項目啟動：如何正確啟動項目

已發表: 2023-01-07

偉大的項目往往始於偉大的希望和期望。但如果項目啟動階段不成功，項目可能會偏離正軌並走向災難。您必須在一開始就通過提供結構來錨定您的項目。想法很多，但制定項目計劃並執行它可以讓您實現這些希望和想法。

當然，還有其他項目管理階段，但項目啟動是第一步，通常也是最重要的一步。通過強大的項目啟動階段，您可以在預算內按時完成項目。

什麼是項目啟動？

項目啟動是項目生命週期的第一階段。正是在這一點上，確定了項目的機會或原因，並開發了一個項目以利用該機會。也是在這個階段，項目被主要利益相關者批准或拒絕，因此您需要進行可行性研究和成本效益分析，以確保項目具有商業價值。

項目啟動是一個繁忙的項目階段，您需要進行大量規劃和研究，以便您的項目構想變為現實。 ProjectManager 是一款項目管理軟件，提供多個項目視圖，例如甘特圖、看板和項目儀表板，因此您可以跟踪風險、任務、時間和資源。

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項目啟動階段的重要性是什麼？

項目啟動階段很重要，原因有幾個。主要原因是在這個階段，項目經理組建了一個項目團隊並創建了項目文檔以說服利益相關者相信項目的價值。一旦這些項目利益相關者決定推進項目，項目管理團隊就可以繼續項目規劃、項目執行和項目監控階段，直到項目完成。如果沒有適當的項目管理啟動階段，項目就無法啟動。

項目啟動文件

如前所述，項目啟動文檔有助於項目從概念變為現實。以下是最常用的項目啟動文件，可幫助您突出項目的優勢並為項目計劃奠定基礎。

正是在這個階段組建了一個團隊並創建了一個業務案例來詳細定義項目。

商業案例

商業案例用於解釋啟動項目的原因。商業案例展示了財務和其他資源的使用如何支持企業的需求。業務案例將具有適應性，適合項目提案的規模和風險，但在結構上跨項目是相同的。它不處理技術問題，而是處理項目的業務問題，並且需要全面。

理想情況下，業務案例應該易於理解、合乎邏輯且相關。需要跟踪、測量和證明關鍵方面。還必須對所涉及的交付和成本進行問責和承諾。

業務案例的結構應如下所示：

前言
目錄
執行簡報，包括項目是什麼、該項目的結果是什麼以及為什麼要進行
介紹業務驅動因素、項目範圍和財務狀況
初步成本估算，例如粗略的數量級
假設分析以及成本和收益是什麼，包括風險
結論指出下一步將是什麼
附錄

項目章程

項目章程概述了項目的目的以及項目的結構和執行方式。其中詳細說明了項目的願景、目標、範圍和可交付成果。還描述了項目團隊和利益相關者的責任。

下一步有助於清楚地確定項目願景和目標。它定義了項目的範圍並列出了可交付成果。

項目章程還列出了項目團隊的角色和職責，並確定了項目的客戶和利益相關者。正是在這一點上，項目在結構上得到組織，記錄項目計劃並列出所有風險、問題和假設。

團隊章程

團隊章程類似於項目章程，只是它側重於項目團隊的角色和職責。本文檔的主要目的是幫助團隊更好地了解他們如何協同工作以實現目標。

項目啟動文件 (PID)

使用 PRINCE2 框架管理項目時，會使用項目啟動文檔。項目啟動文件用於定義需要利益相關者批准的項目元素，例如業務案例、範圍、風險、成功標準和其他重要的項目啟動方面。

項目啟動階段的關鍵步驟

如上所述，項目啟動階段可以分解為幾個簡單的步驟。以下是啟動大多數項目的 5 個項目啟動步驟。請隨意調整此項目啟動過程以更好地滿足您團隊的需求。

1. 創建您的項目啟動文件

如上所述，項目啟動文件是該階段的主要成果之一。借助項目章程、業務案例、項目啟動文件和其他支持性項目文件，您可以為項目的成功做好準備。

2. 進行可行性研究

一旦業務案例獲得批准，下一步就是進行可行性研究，該研究記錄了項目擬解決的機會或業務問題的潛在解決方案。它指導您以正確的方式處理項目。

可行性研究研究機會並記錄完成成功項目所需的條件。它還將確定任何其他解決方案（如果可用）。此時概述了風險和問題，以及如果它們發生時針對每個問題的建議解決方案。

3. 組建項目團隊

沒有團隊就無法啟動項目：這是項目開發的關鍵部分。因此，接下來是實施項目計劃的人員的工作描述，包括他們的目標和職責。

創建項目團隊需要盡可能清楚地定義每個成員的角色，以保持工作順利進行。首先列出一個職位的所有職責以及擔任該職位的人將向誰報告。

製作詳細的組織結構圖會有所幫助。通過列出每個職位所需的技能和經驗，可以更輕鬆地填補該職位。注意是否需要任何資格也很有幫助。當然，還必須定義績效標準、薪水和工作條件。

4. 讓你的項目啟動階段獲得批准

審查您的項目啟動文件，以確保在請求利益相關者批准之前沒有遺漏任何步驟。查看已識別的風險並查看是否遺漏任何內容也很重要。在進入下一階段之前，檢查您的假設和約束是否發生了變化。

只有正確地開始一個項目，才能成功地結束它。通過全面的項目啟動階段，您可以清楚地定義範圍並建立一支優秀的團隊來成功完成該項目。

5. 通過項目啟動會議讓您的團隊做好準備

項目章程獲得批准後，您需要與項目團隊和項目客戶召開項目啟動會議。在此啟動會議期間，將就項目範圍、時間表和可交付成果等設定共同目標和期望。這保證了順利過渡到項目規劃和執行階段。

6. 設立項目管理辦公室（PMO）

項目管理辦公室是項目經理和支持人員在項目期間所在的辦公室或工作場所的物理空間。它包含通信基礎設施和項目所需的任何技術。

首先要做的是弄清楚項目辦公室應該在哪裡，然後確保使用正確的 PMO 工具和設備正確設置基礎設施。

現在是概述項目辦公室人員的角色和職責並確定適當的標準和流程的時候了。此時，項目辦公室可以為其管理的項目提供服務。

幫助項目啟動階段的項目管理模板

我們已經創建了數十個項目管理模板，以幫助您在製作項目啟動文檔時節省時間。這裡有幾個。

商業案例模板

業務案例是向項目利益相關者表明您的項目收益超過其潛在風險或限制的主要工具之一。一個好的商業案例是將項目從構思轉變為完成的基礎。

項目章程模板

項目章程是創建完整的項目管理計劃的第一步。此模板可幫助您收集重要信息以輕鬆創建項目章程。

團隊章程模板

團隊章程可以幫助項目經理讓他們的團隊成員清楚地了解團隊的結構以及他們的角色和職責，這是團隊管理成功的關鍵。

項目路線圖模板

此項目路線圖模板可幫助您輕鬆創建可包含在項目啟動文檔中的可視化時間線。這是從高級視圖快速共享項目時間表的簡便方法。

在項目啟動之外使用 ProjectManager

現在您已經完成了項目啟動階段，是時候制定您的項目計劃了。試用我們屢獲殊榮的項目管理軟件 ProjectManager。您將可以使用一套強大的工具來幫助您計劃、跟踪和報告項目。

計劃的甘特圖

使用我們的在線甘特圖將您的項目從啟動階段過渡到規劃階段。規劃您的任務並鏈接具有依賴性的任務。設置截止日期並將任務分配給團隊成員，以便每個人都知道他們的項目職責。您甚至可以為任務添加評論和附件，以便團隊成員擁有開始工作所需的一切。

保持項目正常進行的資源管理工具

如果團隊成員生病或負擔過重，管理人員甚至可以通過使用我們的資源管理工具單擊按鈕來重新分配任務和重新分配工作量。這些強大的功能有助於確保您在啟動階段所做的所有工作都能取得成果。