項目範圍 101
已發表: 2022-08-23定義項目範圍是項目規劃過程的關鍵部分。 這是因為項目範圍定義了哪些內容將成為項目工作的一部分，哪些不會成為項目工作的一部分，這在製定項目預算和時間表時非常重要。
因此，範圍管理自然是項目管理中一個非常重要的領域，有很多東西要學。 但在我們開始之前，讓我們從項目範圍的定義開始。
什麼是項目範圍？
項目範圍是完成一個項目所需完成的工作總量。 這也是項目管理的三重約束之一。 定義範圍是項目規劃過程的一部分，可幫助項目經理確定項目目標、可交付成果、任務、成本和截止日期。
項目範圍通常在稱為範圍說明書的文件中定義，而范圍管理計劃則解釋瞭如何控制它。 讓我們了解這些重要的項目管理文件。
項目範圍說明書
如上所述，範圍說明書是描述項目範圍的項目管理文件。 它通常包括以下元素：
- 項目目標和目的：項目要求或驗收標準。
- 項目可交付成果：項目任務的成果。
- 項目排除和限制：作為項目經理，您需要解釋什麼不能做以及為什麼不能做。
- 項目假設：項目管理團隊在執行工作之前所做的一些初步假設。
- 項目里程碑：這些標誌著項目生命週期中的重要時刻，例如階段的結束。
- 範圍基線：您計劃的原始範圍。 範圍基線允許您將實際結果與範圍說明中的內容進行比較。
範圍說明書也是項目經理的指導方針。 它幫助他們在整個項目生命週期中就變更請求做出決策。 無論您的項目計劃多麼周密，變更都是任何項目不可避免的一部分，因此您希望在範圍說明書中包含變更的可能性，以便以後更好地管理它。
我們的免費項目範圍說明書模板是定義項目範圍的完美工具。 它易於定制，因此您可以根據項目的需要對其進行調整。 然後，您可以嘗試 ProjectManager 以獲得強大的範圍和任務管理體驗。
範圍管理計劃
範圍管理計劃是項目計劃的一個要素。 它包括範圍說明書以及項目團隊為監控項目範圍將採取的行動計劃。
如何定義項目範圍
定義項目範圍不僅僅意味著確定所有任務、可交付成果、里程碑和依賴關係。 請按照以下步驟更全面地了解您的項目範圍。
1. 定義項目目標和目的
項目目標和項目目標不是一回事。 目標比目標更高層次，目標更具體。 它們必須在項目啟動階段在項目章程中進行定義。
2.收集項目需求
項目要求也可以在項目章程中找到。 利益相關者有質量、財務和其他類型的項目要求。 這些要求將幫助您定義哪些可以包含在您的範圍內，哪些不能包含在您的範圍內。
3. 項目排除和約束
項目排除是指任何不會做的事情。 確定這一點與定義範圍同樣重要。 這將幫助您避免與項目利益相關者的任何誤解。 同樣重要的是要注意可能影響項目範圍的任何重要約束，例如成本。
4. 定義任務和可交付成果
工作分解結構 (WBS) 是一種計劃工具，可幫助項目經理可視化完成項目所需的所有任務，按層次結構組織它們並確定依賴關係和可交付成果。
5.制定資源管理計劃
現在您已經確定了項目任務，是時候確定執行它們所需的資源了。 這包括團隊成員、設備和材料。 您需要分配這些資源來完成項目範圍內的每項任務。 估算這些成本並將它們添加到您的項目預算中。
6. 變更控制流程
當新項目要求等變化未被注意到時，項目範圍可能會受到負面影響。 那是因為他們創造了額外的工作，而這些工作沒有被考慮在內。 這就是所謂的範圍蔓延。 為避免這種情況，您需要更改變更請求等變更控製程序，以便項目團隊調整範圍管理計劃。
現在您已經定義了項目範圍，您已經完成了範圍管理過程的第一步。
項目範圍管理過程
範圍管理是項目管理中最關鍵的領域之一，因為管理項目實際上就是管理其範圍。 這是因為範圍管理包括在利益相關者批准的時間和預算內實現項目的目標。 但這些決定不一定具有約束力。 當然，事情會發生變化，但您必須確保這些變化與利益相關者的項目目標保持一致。
管理範圍意味著您和利益相關者從一開始就有清晰的溝通渠道。 您必須了解他們的願景才能知道他們對項目的期望。 這樣，當發生變化時，您可以引導它滿足項目的目標，同時保持整個項目的正常進行。 但這僅僅是開始。
要管理項目的範圍，您必須做五件事：
- 定義項目範圍
- 編寫範圍聲明
- 創建範圍管理計劃
- 定義範圍基線以控制範圍
- 在項目生命週期中監控您的項目範圍
專業提示：範圍管理被項目管理協會 (PMI) 定義為項目管理知識領域。
如何使用 ProjectManager 管理項目範圍
ProjectManager 有一系列工具可以幫助經理跟踪他們的項目範圍。 首先，從項目經理的角度來看，是我們的在線甘特圖。 使用我們的甘特圖創建項目計劃，其中所有範圍內的任務都安排了受讓人和截止日期。 此外，我們的甘特圖具有進度條，可在團隊成員完成任務時實時更新，因此您擁有最大的透明度。
用於工作的任務管理功能
ProjectManager 帶有用於處理任務的三種不同視圖。 我們提到的甘特圖，看板和任務列表。 所有三個視圖都可用於處理同一個項目，這意味著團隊成員可以以自己的方式處理項目任務。 這種靈活性提高了整個團隊的生產力，確保您避免可怕的範圍蔓延。
用於更好跟踪的項目儀表板
當您試圖發現範圍蔓延時，儀表板是您最好的朋友。 我們的實時項目儀表板可讓您實時查看整個項目的關鍵指標。 這些實時數據可讓您以比您想像的更快的速度發現瓶頸和問題。 此外，所有這些都顯示在簡單的圖表中，可以輕鬆地與利益相關者或團隊成員共享。
管理項目範圍的最佳方法是擁有一個在線項目管理工具，該工具可為您提供實時數據，以便您可以在問題出現時採取行動，在問題成為問題之前採取行動。 ProjectManager 是基於雲的，因此當您的團隊在任何時間和地點更新他們的狀態時，該信息會立即更新，您可以更準確地監控項目的進度。 參加 30 天免費試用，親自體驗。