項目管理過程組：快速指南

項目很複雜。 有一千件事會不斷影響項目，並要求您重新分配資源以保持進度。

為了保持您的日程安排和管理成本，您需要在五個 PMBOK 項目管理組中收集和處理項目數據。

什麼是 5 個 PMBOK 項目管理過程組？

首先，讓我們看一下由領先的行業貿易組織項目管理協會 (PMI) 出版的項目管理知識手冊 (PMBOK) 中定義的五個項目管理過程組。

項目經理使用五個項目管理階段來構建項目並從頭到尾領導它們。 這些階段中的每一個都有特定的目的，項目經理必須控制它們以確保項目保持在正軌上。 項目管理軟件幫助項目經理掌握這些過程組中的每一個。

項目管理過程組如下。

啟動階段

PMBOK 將項目啟動階段定義為“正式承認新項目存在或現有項目應繼續進入下一階段的過程”。

在這個階段，項目經理討論項目的商業價值，以及項目是否可行。 您還將探索對利益相關者的影響。 如果該項目被認為是可行的和有價值的，它就會被執行。 如果不是，它就被放棄了。

在此階段，您還必須創建一個回答這些問題的業務案例。 商業論證包括項目的估計成本和收益。 還有一項可行性研究，以確定該項目是否對組織及其利益相關者有意義。 緊隨其後的是項目章程，其中回答了項目的人員、內容和地點。

當然，還有更多，例如：

• 利益相關者分析
• 選擇團隊
• 定義角色和職責
• 選擇項目辦公室
• 選擇正確的工具、設備和通信基礎設施

一旦項目已經簽署並準備好推進，就會召開啟動會議。 使用啟動會議讓項目團隊中的每個人都在同一頁面上，以便項目可以正確開始。

規劃階段

一旦項目啟動完成並且項目獲得了繼續進行的綠燈，項目規劃階段就可以開始了。 規劃過程是利益相關者和項目團隊學習如何實現項目或服務的最終可交付成果的過程。

此時，您將記錄項目計劃，並定義項目可交付成果和要求。 您創建一個項目進度表，旨在管理時間、成本、質量、變更、風險和任何與項目相關的問題。

您還藉此機會控制資源，例如團隊、外部供應商、材料和設備。 您還可以定義角色、職責以及團隊成員在項目結構中的位置。

還有一個利益相關者登記冊的創建。 這是一份重要的文件，列出了項目中的所有關鍵利益相關者和項目發起人。 它是利益相關者管理的一部分，可以包括您如何以及何時向項目利益相關者更新項目進度。

項目經理負責領導項目規劃階段並對時間、預算和資源做出準確的估計。 在項目的這個階段，您需要規劃範圍、使用工作分解結構 (WBS) 來組織任務、制定採購計劃並定義溝通渠道和頻率。

在製定項目管理計劃時，使用項目管理軟件來組織您的工作會有所幫助。 ProjectManager 具有強大的任務列表，不僅可以收集任務。 任務列表視圖（讓混合團隊按照他們想要的方式工作的五個不同項目視圖之一）可以設置優先級、附加文件、添加描述、分配給團隊成員和跟踪狀態。 立即免費試用 ProjectManager。

執行階段

此時，您已準備好構建您計劃的產品或服務。 因此，這個階段往往是項目中最長的階段。 當您使項目不受各種項目限制的影響時，您可以在此投入大部分精力和資源。

執行階段與項目的下一階段密切相關，即監控。 項目經理的任務是跟踪績效和進度，以確保實際工作量與計劃工作量保持一致。

監控階段

在執行項目計劃時，項目經理監控和控制績效，以使工作按計劃進行並在預算範圍內。 項目經理不斷地衡量指標，以確保他們達到他們的里程碑。

與此項目階段相關的一些關鍵任務是：

• 範圍驗證和變更控制
• 日程控制
• 成本控制
• 質量控制
• 績效報告
• 風險控制
• 合同管理

收尾階段

在利益相關者的預算和質量期望範圍內按時交付最終交付物很重要，但這並不是項目的結束。 你仍然需要解決一些鬆散的問題。 所有活動到此結束，項目關閉，這意味著您需要簽署文件並履行合同。

建議對項目進行事後分析。 在事後分析中，項目經理和團隊會檢查哪些有效，哪些無效，以了解他們如何在下一個項目中改進流程。 他們通過列出最佳實踐和他們學到的教訓來做到這一點。

然後，您可以釋放您的團隊並慶祝項目的成功。 最後一部分可能看起來並不重要，但確實如此！ 通過驗證他們的辛勤工作來保持團隊士氣高漲將對未來的項目產生積極影響。

PMBOK 項目管理過程組和知識領域之間的區別

我們詳細介紹了項目管理中的五個過程組，它們都受制於項目管理中的控製過程。 要管理這些項目管理過程組，您需要利用項目管理的知識領域。

十大項目管理知識領域

有10個項目管理知識領域。 他們是：

• 項目整合管理
• 項目範圍管理
• 項目時間管理
• 項目成本管理
• 項目質量管理
• 項目資源管理
• 項目溝通管理
• 項目風險管理
• 項目採購管理
• 項目干係人管理

項目管理知識領域與項目管理過程組不同。 主要區別在於過程組概述了項目經理需要做什麼，而知識領域是項目經理需要知道的。

更具體地說，知識領域用於整個項目管理過程組。 知識領域由過程組成。 他們有輸入、工具、技術和輸出。 它們是幫助交付成功項目的項目管理功能。

您何時使用項目管理知識領域？

知識領域在所有項目管理過程組中工作。 過程組是您分解和分類項目的地方。 這是項目從開始到結束的順序。 您可以在流程的每個階段使用知識領域。

理解差異的一個好方法是知識領域對過程進行分類，而項目管理過程組是項目的階段或階段。 知識領域沒有邏輯關係，但項目管理過程組從一個到下一個。

在項目管理軟件的支持下，項目管理過程組和知識領域可以更好地協同工作。 項目管理軟件將幫助您控制流程組並引導您成功完成項目。

ProjectManager 如何幫助 PMBOK 流程組

ProjectManager 是基於雲的軟件，它為項目經理提供更深入的數據以做出更好的決策，同時為混合團隊提供多個項目視圖，以按照他們的喜好完成工作。 有一些功能可以在每個流程階段提供幫助。 從開始時用於文檔中心中心的無限文件存儲到在關閉期間查看有效和無效的內容。

在規劃過程組中正確起步

計劃是更複雜的過程組之一。 您需要一個可以組織任務、鏈接依賴項和設置里程碑的工具。 ProjectManager 的甘特圖項目視圖可以做到這一點以及更多。 您可以過濾關鍵路徑，而不必進行耗時的計算。 然後，設置基線並跟踪計劃工作量與實際工作量。

使用不同的項目視圖確定執行階段

ProjectManager 有多個項目視圖。 經理可以使用甘特圖或工作表視圖，而團隊可以在看板、任務列表和日曆上管理自己的工作量。 這連接了混合團隊，無論他們身在何處。 看板在執行階段可視化工作流程，讓團隊成員管理他們的積壓和計劃衝刺。 同時，管理人員獲得了準確分配資源和保持團隊滿負荷工作所需的透明度。

跟踪監控過程組的進度

在監控過程組中，實時數據就派上用場了。 數據為管理人員提供了一個了解項目進度和績效的窗口。 ProjectManager 的實時儀表板可以為即時狀態報告計算項目差異、成本等指標，而無需像其他工具那樣花時間配置工具。

ProjectManager 是一款屢獲殊榮的軟件，具有組織、監控和報告項目的功能。 一鍵式報告功能可過濾詳細數據，並可輕鬆與利益相關者共享，資源管理軟件可確保每個人在需要完成工作時擁有所需的東西。 立即免費試用 ProjectManager！