使用專家意見、歷史數據，將項目分解為任務，並估計與這些任務相關的成本以獲得預算。

項目時間表

列出所有可交付成果、活動和任務將有助於您安排項目。 每個任務都應該有一個開始日期和一個結束日期。 然後，您需要將任務放在可視時間軸上，以便您可以在一頁上看到整個項目。

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項目分解

為了避免意外忽略項目時間表中的任務，請使用工作分解結構。 這是一個分層樹形圖，最終可交付成果位於頂部，所有其他可交付成果從那裡向下分支。 了解所有可交付成果將幫助您確定生產這些成果所需的所有任務。

資源計劃

資源是執行項目所需的所有東西，包括您的團隊、設備、材料等。本文檔將列出所有這些資源、您需要的每種資源的數量以及何時需要它們。 這項工作將得到協調，以盡可能高效。

風險計劃

風險是所有項目所固有的，無論是積極的還是消極的，都必須加以考慮。 風險計劃將識別這些風險以及當它們成為項目中的問題時如何處理它們。 您需要指派一名團隊成員來回應這些問題並設置優先級、影響和發生的可能性。

變革管理計劃

變更是項目中的另一個給定因素，這就是變更管理計劃發揮作用的地方。 它創建了一個流程來管理這些變更，以便可以審查、批准或拒絕這些變更。 如果獲得批准，該計劃還將詳細說明如何在項目中傳達和實施變更。

項目團隊的角色和職責

該文件將定義參與該項目的每個人的角色和職責。 它還將解釋向誰報告以及團隊中的誰將回答團隊成員可能提出的任何問題。 這將在項目開始之前清楚地傳達給每個人。

項目控制

為了使項目按計劃進行，管理者必須監控項目的進度和績效。 項目控制用於確保項目符合其計劃和預算、按預期執行並滿足質量標準。

溝通計劃

利益相關者需要隨時了解情況，但他們不需要介入項目的細節。 溝通計劃定義了誰需要知道什麼、他們應該更新的頻率以及他們獲取數據的首選方法。 溝通計劃還可以包括讓項目團隊中的每個人都了解情況。

項目啟動文件模板

因此，您不必從頭開始創建一個，我們提供了一個免費的 Word 項目啟動文檔模板。 它概述了我們上面定義的所有各個部分，並且是完全可定制的，因此您可以根據需要添加或刪除部分。 附上所有支持文檔將使這個免費的項目啟動模板變得非常寶貴。

項目啟動文件與項目計劃

項目啟動文件可能聽起來很像項目計劃。 當我們將其分解為不同的組件時，我們會看到，有一些元素是相同的。 例如，兩者都有項目時間表、資源和預算。 但儘管兩者相似，但它們並不相同。

其一，項目啟動文件比項目計劃更高級。 項目計劃專門設計用於概述項目從開始到結束的步驟，從而產生可交付成果。 它更多地用作路線圖，而項目啟動文檔是整個項目的詳細概述，包括其存在的原因。

項目啟動文檔和項目計劃之間的另一個區別是 PID 是 PRINCE2 的一部分。 您不太可能在採用其他方法運行的項目中找到此類文檔。 採用瀑布式方法，它會有一個類似的文檔，但稱為項目章程，其中涵蓋了大部分相同的內容。

項目啟動文件與項目簡介

項目簡介在範圍方面與項目啟動文件類似，但在細節方面又有所不同。 雖然 PID 從項目委員會獲取信息，項目委員會將決定是否批准項目，但項目簡介是對項目關鍵要素的簡短描述。

項目經理或項目負責人創建項目啟動文檔。 他們通常會在項目簡介制定並達成一致後開始創建 PID。 從某種意義上說，它啟動了項目啟動文檔。 這避免了必須做大量被項目委員會或利益相關者拒絕的詳細工作。

項目經理幫助您管理項目

模板很棒，但它們是需要手動更新的靜態文檔。 當您管理項目時，您需要效率。 ProjectManager 是一款屢獲殊榮的項目管理軟件，為您提供從項目啟動階段到執行、監控和控制階段所需的所有功能。 我們的無限文件存儲為您提供了一個中央樞紐，用於保存項目啟動文檔中的所有支持項目文檔，以便您隨時掌握它們。 但這只是我們的軟件可以為您做的事情的開始。

使用實時儀表板監控您的項目

項目執行後，管理人員將深入參與對該項目的監控和控制，以確保其與項目進度和預算保持一致。 實時項目儀表板提供項目進度和績效的高級概述。 他們捕獲實時數據並將其顯示在易於閱讀的圖形和圖表中，顯示時間、成本、工作量等。 與輕量級工具不同，不需要任何設置。 當你準備好時它就準備好了。

利用資源管理功能保持團隊生產力

確保您堅持正確方向的一種方法是管理資源。 當然，您最重要的資源是項目團隊。 您可以保存他們的可用性，包括 PTO 和全球假期，以便更輕鬆地向他們分配任務。 然後使用顏色編碼的工作負載圖表來確保沒有人過度分配。 如果有的話，只需從圖表中重新分配資源即可平衡他們的工作量並保持他們的能力和生產力。

還有許多其他功能有助於任務管理，例如我們的多個項目視圖，允許團隊成員使用他們想要的工具，以及風險管理功能，可以識別和跟踪問題，直到問題得到緩解。 自動化工作流程提高了效率，任務審批設置確保只交付質量。 項目計劃文檔使項目能夠成功，而項目經理則確保其成功。

ProjectManager 是在線項目管理軟件，無論團隊身在何處或何時工作，它都可以將團隊聯繫起來。 共享文件、在任務級別發表評論等以促進更好的協作。 加入安飛士、雀巢和西門子等公司的團隊，他們正在使用我們的軟件成功交付項目。 立即免費開始使用 ProjectManager。