項目管理基礎知識：定義、方法和工具

已發表: 2023-04-01

歡迎來到項目管理 101。項目管理似乎是一門令人望而生畏的學科，但是一旦您掌握了基本原理並將其與一些直覺相結合，無論您的情況如何，您都將走上領導成功項目的道路。

也許您意外地被指派領導一個項目並且即將獲得重大晉升，或者您可能是一名團隊成員，想要更好地了解自己在項目中的角色。無論如何，我們將為您簡要概述項目管理中涉及的主要細節，以獲得可操作的信息。

如果您在項目管理方面需要更多幫助，請查看我們所有的資源和項目管理工具，以充分發揮您的潛力。 ProjectManager 是一款功能強大的項目管理軟件，經驗豐富的項目經理和新手項目經理和團隊成員都可以使用它來管理項目。立即免費開始。

第一個項目管理基礎是項目的定義，它使我們能夠理解項目管理是什麼以及為什麼它對任何類型的組織都如此重要。

什麼是項目？

項目是導致實現單一目標的一系列任務。項目有邊界，例如完成項目所需的時間、人員和資源。這些都取決於你想要達到什麼樣的結果，以及你想要在什麼時候達到它們。

這些結果就是您的結果，它會產生可交付成果。它們是因項目而生產或提供的任何東西。可交付成果既可以是項目本身的結果，也可以是項目過程的結果，如項目計劃、報告或其他文件。項目由截止日期組成。項目的每個任務和階段都有一個截止日期，這意味著您的項目有一個時間表。

預算也是項目的一部分。您需要金錢來支付資源，以便在分配的時間內滿足項目的需求。典型的資源包括勞動力、工作用品和設備。項目預算概述了這些支出。既然我們已經確定了項目是什麼，我們就可以將項目管理定義為一門學科。

什麼是項目管理？

項目管理是一門學科，包括使用項目管理方法、工具和技術來管理項目生命週期，這是每個項目共有的一組階段。雖然項目團隊中有多個項目管理角色，但項目經理通常負責監督項目從開始到結束的規劃、執行和監控過程。

讓我們回顧一下塑造項目管理學科的四個基本項目管理概念：項目生命週期、項目管理的三重約束、項目管理知識領域以及您作為項目經理可以使用的一些不同的項目管理方法。

項目生命週期

項目生命週期描述了所有項目經歷的五個階段。下面是對每一個的快速概述。

啟動：在此處設置項目範圍、目標、項目組織、業務案例、限制條件、利益相關者是誰、風險是什麼、項目控制、報告框架等。
計劃：這是您構建路線圖以將您從 A 點帶到 B 點的地方，這意味著創建按時完成所有任務所需的任務、截止日期和資源的時間表。
執行：項目開始，項目計劃付諸實施。
監控：為確保項目按計劃進行，您需要建立監控進度的機制。如果項目沒有按計劃進行，請努力在問題成為問題之前控制和解決問題。
結束：項目是暫時的努力，所以它們最終會結束，需要正式結束。但這並不像生產可交付成果那麼簡單。有文書工作要簽署，有資源要重新分配，還有其他未解決的問題要處理。

三重約束

無論您使用何種方法管理項目，了解三重約束都是關鍵。所有項目都在一定的限制條件下進行。這些是成本、時間和範圍。也就是說，項目必須在預算之內，按時交付並滿足商定的範圍。

如果您將三重約束視為一個三角形，那麼如果您正在管理成本、時間和範圍，那麼這個三角形就是質量。因此，如果您正在管理項目的成本、時間和範圍，那麼您將滿足客戶的質量要求。

但三重約束不止於此；它就像船上的壓艙物，無論水域多麼洶湧，都能保持項目平衡。例如，如果您需要更多資金，那麼您將不得不調整項目的時間或範圍。因此，如果您的時間不夠，那麼預算或範圍將不得不改變。

如果您在管理項目時牢記三重約束以及項目階段和管理工具，那麼您就有辦法進行必要的調整，使項目保持在正軌上。這是成功的公式。

項目管理知識領域

項目管理知識領域可以簡單地定義為描述項目經理和團隊成員為成功完成項目所做的不同工作類型的類別。項目經理應該在這 10 個項目管理知識領域中的每一個領域都非常了解，以便他們可以指導團隊完成項目生命週期並確保三重約束得到很好的平衡。

項目整合管理
項目範圍管理
項目時間管理
項目成本管理
項目質量管理
項目人力資源管理
項目溝通管理
項目風險管理
項目採購管理
項目干係人管理

如果您對此主題感興趣，可以查看我們的項目管理知識領域博客，了解有關這些項目管理關鍵原則的更多信息。

項目管理方法

構建項目過程的方法有很多種，項目經理是其中一種或多種方法的專家。最傳統的稱為瀑布，它遵循線性方法來管理項目，將項目分解為非常結構化的序列。

另一種越來越受歡迎的方法稱為敏捷，它來自軟件開發。這是一個以稱為“衝刺”的小階段或週期運作的過程，適用於小型團隊。就像它的名字一樣，這個過程擁抱變化並且是靈活的，並且根據客戶的反饋不斷改變方向。

為什麼項目管理很重要？

每個企業、非營利組織或任何其他類型的組織都需要執行項目，這使得項目管理對任何組織都很重要。

有效的項目管理不僅意味著您的團隊將在預算內按時交付項目，還將為整個組織帶來其他好處，例如提高生產力、降低成本、更好的領導力和積極的員工。

簡而言之，項目管理通過規劃和監控任務、目標和團隊績效來幫助組織提高效率。

什麼是項目經理？

項目經理是項目的負責人。這一點很清楚，但這樣解釋可能太簡單了。項目經理帶領項目完成每個階段。這意味著他們負責首先將項目出售給利益相關者，然後規劃和定義項目的範圍。

項目經理做什麼？

項目經理找出實現項目目標所需的所有任務，然後他們將這些任務排列成一個時間表。然後為這些任務和進度表提供實現項目目標所需的資源。這意味著組建一個團隊，獲得他們需要的工具、用品、保護站點和任何必要的資源。

項目經理也是創建項目預算以支付這些資源的人。他們負責管理所有文檔，然後在項目結束時歸檔這些文檔。他們還管理風險並監控項目進度，以確保人們的工作暢通無阻並在時間表和預算範圍內。

所以本質上，任何與項目相關的事情都在項目經理的職權範圍內。他們是項目的領導者，管理執行項目計劃的團隊。然而，他們不是老闆。項目經理已將項目的想法出售給發起人或利益相關者，他們向他們報告項目的進展情況。

因此，項目經理是一個組織能力很強的人，他以目標為導向，對過程充滿熱情。項目經理必須在壓力下工作良好，發揮領導作用，並知道如何激勵人們盡力而為。除了人際交往能力，溝通技巧也是最重要的。他們必須了解有助於成功交付項目的方法和技術。

項目管理工具

您可能已經註意到，項目可能很複雜。您計劃、安排和監控以確保項目的所有元素都順利運行。手頭的工具越多，項目和任務就越容易管理。項目管理軟件可以包含幫助項目經理和團隊成員處理項目各個方面所需的所有工具。

當該項目管理軟件基於雲時，數據和協作可以實時發生，從而提供更準確的項目畫面並有助於決策制定。此外，項目管理軟件通常包含許多用於管理項目的主要工具，如下面討論的那樣。

儀錶盤

項目儀表板從項目的所有部分收集指標。然後這些數字顯示在易於閱讀的圖表和圖形中，讓經理或團隊成員實時查看項目進度和數據。儀表板也可以協助報告。運行項目意味著向項目發起人報告項目的進展情況。可以過濾圖形和圖表以僅提供目標報告所需的數據。

甘特圖

在線甘特圖是很好的計劃工具，因為它們在時間線上以圖形方式顯示您的任務列表。每個任務都有一個截止日期，它會創建一條線來標記該任務的開始和結束。如果相關，則可以鏈接任務。

理想情況下，您可以與您的團隊共享甘特圖並在他們更新狀態時跟踪他們的進度。對於某些甘特圖，開始日期和完成日期之間的欄將在團隊處理任務時填充，如果您需要更改日程安排，只需拖放欄即可反映新的截止日期。

任務管理工具

有一些任務管理工具可以讓您為自己創建待辦事項列表並將任務分配給團隊成員。這些任務有時可以附有與任務相關的註釋、文件、鏈接和圖像，團隊成員可以在任務級別進行對話和協作。您還可以自動發送電子郵件通知，以了解任務何時完成並提醒人們即將到來的截止日期。

時間表和工作量工具

在管理項目工作人員方面，這可以是一個單獨的項目，有時間表。這些是在線文檔，可以讓每個員工輕鬆跟踪和記錄他們的工作時間，完成後可以將它們提交給經理簽字。

在管理工作量時，資源分配工具讓您一眼就能看出您是否在整個項目中正確分配了資源，以便每個人都在工作並且工作量是平衡的。在某些情況下，您也可以從工作負載管理軟件運行報告。

項目管理模板

我們提供許多免費的項目管理模板，以幫助您節省時間並簡化項目。以下是您可以免費下載的一些基本項目管理文檔。

項目計劃模板

項目計劃是解釋項目所有內容的文檔。從計劃的方式到執行和完成的方式。這個免費的項目計劃模板將幫助您開始您的項目。

項目預算模板

每個項目都需要人力、材料和設備等資源。這些資源需要花錢，因此您需要估算所有項目成本以創建項目預算。這個免費模板非常適合新手項目經理。

項目時間表模板

重要的是要創建一個項目時間表，以規劃項目工作的執行方式，包括所有任務的開始和結束日期。這個免費的項目時間表模板可以幫助您做到這一點。

什麼是項目管理軟件？

項目管理軟件承擔繁重的工作，使管理人員能夠以比手動起草項目進度表等傳統方法更快、更高效的方式輕鬆地計劃、安排和跟踪項目。

項目管理軟件可以定義為一種軟件，它結合了上述項目管理工具，以及時間表、實時團隊協作或無限文件存儲等其他功能，以便項目經理和團隊可以跟踪項目一個中央平台。

但是，並非所有項目管理軟件都以相同的方式工作。市場上有很多選擇，雖然有些易於使用，但它們可能無法提供您需要的所有計劃、日程安排和跟踪工具。

ProjectManager 是一款功能強大的項目管理軟件，配備了任何項目經理所需的所有項目管理工具，無論您的專業水平如何。 ProjectManager 是一個強大的工具，它使項目團隊能夠實時計劃、管理和跟踪他們的工作，並為管理人員提供保持團隊成員全力工作所需的透明度。

ProjectManager 如何幫助項目管理

ProjectManager 是一款在線項目管理軟件，可幫助您管理項目的各個方面。 ProjectManager 等項目管理軟件使項目管理變得易於管理。

存儲文件

在項目啟動階段生成的所有文書工作都可以保存到 ProjectManager。這樣您就可以將所有東西收集在一個地方，從而輕鬆找到您需要的東西。不用擔心上傳大文件和圖片，ProjectManager 有無限的文件存儲空間。

計劃和安排工作

當您計劃項目時，ProjectManager 會完成繁重的工作。在線甘特圖通過在項目時間線上映射所有任務來幫助您安排時間。現在您可以鏈接依賴項、設置里程碑，甚至可以開始分配團隊成員。

監控進度

當團隊執行他們的任務時，ProjectManager 為您提供了監視和控制他們的進度的工具。資源管理功能確保沒有一個團隊成員承擔全部負載並且他們的工作量是平衡的。此外，我們的實時儀表板可以跟踪進度、成本、健康狀況等。

當然，項目管理的內容遠不止這篇項目管理 101 篇文章。 它變得很深。 而且它在不斷發展。 然而，管理項目的颶風眼中有一個常數：工具。 ProjectManager 是一款基於雲的項目管理軟件，具有實時儀表板、在線甘特圖和管理工作量、資源、時間表和項目各個方面的功能。 立即參加 30 天免費試用，了解它如何幫助您取得成功！