指導項目管理團隊的 10 場項目會議

已發表: 2023-01-12

項目會議常常讓人覺得它們妨礙了您的工作。如果您沒有按照議程工作或者您不管理這些會議，那可能是真的。但會議對於項目規劃和團隊協作至關重要。這就是為什麼會有這麼多的項目會議，而且每個會議都有自己的重點和重要性。讓我們來看看 10 種不同類型的項目管理會議並對其進行定義，我們將從什麼是項目會議的定義開始。

什麼是項目會議？

項目會議是定期發生的事件，部分或所有項目團隊和利益相關者聚集在一起討論項目。在整個項目管理週期中，有多種類型的項目會議。一些項目管理會議每天舉行，而另一些則分散得更遠。這完全取決於召開會議的緊迫性和類型。這並不意味著會議只是為了分享更新，涉及利益相關者時除外。團隊項目會議將團隊聚集在一起解決問題或改進進度以滿足特定目標和期望。會議也可以用來建立更好的團隊合作，從而提高生產力和士氣。

項目會議的類型

就項目管理會議而言，有幾種不同的類型。一些常見的包括進度報告、討論項目的目的或產生想法、討論項目過程中出現的問題以及批准或拒絕想法。還有一些會議圍繞與會者展開。這些可以包括定期的團隊會議和利益相關者會議，這些會議更普遍，只讓利益相關者了解里程碑的最新情況。

無論是什麼類型的會議，項目經理都會主持會議，這就是為什麼溝通技巧對該職位如此重要的原因。實時數據推動會議更加高效。 ProjectManager 是在線項目管理軟件，可生成包含實時數據的報告。您可以快速創建狀態報告以進行概覽、進度報告以查看您的工作情況、差異報告以確保您走上正軌等等。所有報告都是可定制的，因此您可以過濾它們以僅顯示您想要查看的數據。然後，您可以與利益相關者共享它們以保持更新。

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10個重點項目會議

項目管理會議是溝通活動，清晰的溝通是保持項目正常進行的關鍵。因此，在項目的生命週期中會重複召開許多不同類型的項目會議。這裡有 10 個比較重要的。

一、項目啟動會

啟動會議可能不是項目的第一次會議，但它是第一次重要會議。這是介紹項目經理、客戶和項目團隊並表達項目目標的地方。項目啟動會議以介紹、審查客戶背景和討論項目範圍開始。還討論了項目團隊的角色和職責以及後續步驟。

2.項目情況會議

項目狀態報告會議是團隊成員提供項目經理用來審查項目在特定時間段內的位置的數據。這不僅是為了讓項目經理了解情況，也是為了讓項目團隊負責。你會想談談已經完成的事情和尚未完成的事情，以及即將到來的里程碑。您還需要審查預算、評估風險並安排即將舉行的會議，以確保所討論的一切都得到解決。

三、項目評審會

項目審查會議也稱為事後總結會議，在項目完成後舉行。無論是成功還是失敗，回顧會議都是有幫助的，因為它列出了哪些有效，哪些無效。事後剖析特別有用，因為它讓項目經理有機會確保不再發生同樣的錯誤。會議以重複項目目標和向團隊開放討論開始，團隊應該被允許誠實地批評工作、障礙和風險。您還需要討論預算、使用和未使用的內容以及原因。同時，應該為一個成功的項目舉行慶祝活動。

4.全體會議

全體會議或市政廳匯集了公司的一切。所有員工都參與其中，包括團隊領導、執行團隊、利益相關者等。這些會議將討論涉及整個組織的事項，例如收入、戰略等。對於一個項目，這包括整個項目團隊，從項目經理到利益相關者以及中間的每個人。他們可以用來分享更新、推動協調、慶祝里程碑或開放提問。

5. Sprint 計劃會議

Scrum 是一種敏捷的工作方式，其中項目被分解為多個塊，這些塊稱為衝刺。這些通常只有 2-4 週。 sprint 計劃會議涉及 scrum master、scrum 產品經理和 scrum 團隊。他們開會查看積壓的項目，並決定在即將到來的春季處理其中的哪些項目。這是一項稱為 Scrum 儀式的協作工作。在會議之前，scrum master 和產品經理審查團隊的能力、時間線並使用以前衝刺的見解來定義新衝刺。

6. 指導委員會會議

指導委員會是一種治理類型，涉及負責監督項目並為其提供支持的利益相關者。致力於幫助項目實現其目標的團體的另一個術語是利益相關者委員會、高層領導、項目工作組或項目監督委員會。指導承諾會議的頻率因項目而異，但通常會在實現里程碑之後發生。

七、利益相關者會議

利益相關者會議用於相互介紹項目中的利益相關者。它用於獲得支持並定義項目的目標。這也是一個可以進行利益相關者訪談的時間，以深入了解他們的目標和觀點、他們希望如何獲得更新等等。項目經理還將在項目的整個生命週期中與利益相關者會面，以便讓他們了解最新進展。

8. 應急計劃會議

應急計劃是一種假設情景，用於確定項目是否存在需要更改其範圍、進度或預算的問題。這些問題可以是環境、技術等方面的。這意味著應急計劃會議是與項目團隊和相關利益相關者進行頭腦風暴以識別風險以及如何應對風險（如果存在）的機會。接下來，您需要確定這些風險發生的嚴重性和可能性，以及它們可能如何影響項目。這將導致項目經理制定應急計劃。

9. 變更控制委員會會議

變更控制委員會的設立是為了審查項目中發生的變更請求。然後對他們進行評估並給予批准、推遲或拒絕。此過程發生在變更控制委員會會議期間。但是，如果項目團隊和發起人已經註意到變更的重要性，那麼變更控制委員會不太可能在他們的會議上反對他們的建議。

10. 每日 Scrum 會議

sprint 的每一天都會召開每日 Scrum 會議。這些會議通常在相同的地點和時間舉行，但理想情況下，那個時間應該是安排後續工作的一天的開始。每日 Scrum 會議很短，持續時間不超過 15 分鐘，以保持對話的相關性。這次會議也稱為每日站立會議，包括團隊中致力於 spring 的成員、scrum master，在大多數情況下，還包括產品負責人。這些不是解決問題的會議，而是回答三個問題：昨天做了什麼？今天要做什麼？有什麼障礙嗎？

哪些項目管理模板可以幫助項目會議？

項目會議很重要，並且都為項目管理服務。為了確保您的會議順利進行，我們提供了一些免費模板供您下載。 ProjectManager 是一款項目管理軟件，當然，它還為項目的每個階段提供一整套免費的項目管理模板，包括這些項目管理會議模板。

會議紀要模板

會議紀要記錄了印刷的相關要點，並確保在項目管理會議結束後執行這些要點。我們免費的 Word 會議紀要模板使收集和分發這些信息以及下一次會議的議程、行動項目和詳細信息變得容易。

項目狀態報告模板

當您計劃召開項目狀態會議時，請使用我們的免費項目狀態報告模板來收集您需要的數據。它可以幫助您與利益相關者溝通信息，例如該報告期間的項目摘要、項目的健康狀況，甚至查看已發生的風險和障礙。

項目儀表板模板

無論您召開什麼項目會議，儀表板都會提供重要數據。儀表板提供項目的高級視圖。使用我們的免費 Excel 項目儀表板模板，您可以輸入有關任務、工作量、任務長度和成本的數據，然後這些數據會自動呈現為彩色圖表，這些圖表在項目管理會議中很容易理解。

ProjectManager 幫助您管理項目會議

模板很有用但有局限性。一方面，它們必須手動估算，而 ProjectManager 是實時更新數據的在線軟件。您甚至可以安排項目會議並邀請您的團隊參加特定的時間和日期。添加文件和其他信息，如果會議在整個項目中重複進行，甚至可以將會議設置為定期會議。但這只是我們功能豐富的軟件的冰山一角。

將行動項目變成任務

項目管理會議很重要，但更重要的是根據收穫採取行動。我們的軟件有多個項目視圖，允許跨部門的團隊使用他們喜歡的工具。他們可以捕獲任務列表、看板或日曆視圖上的行動項目。雖然經理們可能更喜歡更新他們的在線甘特圖。無論您使用哪種項目視圖，所有數據都會在軟件中共享並實時更新，以確保每個人都在處理最新信息。

使用實時儀表板

我們的實時儀表板會不斷更新，而不是儀表板模板。他們會自動處理數字並以易於閱讀的圖形和圖表顯示結果，以跟踪時間、成本等。在項目會議中使用實時儀表板作為視覺輔助，始終為您提供實時數據。與其他軟件工具不同，不需要及時配置。我們的儀表板已啟動並正在運行，因此您可以立即使用它們。項目經理的儀表板離開項目會議後，真正的工作才開始。我們的軟件具有風險、任務和資源管理功能，無論項目給您帶來什麼樣的挑戰，這些功能都可以讓您保持正軌並保持高效。我們的協作平台意味著每個人都相互聯繫，無論是在另一個部門還是在另一個時區。他們始終可以在任務級別發表評論並共享文件以更好地協同工作。