項目採購管理：快速指南

已發表: 2023-02-11

每個企業都需要勞動力、原材料、設備和其他投入等資源。您的團隊使用資源來執行各種項目，例如製造產品或提供服務。這些資源必須由您的組織購買，並且必須仔細計劃和執行採購過程。這就是採購管理的全部內容。

什麼是採購管理？

採購管理是指與識別、評估和選擇生產投入供應商的周期相關的所有行動和策略。這涉及創建採購管理計劃、測試質量、管理採購合同、執行採購以及控制組織採購方式所需的任何其他活動。

ProjectManager 是跟踪您的生產計劃的理想之選，因此您可以更好地估計何時需要購買設備、材料、零件或項目所需的任何東西。使用我們的甘特圖繪製生產流程中的任務，使用看板自動化工作流程，並使用工作量圖表和時間表跟踪成本。立即免費開始。

項目經理的甘特圖 — ProjectManager 幫助您管理項目的各個方面，包括採購。 **了解更多**

大多數人將採購管理與採購管理混淆，但兩者之間存在很大差異，這在商業、製造和項目管理等領域都非常重要。以下是這兩個相似概念的不同之處。

採購管理與採購管理

採購管理只是採購管理的一小部分，採購管理規模更大，更具戰略意義。採購管理只是用於管理採購流程的一組文件、工具和程序，例如採購申請、報價請求和採購訂單。

什麼是項目採購管理？

就項目管理而言，採購是指您需要購買、租賃或與某些外部資源簽訂合同以實現您的項目目標。這些關係，就像項目中的任何過程一樣，需要管理。

管理這些關係意味著從公司僱用的外部供應商那裡獲得最好的質量來協助開展業務。存在圍繞成本和時間的供應商管理限制。採購管理是一種更高效、更高效地處理採購、請購、訂購、加速、檢查和核對流程的方法。

但是，在建立合作夥伴關係或進行採購之前，必須回答是否需要外部供應商提供商品和服務的問題。權衡內部生產商品或服務和承包鍛煉的利弊。從長遠來看，與外部公司的關係是否必要且具有成本效益？做出明智的決定後，您才能自信地向前邁進，因為您所採取的步驟在財務上是合理的並且適合您的時間框架。

什麼是採購管理計劃？

採購管理計劃概述了組織針對特定項目將遵循的採購要求、指南和總體流程。採購管理計劃的複雜程度和詳細程度因組織而異，但在基本層面上，您的採購管理計劃應該：

定義供應商選擇的評估標準
概述投標過程
確定要使用的成本方法
包括成本效益分析
解釋為什麼需要採購活動以及它們如何與組織的戰略目標保持一致。
為採購活動設定時間表
確定採購管理利益相關者
定義採購活動的 KPI
列出可能影響採購活動的任何資源限製或項目假設
定義一般法律和付款條款
解釋不同的採購管理角色和職責
包括採購項目的估計成本
列出可能影響採購的潛在風險和任何緩解策略
包括採購合同和文件，例如採購申請、採購訂單、徵求建議書和徵求報價單

採購文件

採購過程需要幾個文件。這裡有一些最重要的。

信息請求 (RFI)

本文檔用於正式的信息收集過程。它針對的是您可能希望與其簽訂合同的那些商品和服務供應商。 RFI 幫助採購經理找到能夠在他們需要的時候以他們滿意的價格交付他們需要的供應商。

徵求建議書 (RFP)

當組織希望與供應商或承包商簽訂合同時，它會發出一份 RFP，說明他們想要做什麼。然後，該文件記錄了各種實體進行這項工作的描述和價格，可以從中選擇一個，因為它們提供了最好的全方位交易。

詢價 (RFQ)

此過程用於要求一個或多個供應商提交他們將在項目或其他項目中使用的項目的報價。這允許發件人與其他正在競爭這份工作的潛在供應商比較價格。這是做出與誰簽約的正確決定的重要組成部分。

採購管理流程

一旦您準備好從供應商處採購貨物，項目採購管理將分為四個流程。

1.計劃採購管理

在項目的規劃階段首先確定採購。對於每個外部承包商，都需要一份工作說明書 (SOW) 作為概述承包工作的文件。

然而，在簽訂合同之前，需要徵求建議書，其中多個承包商對工作進行投標，項目經理可以根據他們的投標確定誰將獲得合同。

這些請求是經過深思熟慮的，因為它們在整個項目中都是指導文件。越具體越好。這避免了以後的混亂，並有助於製定更準確的計劃。這個過程收集在採購管理計劃中，包括需求文件、風險登記冊、活動資源需求、項目進度、活動成本估算等。

為了指導這些決策，有一些工具和技術，例如自製或外購分析，這有助於確定活動是否需要外部供應商或可以在內部完成。尋求專家的幫助、進行市場調查以及與利益相關者會面也有助於指導這一決策。

2. 進行採購

完成第一階段的文書工作後，進行採購階段就是您研究返回的投標並確定接受哪個投標的時候。然而，在決定之前，應該有一個標準來決定哪個投標最適合該項目並適合您的物流管理。然後簽署協議並更新項目管理計劃。

通過與投標人會面、評估建議書的技術和獨立估計以確保投標在正常範圍內來決定獲勝者。在您簽約的領域尋求專家的建議以獲得他們的觀點並沒有什麼壞處。

您還可以應用分析技術。廣告是確保您盡可能廣泛地撒網的好方法，因此您可以根據所有潛在投標人做出決定。然後需要進行採購談判來調整最終合同以滿足您和承包商的需求。您應該使用採購訂單來記錄您訂購的商品/服務的價格、數量、交貨期和付款條件。這是一份具有法律約束力的文件，可確保您和您的供應商在同一頁面上。我們的採購訂單模板可以幫助您創建適合您項目的採購訂單模板。

3.控制採購

一旦合同簽訂，這些承包商的管理必須納入整體管理職責。承包商可能會對預算和進度產生負面影響，這可能導致項目偏離軌道或更糟。

因此，有必要定期更新狀態以審查承包商協議、獲取進度更新和審查工作績效，以確保承包商滿足其合同中概述的要求。儘管您僱用承包商是因為他們是所從事工作的專家，但您仍然需要監控和跟踪他們的工作以確保其按計劃進行。

最好簽訂變更控制系統並定期進行採購績效審查，包括檢查和審計，以確保工作正常進行。績效報告也有助於讓管理人員了解情況。需要建立支付系統以及索賠管理和記錄管理系統。工作單必須包括有關承包商正在執行的工作的所有詳細信息，以促進績效監控。

4. 關閉採購

就像啟動採購有一個流程一樣，也需要一個流程來完成它。什麼是已完成的工作應該在與承包商的初步協議中詳細說明，這樣雙方就不會混淆工作何時完成。

保險和擔保通常也需要正式免除責任。這確保沒有與合同的價值和完成日期相關的未決變更。

採購審計有助於此過程，並有助於進行結構化的採購談判。還需要一個記錄管理系統來管理採購過程這一階段涉及的所有文書工作。

項目經理在採購中的作用是什麼？

項目經理參與採購，就像他們在項目管理過程中控制的任何其他方面一樣。然而，這是一個他們可能不擁有與項目其他部分相同權限的過程。

雖然項目經理確實有權代表公司與承包商達成協議，但項目經理通常不是合同一旦到位後的管理人。無論如何，重要的是項目經理在循環中。

這意味著了解項目管理知識體系 (PMBOK) 中概述的項目採購管理知識領域內的六個流程。第一個是計劃採購和收購，這意味著確定項目需要哪些外部資源。項目經理對此有控制權，因為他們更了解整個項目的需求。

計劃合同是為需要的任何產品或服務創建需求，包括哪些公司提供這些產品或服務。他們通過將公司縮小到少數幾家然後選擇賣家來請求賣家的回應，這通常是採購部門的職責。

合同管理是與供應商的合同管理。項目經理每天與供應商的客戶經理一起工作。當合同履行時，合同關閉。這通常由採購部門處理。

ProjectManager 如何幫助採購

與項目的任何部分一樣，擁有正確的工具可以使項目管理採購更加有效。 ProjectManager 提供了一個在線甘特圖，允許您規劃採購合同，註明採購的開始時間和計劃結束的時間。狀態更新會立即反映出來，您可以跟踪承包商的進度以確保項目按計劃進行。如果需要在項目的特定時間加入，甘特圖還可以幫助安排材料。

由於 ProjectManager 在線，所有狀態更新（包括採購付款）都會立即反映在實時儀表板上。然後實時儀表板獲取這些數字並處理這些數據，這些數據以易於閱讀的圖形和圖表的形式提供。現在您可以查看項目是否正常進行並管理為該項目進行的任何採購。