項目監控：工具和步驟

項目分為多個階段，使其更易於管理。 所有這些都很重要，尤其是項目監控。 項目監控是項目經理確保他們與項目團隊一起實施的計劃順利進行的方式。

項目控制涉及許多步驟來徹底監控項目進度、資源和成本。 當然，有項目監控工具，但就像項目管理中的所有內容一樣，我們將解釋一個流程。

什麼是項目監控？

在開始監控項目的步驟之前，讓我們先了解一下這個概念。 項目管理過程分為五個階段：啟動、計劃、執行、監控和結束。 項目監視和控制與項目生命週期中的執行階段同時進行。

項目監視和控制是一個項目管理階段，致力於衡量項目績效並確保其符合項目計劃中的規定。 項目經理將密切跟踪項目的進度和績效，審查項目狀態，識別潛在問題並在需要時實施糾正措施，以使項目按計劃進行並在預算範圍內。

為了發現項目中的問題，您需要能夠監控項目進展和績效的項目管理軟件。 ProjectManager 是一款屢獲殊榮的項目管理軟件，為您提供實時監控項目所需的工具。 項目經理可以通過切換到實時儀表板來獲得項目的高級視圖。 它自動收集時間、成本、工作量等指標的項目數據，並以易於閱讀的圖形和圖表的形式顯示。 與輕量級軟件不同，無需耗時的設置。 當您需要時，我們的儀表板已準備就緒。 立即免費開始使用 ProjectManager。

為什麼項目監控很重要？

項目監視和控制對於項目管理非常重要，以至於它是五個項目管理流程之一。 如前所述，項目監控與項目執行密切相關，以確保任務完成時按計劃進行並遵守項目預算。

除了保持項目按計劃進行和避免超支之外，項目監控也是管理風險和避免範圍蔓延的好方法。 通過跟踪各種指標，項目經理可以在風險作為問題出現在項目中時更早地識別風險。 及早發現意味著及早緩解。 範圍蔓延也是如此。 當變更應用於項目時，變更請求等控製程序可以幫助防止它們對進度產生負面影響。

忽視項目監控就等於讓項目聽天由命。 也許一切都會走到一起，也許不會。 但這不是項目經理應該做的。 他們不僅規劃項目並分配團隊，還負責確保團隊按照項目進度執行任務，而不會增加不必要的成本。

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項目監控步驟

一旦項目經理安排了任務並創建了項目發起人批准的項目計劃，就可以進入項目執行階段。 如上所述，項目監控與項目執行一起進行，以確保項目按照時間表和預算執行。 以下是確保您正確監控項目所需採取的八個步驟。

1. 創建項目範圍基準

項目範圍定義了項目利益相關者的期望和要求。 它在整個項目中用於監控進度。 項目範圍基線捕獲這些期望和要求，並可用於根據實際工作來衡量計劃工作，以確保項目執行與項目計劃保持一致。 範圍基線可以在項目期間進行審查和修改，但只能通過正式的變更控制流程來避免範圍蔓延。

2.制定項目進度基準

當您的計劃得到主要利益相關者的批准後，保存它。 這就是所謂的項目進度基準。 然後可以像範圍基線一樣在整個項目中使用它，但在這種情況下，它用於將實際進度與計劃流程進行比較。 這使得項目經理能夠跟踪項目差異並採取糾正措施以使項目回到正軌。 它還有助於利益相關者的溝通，因為他們總是對項目是否按計劃進行感興趣。 項目進度基準是另一個必要的項目控制。

3. 估算項目成本並確定項目預算

項目成本越準確，項目預算就越準確。 一旦您提交了預算並獲得利益相關者的批准，您最不想做的就是請求更多資金來交付項目。 您可以使用多種技術來準確估算成本並相應地規劃預算。 現在，您需要監控所有項目費用並使用變更控制系統來跟踪項目成本並對任何差異做出響應。 您還可以製定預算基線，以將實際成本與計劃成本進行比較，作為監控支出的一種方式。

4. 使用風險日誌

監控項目時要尋找的最重要的事情之一是風險。 在規劃階段，您可以創建風險日誌，收集您認為項目中可能出現的風險。 然後，您可以記下風險對項目的潛在影響以及誰負責識別和減輕風險。 您還可以設置優先級，以幫助確定哪些風險必須立即處理或是否可以等待。 當您監控項目時，風險日誌將幫助您對可能影響項目的問題保持警惕，無論是好還是壞。 如果發現問題，您可以快速有效地做出響應。

5. 使用變更日誌

項目監控就是檢測變化。 當您這樣做時，您將需要一個更改日誌來控制它。 更改日誌是按時間順序列出對項目所做更改的文檔。 這充當您所做更改的摘要，並允許項目經理跟踪和傳達已發生的所有更改。 這也為項目經理提供了另一種溝通工具，可以讓項目利益相關者隨時了解情況，以便他們了解所發生的變化以及這些變化得到了適當的管理。

6. 建立質量控製程序

人們經常討論在預算範圍內按時交付項目的重要性，但不要忽視質量的重要性。 如果產品或服務達不到質量期望，那就是失敗。 質量控製程序確保產品或服務經過測試並符合項目規劃中設定的標準。 它還可以減少錯誤。 因此，建立質量控製程序是任何徹底項目監控的關鍵部分。

7.使用項目監控工具

項目監控工具對於項目監控至關重要。 項目管理軟件具有許多功能，為項目經理提供了了解項目的窗口，無論是成本、資源還是時間。 有些儀表板可以提供項目進度和績效的高級視圖、詳細的狀態報告和其他類型的報告，以獲取更多信息，甚至提供資源管理功能來跟踪團隊的績效。 請務必尋找具有這些功能且基於雲的項目管理軟件，以便您獲得實時數據以進行更深入的監控。

8. 創建項目報告

我們剛剛談到了項目報告，但它們值得更多細節。 項目報告提供了項目當前狀態的描述。 狀態報告捕獲特定時間段的數據，而項目組合狀態報告則執行相同的操作，但針對多個項目。 然而，還有更多關於項目差異、工作量等的報告。 所有報告對於監控項目都很重要，應與利益相關者共享，以更新他們的項目信息。

ProjectManager 是一款強大的項目監控軟件

ProjectManager 是在線項目管理軟件，提供項目經理想要監視和控制其項目的工具。 我們的軟件提供實時數據，因此您可以看到項目的本來面目，而不是原來的樣子。 此外，我們的協作平台使每個人都能保持聯繫，無論他們是在辦公室、現場還是其他任何地方。 這有助於溝通，並且可以快速識別和解決問題，從而使項目保持在正軌上。

可定制的報告

當您需要項目的高級概述時，儀表板非常有用，但當您想更深入地挖掘數據時，請使用我們的可定制報告。 只需按幾次鍵即可生成有關項目或項目組合狀態、工作量、差異等的報告。 可以過濾所有報告以僅顯示您想要查看的信息。 項目經理不僅可以監控他們的項目，而且每份報告都可以以多種格式共享或打印以供利益相關者演示。

跟踪您的資源

監控您的資源，無論是您的團隊、材料還是設備，是項目監控過程的重要組成部分。 我們的資源管理工具有一個顏色編碼的工作負載圖表，可以輕鬆查看誰分配過多。 您可以從該圖表中重新分配任務並平衡團隊的工作量，以保持他們的滿負荷工作。 團隊生產力有助於您按計劃進行。 您還可以使用我們的安全時間表工具不僅可以簡化工資單，還可以查看團隊記錄的時間並確保他們遵守項目計劃。

ProjectManager 具有多個項目視圖，允許每個人使用他們喜歡的工具進行工作。 無論是甘特圖、看板、任務列表還是日曆視圖，所有數據都會同時實時更新，讓每個人都能協同工作。 我們還擁有風險管理功能，可幫助您識別和跟踪項目風險，以避免進度落後。

ProjectManager 是一款屢獲殊榮的項目管理軟件，使團隊能夠實時規劃、管理和跟踪他們的項目。 我們的許多監控功能意味著項目經理始終掌握變更並在整個項目生命週期中對其進行管理。 立即免費開始使用 ProjectManager。