項目範圍說明書：包括這 7 件事

項目範圍——它是一個不斷變化的目標，在您制定項目管理計劃之前，您希望得到一個目標。 定義為所有項目工作的總和，您的項目範圍是整個項目存在的邊界。

但項目的範圍不僅僅是工作管理。 要定義它，您需要了解項目目標、工作分解結構、需求等。 然後，一旦定義了項目範圍，就可以創建範圍說明。

什麼是項目範圍說明書？

範圍說明書是定義項目範圍的所有要素以及假設、項目要求和驗收標準的文件。 您的項目範圍說明書將作為主要工具，供利益相關者和團隊成員參考並用作準確衡量項目成功的指南。

項目範圍說明書是范圍管理計劃的一部分，它是一個更大的文件，包含管理項目範圍的所有策略、規則和程序。 同樣，範圍管理計劃是項目計劃的重要組成部分。

這三個項目文件對於您的項目成功非常重要，作為項目經理，您必須跟踪它們。 為此，使用強大的項目規劃軟件（如 ProjectManager）非常重要。 ProjectManager 配備了專業的項目規劃工具，例如甘特圖、看板、任務列表等等。

項目範圍說明書大綱

現在我們知道了項目範圍說明書是什麼，讓我們學習如何編寫這個重要的項目管理文檔。 類似於新聞業的五個 W——誰、什麼、何時、何地、為什麼——為了正確地概述您的項目範圍說明書，您必須解決以下七件事：

1. 項目目標和目的

項目目標和目標定義了項目的目的。 項目目標是通向更廣泛的項目目標的較小步驟。 通過解釋它們來開始您的項目範圍說明書。 這些目標和目的也應該記錄在項目章程中。

二、項目要求

項目經理和利益相關者必須就項目範圍和其他項目要求（例如預期質量、風險、收益和成本等）達成協議。

三、項目範圍說明

這聽起來很容易，但這是最重要的一步。 您將在此處定義項目範圍，即完成項目所需完成的所有工作。 以下是一些幫助您定義項目範圍的簡單步驟。

• 使用工作分解結構來可視化您的所有項目任務、可交付成果和里程碑。
• 列出項目範圍內的內容，以及超出範圍的內容。 未包含在項目範圍內的所有內容都稱為項目排除項。
• 確定項目約束，即時間或成本等所有限制。
• 創建範圍基線以將您的實際進度與計劃的項目範圍進行比較。

項目排除和限制非常重要，因為它們有助於建立項目存在的邊界。 他們還管理您的利益相關者的期望/輸入，並為您的團隊成員提供一些創造性的限制。

4. 項目排除

雖然您必須從一開始就圍繞項目包含的內容定義邊界，但列出該項目不包含的內容也非常重要。 例如：

• 為以後的項目計劃的應用程序更新，並且有意不包含在此項目中
• 限製或重新安排客戶訪問某些支持熱線/產品功能

5. 項目約束

項目限制使管理項目成為一個難以解決的難題。 管理任何項目的前三個約束通常是時間、金錢和範圍，被稱為項目管理的三重約束。 它們是相互關聯的，這意味著如果您拉動“範圍”上的一個槓桿，“金錢”或“時間”上的另一個槓桿也會移動。

但是，任何時候都會出現額外的項目限制，包括風險、資源、組織、方法、客戶等等。 列出您在項目中預見到的所有約束，以便您可以嘗試準備好解決方案，以便在需要時啟動。

6. 項目假設

您的項目假設通常圍繞最終成為約束的事物展開，包括時間、金錢和範圍。 例如，您將在此部分列出“前端開發團隊將在此項目時間段內可用”，或者“客戶支持團隊將在 x 時間接受新產品培訓”。 列出這些很重要，因為這不僅會告訴關鍵利益相關者您需要哪些主要資源來完成項目，而且還會讓您快速了解您最大的風險因素在哪裡。

7. 項目可交付成果

列出您的團隊成員為實現業務目標而需要生產的可交付成果。 這可能包括產品本身、說明和安裝手冊、營銷材料、新聞稿、廣告活動等。

您的項目範圍說明書大綱將有助於在您構建完整的範圍說明書時充當標記。 因為雖然在如此高的水平上預測項目的未來是不可能的，但這是讓您的項目盡可能接近結果的第一步。 從上面的七個關鍵陳述開始，您可以在一個成功的項目上搶占先機。

甘特圖是范圍管理的主力。 但是，大多數甘特圖軟件的功能都受到嚴重限制。 ProjectManager 有動態的在線甘特圖，可以定期組織、優先排序和鏈接依賴關係並添加里程碑。 但與其他工具不同的是，您可以過濾關鍵路徑。 設置基線時，您可以將實際進度與計劃進行比較。 沒有更好的方法來監控項目範圍。

項目範圍說明書模板

我們的免費項目範圍模板是為您的項目創建範圍說明的完美工具。 只需填寫我們剛剛在上面查看的字段並開始管理工作。

項目範圍說明書與工作範圍

項目範圍陳述通常會混淆一些事情，包括您的工作範圍。 它們可能聽起來很相似，但這是兩者之間的主要區別。

您的工作範圍是一份工作協議，通常是在顧問和客戶之間，詳細說明要執行的工作協議，包括但不限於：

• 可交付成果/產品/結果
• 項目時間表
• 項目里程碑
• 報告目錄項目進度

雖然編寫您的工作範圍可能很耗時，但它概述了項目本身，而不一定是要遵循的計劃。 反過來，項目範圍說明書通過詳細說明和繪製出對項目計劃和項目本身的期望來履行這一職責。

項目範圍說明書與項目範圍管理計劃

它們可能聽起來相似，項目的結果也可能相似，但項目範圍說明書與您的項目範圍管理計劃不同。 項目範圍管理計劃是項目範圍說明書之後的內容，詳細說明了從項目生命週期開始到結束的範圍管理過程。

此外，它有助於定義在項目過程中必須完成的工作，並控制和監控這些過程。 它還記錄和跟踪階段以避免範圍蔓延，並協助項目結束，包括對可交付成果的審計和評估項目成果的成功因素。

您的範圍說明書幾乎沒有涉及 - 它只是您的項目範圍管理計劃的保護傘，充當利益相關者和團隊成員遵循的準則。

成功的項目範圍說明書的最佳實踐

以下是編寫項目範圍說明書時要考慮的最佳實踐：

• 避免使用大量行話的語言。 您將與多個部門和專業的多個人交談，因此請保持語言一致和清晰。
• 保持簡短。 由於這是一份尋求利益相關者支持的文件，因此在最終確定之前可能需要進行大量編輯，並且需要作為以後的快速參考指南。 因此，請保持簡單，並為您的完整項目計劃保留措辭。
• 遠離籠統的陳述。 在項目開始之前，您不希望在項目上過度使用您的資源。
• 確保它回答問題，例如：
  • 什麼是長期的商業利益？
  • 它為我們的客戶提供了哪些尚不存在的東西？
  • 這比我們目前在市場上提供的更好嗎？

項目經理和項目範圍管理

重大項目的推出可能需要您的時間和精力。 不要讓它在開球前壓倒你。 對於初學者，您可以使用我們的甘特圖軟件創建 WBS 並獲得可交付成果的可視化，以及在提交項目範圍說明書之前需要完成的任務。

從那裡，您可以嘗試 ProjectManager 並使用我們的任務管理功能來組織所有必要的任務，按項目階段劃分優先級和排序。 您甚至可以徵求其他人的意見：團隊成員可以直接對任務發表評論，以便溝通保持井井有條並切中要害。

密切關注您的資源、任務和可交付成果等，從而使您的項目保持在正軌上。 借助 ProjectManager，您可以練習使用我們的甘特圖繪製項目時間表，使用我們的任務列表或看板工具列出可交付成果，並邀請團隊成員在向關鍵利益相關者提交範圍說明書之前查看時間表。 立即開始您的 30 天免費試用。